常見問題
常見問題
當你建立好資料庫後，接下來就可以根據實際需求，將資料庫中的表單與資料分享給其他人，例如廠商或客戶。
以下將依據不同的使用者類型與分享方式進行說明，請根據公司或組織的使用情境設定合適的分享方式。
在使用 Ragic 資料庫時，使用者分為以下三類：
指公司/組織內部的員工或成員。可依權限設定使用表單與功能，建立、修改與檢視資料。內部使用者的數量限制依訂閱方案而定，詳情請參考價目表。
不屬於公司/組織的成員，但是須經常使用表單的使用者，例如：客戶、經銷商、合作夥伴。外部使用者需要登入 Ragic 帳號，雖無人數限制，但權限有以下限制：
(1) 存取權限僅能設定為「問卷式使用者」或「僅閱覽」，也就是只能檢視／編輯自己填寫或被指派的資料，或僅能檢視所有資料。
(2) 僅能使用部分工具與報表功能。
(3) 無法發起簽核流程，但可作為簽核人進行同意或拒絕。
詳細說明請參考此章節。
沒有（或未登入） Ragic 帳號的使用者，預設無法存取資料庫。如需讓他們查看表單或填寫資料，可參考以下說明設定。
分享資料庫表單時，需依不同使用者類型採用對應的方式。以下說明各類使用者的分享設定方式。
1. 設定存取權限
首先，你需要根據每張表單的使用需求，針對不同使用者或群組設定適當的存取權限，使用者即可依據所屬權限來決定如何存取表單裡的資料。
範例：
(1) 將「銷售訂單」的「業務」群組設為「佈告欄式使用者」，該群組的成員即可新增並瀏覽所有訂單資料，但不能編輯其他人所建立的訂單。
(2) 將廠商設定為外部使用者，並將「原料確認單」的「外部使用者」群組設為「問卷式使用者」，該廠商即可新增並查看自己填寫的確認單，但無法查看其他廠商的資料。
2. 使用指派功能
透過指派功能，可以將資料指派給特定使用者，讓他成為該筆資料的資料管理者。例如：業務經理建立一筆「客戶」資料後，指派給其他業務人員負責。
不過，實際可操作的權限仍會依照該使用者在該表單上的存取權限為準：
| 使用者權限 | 指派後的行為 |
|---|---|
| 無權限 | 即使被指派，也無法進入該張表單查看及編輯資料。 |
| 問卷式使用者 | 可以檢視與編輯被指派給自己的資料，即使這些資料不是自己建立的。 |
| 僅閱覽 | 只能查看所有資料，無法編輯被指派的資料。 |
| 佈告欄式使用者 | 可以查看所有資料，並能編輯被指派給自己的資料。 |
3. 使用簽核流程
當開始簽核流程將資料送交給使用者簽核時，該使用者將自動成為該筆資料的資料管理者。
例如：若將客戶設定為外部使用者，並在「銷售訂單」表單中給予「問卷式使用者」權限，當你將訂單送出給該客戶簽核時，他就能夠查看並編輯這筆訂單。
實際可操作的權限跟指派功能一樣，會依照該使用者在該表單上的存取權限而定，而「無權限」的使用者由於無法看到資料，因此也無法進行簽核。
注意：若有啟用及通知代理人功能，該簽核人的代理人也會同步擁有該筆資料的管理權限。
1. 設定存取權限將表單公開
若希望無帳號或未登入使用者能查看表單或新增資料，可在表單中將 EVERYONE 群組設為適當的存取權限。詳細說明請參考這篇文章。
2. 使用分享這筆資料功能
透過此功能，可以給予無帳號或未登入使用者暫時性的權限，例如讓客戶修改自己填寫的訂單。支援唯讀與可修改兩種模式，並可設定連結有效期限。詳細說明請參考此章節，除了分享表單連結，也可透過 LINE 或 WhatsApp 來分享資料。
3. E-mail 認證的暫時性登入
在電子信箱欄位啟用做訪客使用者 e-mail 認證後，訪客使用者無需註冊帳號就可檢視與編輯相關資料。透過此方式登入的連結有效期限為 1 個月。詳細說明請參考此章節。
備註：當表單權限開放給 EVERYONE 群組後，無帳號或未登入使用者就可以在表單新增資料。若希望他們在填寫後仍能回頭查看或編輯自己的資料，就可以搭配啟用做訪客使用者 e-mail 認證功能。
