預約系統進階設計教學

分類說明

自動寄發預約成功通知信

預約前提醒

預約資料同步行事曆

預約後續追蹤管理

預約頻率統計報表

由於 Ragic 預約系統本質上就是某張表單產生出來的報表，有人在報表上預約時段後，系統會自動根據他的預約資訊，在來源表單上建立一筆對應的預約紀錄資料，因此，你可以透過來源表單上的設計，幫預約系統打造各種延伸應用，說明如下。

（一）自動寄發預約成功通知信

如果你希望有人在預約系統預約後，系統自動寄發一封「預約成功通知信」，可以在來源表單上設置自訂 Email 動作按鈕按鈕並且將按鈕設定為「儲存時自動執行」，例如下圖。

當有人在預約某時段時，由於系統會自動在來源表單上建立一筆資料，觸發動作按鈕「儲存時自動執行」，因此確認預約後按鈕就會執行、寄出信件給預約人（預約人需要是 Email 或使用者欄位）。

這類預約成功通知信的範例如下。

（二）預約前提醒

如果你希望預約時段來臨前，系統可以自動寄信通知預約人的話，可以在來源表單上設置提醒，例如下圖。

日期欄位可以選擇「開始時間」或「結束時間」（ Ragic 目前不支援跨日預約功能，因此開始和結束時間通常是同一天），可以自訂要在預約當日或前一日（前 N 日）發送提醒。

這邊要注意的是，「預約人」欄位必須是選擇使用者或 Email 欄位，才有辦法寄送提醒。如果要提醒的對象不是「預約人」，你也可以在表單上另外設置一個提醒對象的欄位。

另外，如果提醒對象有裝 Ragic app、或允許網頁推播的話，也可以設定讓他能收到手機 app 或網頁推播（相關資訊可參考通知設定文件）。

預約前提醒信的範例如下。（提醒內容可客製化自訂）

（三）預約資料同步行事曆

預約好的行程，有時候以行事曆形式來查看會比較方便，如果你有這個需求，只要在來源表單另外利用報表功能，直接產生行事曆報表即可，例如下圖。

可以點開行事曆報表上個別事件的摘要，查看行程細節。如果希望摘要上不只顯示「預約備註」，例如希望是顯示「預約人+會議室」這樣的資訊的話，可以在表單上建立一個「行事曆摘要」專屬的欄位，利用字串公式把你想要的值串出來。

如果你希望預約好的行程可以在外部行事曆（例如 Google 日曆或 Outlook ）查看的話，可以改用另一個行事曆同步功能，不過要注意的是外部行事曆支援的日期格式經常是「日期（yyyy/MM/dd）」和「時間（HH:mm）」分開的格式，跟預約系統與行事曆報表支援的「日期+時間（yyyy/MM/dd HH:mm）」格式有些區別，會需要設計幾個外部行事曆同步用的欄位，套用字串公式和「字串轉日期」（DATEVALUE）公式來取得「日期（yyyy/MM/dd）」和「時間（HH:mm）」的欄位值，相關教學可參考這裡。

（四）預約後續追蹤管理

很多預約管理的需求，其實不只是管理當下的預約排程，還包括預約完成後，預約者是否確實出席（到場/參加活動/使用租借物）。使用 Ragic 預約系統時，由於預約紀錄都會自動存放在來源表單中，只要在表單中新增所需的「狀態」欄位，就可以在表單中紀錄後續的進度，甚至跟其他表單連動，執行「課程扣點數」、「費用計算」等功能。

以「課程預約」為例，假設要預約的是一對一的課程、課程計費採點數制，每次上課扣一點，那麼只要在課程預約單上新增「是否出席」欄位，並設定「更新別張表單欄位值」動作按鈕，設定在課程預約單執行動作按鈕時，扣減原本方案訂購單上的點數，就可以把後續的出席管理、點數管理都做到。