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定期寄出报表

常常需要手动将数据汇出成 Excel 并寄出,像是每天将要出货的数据汇出寄给物流厂商,或是将每一季业务的销售数据汇出寄给主管吗?利用定期寄出报表功能,让系统帮你自动化!

列表页面工具中找到定期寄出报表

在窗口中,选择要针对这张表单新增定期报表更新现有的定期报表

接下来针对以下项目设置:

汇出报表周期

可以设置固定汇出报表的“周期”。

以及选择汇出数据的“时间区间”。

支持的周期说明如下:

周期 寄出的数据及时间
每天 “每天”寄出“所有”、“当天”、“前一天”的数据。
每周 可设置“每周几”寄出“所有”、“当周”、“上一周”的数据,并可设置每周起始日
每月 可设置“每月几号”或“每月最后一天”寄出“所有”、“当月”、“上个月”的数据。
每季 可设置“每季第几天”寄出“所有”、“当季”、“上一季”的数据。
每年 可以设置“每年几月几日”寄出“所有”、“今年”、“去年”的数据。

汇出筛选数据

可以选择汇出的数据是否要套用表单中的共通筛选

汇出文件

数据可以选择以 Excel 檔的形式或是已经上载的列表页面归并打印格式寄出。也可以设置汇出的文件名称。

设置收件 Email

设置将汇出的文件寄给哪些 Email ,如有多组请利用“,”区隔,单封信件的收件人上限为 50 人。

更新现有的定期报表

若有设置好的定期报表,可以选择该定期报表来更新或是删除。

也可以选择暂停(撤销暂停)或马上寄出报表。

设置完成后点击保存设置即可。要回复至尚未变更时的状态,可以点撤销修改

寄出的报表只会套用前 5,000 笔符合筛选条件的数据,请仔细选择时间区间。例如:你的表单上有 15,000 笔数据,而你设置的定期寄出报表并没有套用任何筛选条件,并且选择时间区间为所有的数据的话,只有前面 5,000 笔数据会被汇出成报表。

另外要注意的是,相同条件的寄出报表设置只能有一组。因此如果有不同用户需要一样的定期报表,请选择更新现有的定期报表并增加收件人。

如果要看目前所有已经设置的定期报表,可以点选右上方的浏览现有的定期报表,会跳转至帐号设置的排程管理来查看现有的定期报表。

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