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访客用户:E-mail 认证暂时性登录

访客用户字段设置

新增电子邮箱字段并设置“做访客用户电邮认证”,便可以让特定用户不需登记帐号也可以阅览还有编辑自己新增的数据,可以使用这种临时性的登录方式赋予访客用户权限。

注意:

1. 收到的链接请勿提供给他人,否则拥有此访客认证链接的人就会有该访客的权限。

2. 只适用于非数据库帐号中的用户 Email。

访客访问数据

设置完成后,在此字段输入访客 E-mail 并保存后,会自动地发送信件到这个邮箱,访客用户就能透过该信件链接进入数据库。系统会透过该认证链接判断访客用户可以阅览或编辑哪些数据,但要注意的是,该链接仅供一次使用且有效时间为 1 个月,如访客重复点击同一组认证链接或是在链接失效后才打开,系统会重新寄送新的有效链接信件至访客用户的邮箱。

编辑数据时不触发寄信

访客认证的 E-mail 字段只要有新增、编辑时(不论手动或是透过单击钮),就会触发寄出访客认证信,若不希望后续编辑数据时触发寄信,可以勾选此设置。

自订认证信

你也可以透过自订认证信来客制化你的认证信内容。

在弹出窗口中,你可以使用 HTML 句法或是我们提供的参数编辑主旨及内文,查看自订 E-mail 范本的参数列表

编辑时可以点选确认内容是否正确。如果想要还原默认,可以点选还原默认内容,那么你所有的变更都不会被保留。

完成内文编辑后,你可以选择附上连到这笔数据的链接、这笔数据的 Excel 檔、这笔数据的 PDF 檔、这笔数据的归并打印或是上载其他附件。需特别注意的是,如果要附上连到这笔数据的链接,请务必记得确认收件人对于该表单是否有权限。如果收件人对这张表单没有权限的话,可能会有点进链接但表单呈现空白的情形。

记得保存后再退出弹出型窗口。

重寄认证信

当用户第一次新增并保存这笔数据的时候,系统会将认证信寄到这个字段所填的 E-mail,之后如果这笔数据有被更新的时候,也会再寄信。但如果你希望在不修改这笔数据的情况下,手动重寄认证信的话,你可以点击字段名称旁的蓝色 E-mail 图符来重寄认证信。

注意事项

此方法的缺点为:

1. 若要访问该笔数据,访客用户只能利用收到的那笔数据访客认证信件中所提供的访客认证链接进入。

2. 访客用户不能够被归类在自订的群组,他们会直接被归类在EVERYONE群组中,因此在访问权限的设置中,你不能对这些访客用户分别设置不同的权限

3. 如在访客用户字段输入数据库内的内部或是外部用户的 Email,点击信件内的数据链路后,会依据该用户的表单权限来判断是否可访问该笔数据。

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