如何封存舊資料？

當公司跨年度整理或封存舊資料時，不建議將表單架構複製產生新表單後，再將新年度資料填入。因為當每個年度的資料分散在不同表單時，將無法整合產出跨年度的報表。

若需要封存舊資料，建議採用以下三種方式之一：

一、篩選現有欄位值後設定預設篩選或固定篩選

舉例來說，若你只想要在「銷售訂單」表單只顯示今年度的訂單，並封存過往訂單記錄，你可以先在左側搜尋列中找到「訂單日期」欄位，點選齒輪選擇篩選「今年」後，將此條件設為預設篩選或固定篩選。

未來進入該表單時，就只會看到今年度的訂單資料。

二、新增「封存」欄位並手動選擇封存的資料

如果你想要封存的資料無法直接透過左側搜尋列來篩選，可以另外新增一個「封存」的選項欄位，再設定選項為「Y」或是「N」，再設定條件為「封存」欄位為「N」的預設篩選或固定篩選。

未來如果有需要封存的資料，你必須手動修改該欄位值為「Y」，讓該筆資料不會顯示在列表頁中。

三、使用自動資料封存

使用自動資料封存功能，可以設定在指定表單上以特定週期自動封存，需特別留意的是，封存後的資料在解封前無法於 API 或是報表中取用。