管理外部用户
管理外部用户
外部用户可以是客户、经销商、合作伙伴、自由业者或是其他不在组织里,但想要进入你的 Ragic 数据库的人。你可以不需额外付费就新增无限的外部用户。
但是外部用户的权限会受到限制:
1. 只能设置为
问卷式用户或是
仅阅览。这意味着他们仅能阅览或编辑自己新增的数据及
被指派的数据或是仅能阅览那张表单的所有数据。
2. 只能使用
工具里面的
部分功能及
报表。
3. 他们不能发起签核,但如果他们被包含在
签核流程里,他们可以同意或拒绝签核。
注意:要是你的数据库是在 2015 年秋天前所创设的,请看
这篇来管理你的外部用户。
开通外部用户
要开通外部用户功能的话,点选左上角
汉堡菜单中
用户与权限下的
外部用户。
填写表格并提交外部用户申请给 Ragic 团队审核。
通过后,就可以进到此页面来管理及手动新增你的外部用户。
外部用户会在他们登记的邮箱收到通知信,再利用通知信来登录,这些用户的权限则会根据所属
群组的
访问权限。
你也可以在外部用户表单新增字段,但请绝对
不要去移动、更改或删除默认的字段。
外部用户群组
外部用户只能属于具有
X-开头的
群组,像是“X-经销商”或“X-客户”等。这能够强调出这这群用户是外部用户,而系统默认的外部用户群组为“X-User”,里面会包含所有的外部用户。你可以到
群组管理表单新增其他外部用户群组。
外部用户权限
将用户加入正确的群组后,就可以调整各张表单的
访问权限,确保他们拥有正确的权限。而要是用户属于多个不同群组,表单权限将会依循权限最大的那个群组。
X-User 群组会被默认为
无权限,而要是你尚未调整他们的权限,Ragic 会提醒你至
表单权限更改群组的权限设置。
外部用户仅能设置以下三种权限:
权限设置 |
描述 |
能否阅览数据 |
能否新增数据 |
能否修改数据 |
无权限 |
这个权限之下的群组看不到这张表单 |
否 |
否 |
否 |
问卷式用户 |
这个权限之下的群组仅能新增、编辑并阅览自己的数据 |
仅能阅览自己的数据 |
能 |
仅能修改自己的数据 |
仅阅览 |
这个权限之下的群组仅能阅览全部的数据,无法新增或编辑数据 |
能阅览全部数据 |
否 |
否 |
想让外部用户拥有更高权限,也可以将他们
新增为内部用户。
自订认证信
你也可以点选
自订认证信来客制化你的认证信内容。
在弹出窗口中,你可以使用 HTML 句法或是我们提供的参数进行编辑,
查看自订 E-mail 范本的参数列表。
编辑时可以点选
确认内容是否正确。如果还原默认,可以点选
还原默认内容,那么你所有的变更都不会被保留。
完成内文编辑后,你可以选择附上连到这笔数据的链接、这笔数据的 Excel 檔、这笔数据的 PDF 檔、这笔数据的归并打印或是上载其他附件。
如你希望此模板可以套用到未来所有送出的新增外部用户认证信,请点选“将这封信件保存为范本”。
外部用户自行申请访问
外部用户的申请步骤
在外部用户申请核准后,假如你不想
手动新增外部用户,也可以让外部用户自行申请访问你的帐号,可以利用你主页面的 URL
www.ragic.com/accountname
点击
申请访问进入申请页面。
这张表单会要求他们填入信息,这样你就不用为他们填写。当他们填写完成并保存这张表单后,你将会收到他们的核准请求。
核准步骤
你可以在
外部用户下方较小的
核准申请中,核准或拒绝申请。进入申请数据会看到右下方的
核准跟
拒绝单击钮。
核准申请后,填写的数据就会存入
外部用户表单。
核准后,用户会收到通知信,这样他们就可以登录了。最后别忘了修改他们
群组的权限。
制作公开表单与暂时性登录
你也可以制作
公开表单并利用
权限设置来调整每个人所能看到的内容。Ragic 还能给予用户
访客用户(暂时性的登录),而不需要拥有 Ragic 的帐号。