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设置签核

设置签核流程

透过签核流程可以让用户填写完数据之后指定给主管或是特定人员审核内容,例如:请假单要送给直属主管签核或是出库单需要经过仓管人员签核。在表单内设置签核流程,用户新增完一笔数据后,点选开始签核,系统就会自动寄信给第一位签核人员,第一位人员同意后,才会再寄信给下一位签核人员,签核顺序是由上到下。

点开设计模式右下角的打勾图符可以打开签核设置接口。

点选新增签核流程来增加签核人。

层次名称是必填的,旁边可以指定用户,该人员就会是固定签核人;或指定用户群组,在送签时,就能从这个群组中选一位用户来当签核人员。

也可以从公司组织树类别中选择签核人员,选择直属主管的话,系统就会送签给发起签核的用户的直属主管;选择直属主管的主管,签核对象就会是该名用户主管的主管;选择前一签核人的主管,签核对象就会是前一名签核者的主管。(直属主管及直属主管的主管签核功能,会需要搭配系统用户表单的直属主管字段。若您的表单中没有此字段,请联络Ragic support 协助更新系统表单)

你也可以指定表单中的选择用户选择群组字段作为签核对象,例如:送签给该笔请购单数据的“覆核人员”,而非从采购群组中任选一人。

要让用户以外的人,如厂商或客户签核也没有问题,你可以设置 E-mail 字段作为签核对象,如此一来在签核的时候系统就会寄签核信到字段中的 E-mail,该人员就可以直接在信件中签核。

设置完成后,可以直接拖曳来移动签核顺序。

加入同阶签核人

点签核层次旁的齿轮来加入同阶签核人,而同阶签核人需要全部都同意后才会进到下一阶签核。

如果要让用户自行决定同阶签核的人数,可以先设置一个选择用户字段,并将多选打勾,然后于设置签核时选择两次该字段,如此一来在该字段选择的用户们都需要完成签核才会进到下一阶。

设置择办人数

当你加入同阶签核人后,也可以点该层次的第一个齿轮来设置择办人数。假设同阶签核人有 2 位,择办人数设置为 1,代表 2 位签核人只要有 1 位签过即可。

如果你想要给指定单一或多个群组的所有人签核的话,你会需要设置至少两个同阶签核人,再依据这一个/多个群组的人数来设置你的择办人数。

例如 HR 群组有 4 个人,你希望这一阶签核要给 HR 群组的 4 个人都签核的话,你可以设置同层次里有“HR群组”及“HR群组或此群组内的任一人”,此时就会出现可以设置择办人数的选项,就能够填写择办人数为 4。

签核进阶设置

点开进阶设置后,你可以看到以下项目:

严格身分验证:签核时会需要再次输入密码

许可拒绝签核:提供拒绝签核的选项

许可拒绝即退回上一阶签核:是否许可拒绝后退回上一阶签核,未启用时拒绝会撤销整个签核流程。

开始签核后上锁数据:数据上锁避免用户修改数据

新建数据后自动开始签核:只有当一笔数据满足以下条件时才会自动开始签核:

1. 签核流程中的每一阶都无须自行选择

2. 由内部用户所创建的数据

手写签名:同意签核时会退出手写签名的窗口

签核完成时仅通知签核发起人:但签核完通知以下用户不在此限。

签核完成后不可撤销:设置后,一旦数据签核流程完成后就无法撤销,并且动作的运行是会以最后一位签核人的身份来运行,因此要请确保最后一个同意签核的用户有运行该动作单击钮的权限,单击钮才会顺利自动运行。

签核进行时发起人不可撤销:签核进行中,默认只有签核发起人、系统管理员可以撤销签核。若不希望签核发起人可以撤销签核中的数据,可以勾选此设置。但此项设置将优先于所有权限设置(包括功能权限设置)。勾选此设置后,无论某笔签核发起人为系统管理员或是属于功能权限列出有权“撤销签核”的群组,这位发起人都不能撤销签核。

不需填写理由

若每一层次都不符合签核规则时,许可开始签核:勾选后,不符合规则的数据仍然可以开始签核并让用户决定是否要完成签核。

未签核自动重新通知:设置后,当目前签核层次无人签核超过特定天数,系统将重新通知该阶签核人。

签核完通知以下用户:设置签核完成后的通知名单,可以指定用户或群组

签核完运行以下动作单击钮:设置签核完成后自动运行的单击钮。支持的单击钮种类:所有设计模式自订单击钮(不包含归并打印)、公式重算、数据上锁、数据解锁、链接与加载同步。无论最后一位签核人是否有运行单击钮的权限,系统都会一律运行。另外,签核流程跑完后就没办法撤销签核。

设置完成后,别忘记保存

藉由规则调整签核项目

设计模式下,透过规则你可以动态调整签核流程,点击签核项目旁的齿轮符号设置规则

设置规则,例如:订单总金额十万以上的订单才需要经过经理签核,有需要也能够透过 + 来新增规则。

不满十万则不会显示该签核层次。

在字段中显示签核信息

想在列表页面看到签核信息的话,在字段选择器将系统生成的签核公式字段(只有在该表单有签核流程时才会出现)加入列表页面即可。

加入这些字段后,他们会同步创建在表单页面并默认隐藏。

如果需要其他签核信息,也可以在表单页面新增字段并套用签核公式

下方范例为获取签核状态的公式。

触发公式后,就可以获取这笔数据的签核状态。

事后也可以用字段选择器将新增的字段加入列表页面。

补充说明

以下为传回签核状态所代表的意义:

N:New,尚未开始签核或撤销签核

P:Processing,开始签核后等待签核完成

REJ:Rejected,有任何一阶拒绝签核

F:Finish,全部签核人都同意时,代表完成

如果想将传回结果转换成中文,像是当传回“N”时,字段值能够显示“未签核”,就可以运用 IF 条件公式

假设套用签核状态公式的字段为 A1,你可以在 A2 创建一个新字段并套用公式“IF(A1.RAW="N","未签核",IF(A1.RAW="P","签核中",IF(A1.RAW="F","签核完成",IF(A1.RAW="REJ","签核拒绝",""))))”,如此一来就能够在字段中快速判别数据的签核状态。

使用签核

拥有足够权限的用户,例如系统管理员 SYSAdmin,该张表单的管理员访问权限,或是在公告板式或问卷式用户访问权限下,是该笔数据的数据管理员(数据的创建人或是被指派),就能够针对该笔数据单击开始签核

可以参阅这篇文档来了解如何使用签核功能。

替换签核人

如果有特殊状况需要替换签核人,系统管理员可以点击旁边的 + 并选择替换签核人

代理人签核

在用户表单中可以为用户设置代理人,如此一来,用户不在工作岗位的期间需要签核的数据也可以由代理人来完成。有关代理人如何签核请参阅这篇说明

另外,请假或不在工作岗位时要记得将个人设置中的自动通知代理人打勾,代理人才会收到相关签核及信件。

(直属主管及直属主管的主管签核功能,会需要搭配用户表单的直属主管字段。若您的表单中没有此字段,请联络Ragic support 协助更新系统表单。)

教学视频

快来跟着下方的视频一步一步学习!

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