Ragic 的哪些功能可以讓資料自動同步、哪些需要觸發才會有作用？

Ragic 提供很多讓你建立表單間關聯、自動化流程的功能，每種功能有不同的運作方式，有些功能設定一次之後，資料就會自動同步連動，有些功能則需要在指定位置「觸發」，才會有後續作用。以下是簡要的比較與說明：

「自動同步」與「需要觸發」的差別

Ragic 有四種連結工作表的工具：連結與載入、多版本工作表、從子表格產生新表單、顯示從其他表單的連結。

其中，除了「連結與載入」之外，其他三種連結工具由於會讓兩張表單間有共享欄位 id 的欄位，原則上屬於「自動同步」的類型，也就是說，當你修改某張表單的 a 欄位（不論是以哪種方式修改），它的多版本表單、子表格產生的新表單、以及透過「顯示從其他表單的連結」功能顯示在其他表單上（欄位編號相同）的 a 欄位也會自動同步更新欄位值。

註：兩張多版本表單、子表格產生新表單與母表單之間也會有不是共享欄位 id 的欄位（例如在其中一個版本才有的欄位、子表格產生新表單之後自行新增的欄位），這些欄位自然就不會有這種相應同步關係。

而「連結與載入」與其他三種工具不同，雖然也是在兩張表單間建立連動關係，但這個關係需要在做設定的表單「選擇/輸入連結欄位資料」時才能觸發，沒有成功觸發的話，載入欄位是不會自動帶入對應資料的。

「自動同步」和「需要觸發」的差異，會是你選擇工具設計功能時需要考量的面向。

舉例來說，你希望通訊錄與人事資料表的資訊同步、希望「客戶資料」子表格的「窗口聯絡資訊」與「客戶窗口通訊錄」的資訊同步，此時你使用共享欄位 id 的多版本工作表 / 子表格產生新表單功能就會自然達成這樣的同步功能。

但如果是「商品資料表」與「訂單」表單裡的「訂購商品細項」，你就很可能不需要它們隨時同步，因為你只是需要在「登打訂單」時把當下商品資訊帶入訂購細項，不需要讓商品這個月的變動資訊同步反映到去年的舊訂單上。

在另外這篇文章中，我們也舉了例子來說明兩者的差異，其中「參照子表格（顯示從其他表單的連結）」就屬於「自動同步」，而「子表格連結與載入」就屬於「需要觸發」的模式。

常見的「需要觸發」功能

除了「連結與載入」，常見「需要觸發」的功能還包括公式、自動產生欄位值與預設值。

大原則是：這些功能預設「只會在輸入的地方（表單）觸發」，也就是使用者在該張表單的介面上，直接手動建立或修改資料時，會觸發產生該張表單的預設值、流水號、公式運算，手動點選或輸入連結欄位值時觸發連結與載入。

如果不是使用者直接在該張表單介面上做的操作，而是透過其他功能（例如利用「更新別張表單欄位值」更新另一張表單的公式參照欄位、以匯入的方式連結欄位欄位資料），那很多時候會需要特殊處理（例如勾選特殊設定/進階選項）才能觸發。

另外，「動作按鈕」也是需要手動觸發的功能（手動在表單上按按鈕或在列表頁利用「大量修改」來執行動作按鈕），但情況相對單純（比較不會因為其他行為例如「修改某個欄位值」而觸發動作按鈕）。

註：如需獲取各功能的詳細說明，請直接查看設計手冊的對應章節。如果要確認特定功能為何沒有觸發，可參考這些知識庫文件：(1)為什麼公式沒有觸發、(2)為什麼預設值沒有成功帶出、(3)為什麼連結與載入沒有成功帶出資訊