设计手册
遇到问题了吗?不用担心,答案都在这。
全站搜索

汇出与汇入

汇入檔的准备

要正确地读你的汇入檔,汇入文件中第一栏要放上独特值字段(key 值),让系统能够识别每一笔数据,例如:产品的“产品名称”、顾客的“顾客编号”。

上载文件支持 .xls、.xlsx 和 .csv ,建议用 .csv 保存你的数据最为完善。

各文件类型的大小限制

文件类型 大小限制
.xls 10 MB
.xlsx 10 MB
.csv 200 MB

私有主机版则没有汇入文件的大小限制。

如果想在多选字段汇入多选值,汇入的文件中要使用逗号(,)或垂直符号 (|) 来分隔字段中的值。(如果选项定义本身就含有逗号的话,就以 | 来分隔)

汇入数据

用户可以从他们手边的 Excel 或 CSV 汇入 Ragic。进入要汇入数据的表单,在工具选择从文件汇入数据

选择要上载的文件。

接着确认第一列数据是否为“标题列”及预览数据汇入的顺序。

如果有相似名称的字段,记得确认每一栏都有正确对应要汇入的字段。针对不想汇入的字段,可以选择忽略该字段。要注意对应字段的值是正确的格式。 像是日期格式若汇入文件日期字段格式为 yyyy/M/d,表单日期字段格式为 yyyy/MM/dd,因格式无法对应可能造成字段值无法汇入成功。

数据覆盖原则

当你汇入数据时,需选择数据覆盖原则,系统会依据汇入檔中的第一栏 key 值字段来与系统内的数据对应。

生成新纪录,若有相同的 key 值时,仍然会创建新纪录。

更新旧数据,若有相同的 key 值时,既有的数据会被更新;而若你的数据库内无此 key 值时,便会创建此 key 值的新纪录。这种汇入原则可以同时更新既有数据;而数据还没存在于数据库时也会一并创建。

更新旧数据(不新增数据),若有相同的 key 值时,既有的数据会被更新;而若你的数据库内无此 key 值时,则跳过该笔数据不汇入。

进阶设置

如果表单内有字段是自动带入的,例如:链接与加载、默认值或公式等,可以在进阶设置中勾选需要触发的项目。

进阶设置 相关说明
填写字段默认值 如果你的字段有设置默认值,可以透过此选项自动填入
运行链接与加载 当表单中有链接与加载的设置时,必需勾选此选项,才会依据汇入的数据加载字段值,若未勾选,该字段值会保持空白
重新计算所有公式 于更新纪录的同时重新计算表单中的所有公式
运行 Workflow 运行 Workflow(依据各数据库设置而不同)
检查必填字段有填值 确认更新的数据中必填字段有字段值,若无值则跳过该笔数据
检查字段值符合输入检查 确认更新的数据中字段值是否符合输入检查,若不符合则跳过该笔数据
忽略字段值头尾的空白 若您的字段值前后有多打的空白,在汇入时自动帮您跳过多余的空白 (默认是勾上的)
日期以浏览器时区汇入 勾选后,会将汇入檔内的日期值视为您所在的浏览器时区。如未勾选,会被视为 UTC+0 时区
检查并阻塞汇入至只读字段 若汇入文件有包含只读字段值,则该字段值不会写进数据库

以上进阶设置运行的顺序为:填写字段默认值 > 运行链接与加载 > 重新计算所有公式 > 检查必填字段 > 检查输入检查 > 运行 Workflow。

有需要也可以透过汇入来创建新的表单

教学视频

保存汇入范本

设置完字段对应、数据覆盖原则及进阶设置后,可以将此次设置的汇入选项保存为范本,未来您和其他用户在汇入同样格式的文件时可以直接套用,不过每张表单的汇入范本是独立的。

此功能只会在以下条件都符合的情况下能够使用:

1. 系统管理员(SYSAdmin) 或群组管理员在所属的页面签中

2. 此次汇入没有套用范本

3. 并非定期汇入

在接下来退出的窗口中,可以命名范本及确认汇入设置并保存。

下次要汇入数据至该表单时,就可以选择已经保存好的范本。

汇入数据创建新表单

除了从头开始设计表单外,你也直接将 Excel 或 CSV 檔汇入创建新表单。点击页面签列的 来新增表单。

输入新表单的名称,并勾选用既有 Excel 来创建表单

单击下创建后,会带你进入跟汇入数据相同的步骤

但其中字段对应的步骤,则是会变成为每一个字段设置字段种类

完成后,表单跟数据都会一并创建。

汇入数据到现有子表格

要汇入至表单的子表格,请先至该张表单设计模式表单设置中,确认该张表单的数据识别字段

根据需要可以更改数据识别字段 ,但是请务必选择独特值字段,以利后续汇入时,系统可以正确识别汇入的内容属于哪笔数据,若设置不正确,可能会造成汇入时无法正确对应。

若以针对“订单”,想要汇入多笔订单的订购细项的话(从“订单”表单,操作汇入到订购细项子表格),以下是对应的步骤说明:

