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定期寄出報表

常常需要手動將資料匯出成 Excel 並寄出,像是每天將要出貨的資料匯出寄給物流廠商,或是將每一季業務的銷售資料匯出寄給主管嗎?利用定期寄出報表功能,讓系統幫你自動化!

列表頁工具中找到定期寄出報表

在視窗中,選擇要針對這張表單新增定期報表更新現有的定期報表

接下來針對以下項目設定:

匯出報表週期

可以設定固定匯出報表的「週期」。

以及選擇匯出資料的「時間區間」。

支援的週期說明如下:

週期 寄出的資料及時間
每天 「每天」寄出「所有」、「當天」、「前一天」的資料。
每週 可設定「每週幾」寄出「所有」、「當週」、「上一週」的資料,並可設定每週起始日
每月 可設定「每月幾號」或「每月最後一天」寄出「所有」、「當月」、「上個月」的資料。
每季 可設定「每季第幾天」寄出「所有」、「當季」、「上一季」的資料。
每年 可以設定「每年幾月幾日」寄出「所有」、「今年」、「去年」的資料。

匯出篩選資料

可以選擇匯出的資料是否要套用表單中的共通篩選

匯出檔案

資料可以選擇以 Excel 檔的形式或是已經上傳的列表頁合併列印格式寄出。也可以設定匯出的檔案名稱。

設定收件 Email

設定將匯出的檔案寄給哪些 Email ,如有多組請利用「,」區隔,單封信件的收件人上限為 50 人。

更新現有的定期報表

若有設定好的定期報表,可以選擇該定期報表來更新或是刪除。

也可以選擇暫停(取消暫停)或馬上寄出報表。

設定完成後點擊儲存設定即可。要回復至尚未變更時的狀態,可以點取消修改

寄出的報表只會套用前 5,000 筆符合篩選條件的資料,請仔細選擇時間區間。例如:你的表單上有 15,000 筆資料,而你設定的定期寄出報表並沒有套用任何篩選條件,並且選擇時間區間為所有的資料的話,只有前面 5,000 筆資料會被匯出成報表。

另外要注意的是,相同條件的寄出報表設定只能有一組。因此如果有不同使用者需要一樣的定期報表,請選擇更新現有的定期報表並增加收件人。

如果要看目前所有已經設定的定期報表,可以點選右上方的瀏覽現有的定期報表,會跳轉至帳號設定的排程管理來查看現有的定期報表。

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