常見問題
常見問題
在存取權限中，可以了解到 Ragic 提供四種不同權限的層級，但實務上到底該怎麼設計呢？以下以幾種實務上常見的架構來做設定上的示範。
1. 「銷售訂單」中，各業務只能看到自己負責的資料。
2. 「派工單」中，作業員只能看到指派給自己的工作。
3. 開放給學生、客戶、供應商等對外表單中，希望他們只能看到屬自己填寫的資料。
以「銷售訂單」為例，每個業務彼此之間獨立，且只能看到自己的資料：
若每筆銷售訂單由業務自行建立，那麼透過簡單的權限設定即可達成：
步驟一：新增「業務」使用者群組，並將業務人員指派至該群組下。
步驟二：至表單權限中，給予「業務」群組在「銷售訂單」表單中「問卷式使用者」的權限。
完成設定後，未來當該群組業務進入這張表單時，只會看到「自己新增或是指派給自己的訂單」，而看不到其他業務的訂單。
以「派工單」為例，每筆工作資料並非由各作業員自行建立，而是由負責人決定哪一個作業員該看到哪筆資料：
在這種情況下，單純使用「問卷式使用者」還是會因為不是資料建立人而沒有權限，因此需要搭配「指派」的功能：
步驟一：新增「作業員」使用者群組，並將作業員指派至該群組下。
步驟二：至表單權限中，給予「作業員」群組在「派工單」表單中「問卷式使用者」的權限。
步驟三：至「派工單」表單中，新增一個「選擇使用者」欄位並搭配「指派」功能
完成設定後，未來當您需要將工作資料指派給特定作業員時，於步驟三的指派欄位選擇該名作業員即可。
1. 業務部門細分多組，希望除了業務可以看到自己的資料以外，各部門經理可以看到他管理的所有業務新增的資料。
2. 「派工單」為樹狀指派，由總負責人派給各部門負責人，再由各部門負責人指派給該部門的作業員。
以「銷售訂單」為例，除了前述「單階權限管理」的各業務只能看到自己的資料，更希望該組別經理可以看到自己管轄的業務所有的資料，而無法瀏覽其他組別的資料：
可以依如下步驟操作：
步驟一：新增「業務」使用者群組，並將業務人員指派至該群組下。
步驟二：至「使用者表單頁面」中，填入每一名業務所屬的「部門」，例如「國內」、「國外」。
步驟三：為各部門建立一個使用者群組，例如「國外」、「國內」，並將各部門經理指派至該群組中。
步驟四：至表單權限中，給予「業務」、「國內」、「國外」群組在「銷售訂單」表單中「問卷式使用者」的權限。
步驟五：在「銷售訂單」中，新增一個「選擇使用者」欄位，並勾選「預設為該使用者」，接著進一步依據該欄位載入使用者的「部門」資訊。
步驟六：在「銷售訂單」中，新增一個「選擇群組」欄位，搭配「指派」功能。接著，套用公式去參照步驟五中載入的「部門」資訊。
完成上述設定後，未來業務人員在新增資料時，會自動觸發指派功能，使該業務所屬部門的經理可以看到該筆資料。
以「派工單」為例，當工作資料建立後，由總管理人指派給各部門經理，再由各部門經理發派給轄下的作業員。
可以依如下步驟操作：
步驟一：新增「各部門經理」、「安裝部」、「保修部」使用者群組，將各部門經理指派至「各部門經理」使用者群組中，並將作業員分別指派至「安裝部」、「保修部」使用者群組。
步驟二：將各部門經理指派至「安裝部」及「保修部」使用者群組中，例如安裝部經理指派至「安裝部」群組。
完成這個步驟後，經理都會隸屬於兩個群組，一個是「各部門經理」，一個是自己所屬的部門。
步驟三：至表單權限中，給予「各部門經理」、「安裝部」、「保修部」群組在「派工單」表單中「問卷式使用者」的權限。
步驟四：在「派工單」中新增一個「部門負責人」欄位，搭配「指派」功能，並於下拉選單中選擇「各部門經理」。
步驟五：在「派工單」中新增一個「作業員」欄位，搭配「指派」功能，並於下拉選單中選擇「與存檔人同使用者群組」。
完成上述步驟後，未來當有一筆新的工作資料出現，總負責人可以透過填寫「部門負責人」將資料指派給特定部門。接著被指派的負責可以透過填寫「作業員」欄位來將資料指派給他轄下的作業員。
一筆資料會由多部門同時查看，但是希望每一個部門只能看到特定資訊。舉例來說，在瀏覽產品資訊的時候，你可能不希望業務看到成本等資訊，或是不希望工廠作業看到售價等。
以「產品資訊」表單為例，，並假設我們不希望業務看到「成本」欄位：
可以選擇以下兩種方式：
1. 搭配「欄位層級存取權限」將「業務」群組在「成本」欄位的權限設成「無權限」，這樣該群組的使用者進入表單後就看不到「成本」欄位了。
2. 可以搭配「多版本表單」依如下步驟操作：
步驟一：依據「產品資訊」表單建立一張多版本表單，例如「產品資訊 for 業務」表單
步驟二：在「產品資訊 for 業務」表單中，隱藏「成本」欄位
步驟三：至表單權限中，設定適當的權限，使「業務」群組內的使用者登入時只能看到「產品資訊 for 業務」表單，且看不到「產品資訊」表單。
以上為常見的組織架構權限設定方式，如果未符合你的流程，歡迎透過「專人協助」來信與我們討論合適的權限設定方式。
