管理外部使用者
管理外部使用者
外部使用者可以是客戶、經銷商、合作夥伴、自由業者或是其他不在組織裡,但想要進入你的 Ragic 資料庫的人。你可以不需額外付費就新增無限的外部使用者。
但是外部使用者的權限會受到限制:
1. 只能設定為
問卷式使用者或是
僅閱覽。這意味著他們僅能閱覽或編輯自己新增的資料及
被指派的資料或是僅能閱覽那張表單的所有資料。
2. 只能使用
工具裡面的
部分功能及
報表。
3. 他們不能發起簽核,但如果他們被包含在
簽核流程裡,他們可以同意或拒絕簽核。
注意:要是你的資料庫是在 2015 年秋天前所創設的,請看
這篇來管理你的外部使用者。
開通外部使用者
要開通外部使用者功能的話,點選左上角
漢堡選單中
使用者與權限下的
外部使用者。
填寫表格並提交外部使用者申請給 Ragic 團隊審核。
通過後,就可以進到此頁面來管理及手動新增你的外部使用者。
外部使用者會在他們註冊的信箱收到通知信,再利用通知信來登入,這些使用者的權限則會根據所屬
群組的
存取權限。
你也可以在外部使用者表單新增欄位,但請絕對
不要去移動、更改或刪除預設的欄位。
外部使用者群組
外部使用者只能屬於具有
X-開頭的
群組,像是「X-經銷商」或「X-客戶」等。這能夠強調出這這群使用者是外部使用者,而系統預設的外部使用者群組為「X-User」,裡面會包含所有的外部使用者。你可以到
群組管理表單新增其他外部使用者群組。
外部使用者權限
將使用者加入正確的群組後,就可以調整各張表單的
存取權限,確保他們擁有正確的權限。而要是使用者屬於多個不同群組,表單權限將會依循權限最大的那個群組。
X-User 群組會被預設為
無權限,而要是你尚未調整他們的權限,Ragic 會提醒你至
表單權限更改群組的權限設定。
外部使用者僅能設定以下三種權限:
權限設定 |
描述 |
能否閱覽資料 |
能否新增資料 |
能否修改資料 |
無權限 |
這個權限之下的群組看不到這張表單 |
否 |
否 |
否 |
問卷式使用者 |
這個權限之下的群組僅能新增、編輯並閱覽自己的資料 |
僅能閱覽自己的資料 |
能 |
僅能修改自己的資料 |
僅閱覽 |
這個權限之下的群組僅能閱覽全部的資料,無法新增或編輯資料 |
能閱覽全部資料 |
否 |
否 |
想讓外部使用者擁有更高權限,也可以將他們
新增為內部使用者。
自訂認證信
你也可以點選
自訂認證信來客製化你的認證信內容。
在彈出視窗中,你可以使用 HTML 語法或是我們提供的參數進行編輯,
查看自訂 E-mail 範本的參數列表。
編輯時可以點選
確認內容是否正確。如果還原預設,可以點選
還原預設內容,那麼你所有的變更都不會被保留。
完成內文編輯後,你可以選擇附上連到這筆資料的連結、這筆資料的 Excel 檔、這筆資料的 PDF 檔、這筆資料的合併列印或是上傳其他附件。
如你希望此模板可以套用到未來所有送出的新增外部使用者認證信,請點選「將這封信件儲存為範本」。
外部使用者自行申請存取
外部使用者的申請步驟
在外部使用者申請核准後,假如你不想
手動新增外部使用者,也可以讓外部使用者自行申請存取你的帳號,可以利用你主頁面的 URL
www.ragic.com/accountname
點擊
申請存取進入申請頁面。
這張表單會要求他們填入資訊,這樣你就不用為他們填寫。當他們填寫完成並儲存這張表單後,你將會收到他們的核准請求。
核准步驟
你可以在
外部使用者下方較小的
核准申請中,核准或拒絕申請。進入申請資料會看到右下方的
核准跟
拒絕按鈕。
核准申請後,填寫的資料就會存入
外部使用者表單。
核准後,使用者會收到通知信,這樣他們就可以登入了。最後別忘了修改他們
群組的權限。
製作公開表單與暫時性登入
你也可以製作
公開表單並利用
權限設定來調整每個人所能看到的內容。Ragic 還能給予使用者
訪客使用者(暫時性的登入),而不需要擁有 Ragic 的帳號。