将前述获取的数据识别字段“订单编号”置于汇入檔中的第一栏并填入对应的数值。

汇入时,系统会以该栏的值来判断该子表格列属于哪一笔母表单的数据,例如以“订单编号”判断这笔细项应该要汇入至哪一笔订单数据中。而汇入前,请先确认欲汇入的目标表单数据已经存在。举例来说,若要汇入订单编号“SO-20201022-001”的订购细项,那么在“订单”表单中必需要存在一笔“订单编号”为“SO-20201022-001”的数据。若不存在,请先运行一般汇入来创建所有订单编号的数据,再运行子表格汇入。

运行汇入时,你可以在下拉菜单中选择要汇入的子表格名称。

于字段对应步骤中,系统会自动锁死第一栏,你可以针对剩下的字段选择对应的名称,如不需要可选择忽略。

完成字段对应后,请选择合适的数据汇入原则及进阶设置,再进行汇入。

中断汇入

如果想要停止目前正在操作的汇入,可以在汇入接口中断汇入

在汇入进行中进行大量修改、大量删除及汇入等批次动作会退出警告窗口,你也可以在这个窗口中断汇入

注意:点击中断汇入,并不会立刻停止汇入动作,而是会等到汇入的该笔数据完成才会停止。确认停止后,会寄信通知中断汇入的用户。

还原汇入

想要修正汇入的结果,可以在汇入完成的当下运行还原

或是到帐号设置数据修改纪录中找到汇入的历史纪录并点旁边的还原图符运行还原,将数据回复到汇入前的状态。新增的数据会清空;更新的数据会回到更新前的状态。

请注意:

1. 此动作一但被运行便无法复原。

2. 无法还原汇入过程中透过由链接与加载、公式重算和 workflow 触发的修改。

3. 无法触发链接与加载、公式重算和 workflow。

汇出数据

Ragic 提供多种汇出文件的选择,要汇出多笔数据时,可以在列表页面的工具选择下载成 Excel 或 CSV 文件。但要注意,当你的列表页面所显示的数据是藉由搜索来做筛选出的结果时,会影响到汇出的数据范围。

下载成 Excel 文件或 CSV 文件

在下载设置上,你可以选择是否要汇出所有字段的数据,或是只要列表页面上有出现的字段数据;也能选择想要汇出的数据范围。

备注:若汇出的数据超过 5000 笔,则会自动改以 CSV 格式汇出。而若汇出的数据超过 30000 笔,系统会另外以异步的方式生成 CSV 檔,并在完成时寄送文件到运行汇出用户的邮箱。

如果表单包含了图片字段,在列表页面点选下载成 Excel 文件时有输入要下载的数据范围,且该范围数据笔数在 100 笔以下的话,下载的 Excel 檔会自动嵌入对应的图檔。反之,如果没有选择数据范围或选取的笔数大于 100 笔的话,Excel 檔就不会嵌入图檔,而是显示该图檔的网址链接。

下载成 PDF 文件

在列表页面的下载设置上,你可以选择是否要汇出所有字段的数据,或是只要列表页面上有出现的字段数据及想要汇出的数据笔数。

也可以选择以表单页面的格式来引出。若要一次引出多个表单,你可选择保存为一份文件或是多个文件压缩成 zip 檔

你也可以在公司设置的水印字段上载公司的商标,下载出来的 PDF 檔就会加上水印。

友好列印

友好列印会直接显示浏览器上看到的数据版面,以便直接打印。你可以选择打印列表页面上的数据或是单笔表单页面依照其排版样式的数据。

列表页面格式:

表单页面格式:

如果有多版本表单,可以直接在右上角的齿轮中切换到其他版本该笔数据的友好列印画面。

其他汇出的选择

关于产出不同型态的报表

或是归并打印也能让你将数据汇出到自订的 Excel 或 Word 页面面格式。

你也可以直接备份数据库

汇出子表格的数据

如果想要汇出子表格的数据,可以参阅以下步骤:

1. 从子表格生成新表单,生成的新表单会有所有子表格的数据。

2. 有需要可以使用 新增源表单字段。这样在汇出数据时,也能跟需要的源表单字段数据一起汇出。

3. 从新表单汇出就跟平常汇出数据的步骤一样,只要在新表单操作即可。

从备份文件中汇出数据

选择下载为 Excel 或 CSV 后,并选择下载表单备份页面签,就可以从系统的自动备份中直接下载表单数据。

回最上面 目录

扩展阅读

马上登记
免费试用 Ragic!

用 Google 帐号登记

立即科技 Ragic, Inc.
02-7728-8692
台北市中正区南昌路二段81号9楼