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子表格生成新表单的数据管理员指定逻辑

每一笔数据都会有数据管理员,而成为数据管理员的情境主要有三种:

1. 数据创建

2. 被指派数据的用户

3. 数据签核

若使用子表格生成新表单,所有子表格数据便会在新表单中以独立数据的形式呈现。

以下以“专案表单”为例依据不同情况,说明新表单数据的数据管理员指定逻辑。

情境设置:

1. 有一张“专案表单”(母表单)。

2. “专案表单”有子表格记录专案下的各工作项目。

3. 透过子表格生成新表单,创建一张“工作项目清单”(新表单)。

1. 数据创建者

(1) 在母表单新增数据时: 子表格生成新表单后,创建该笔母表单数据的用户,会自动成为新表单中对应数据的数据管理员,因为这些数据等于也是由他创建的。

(2) 在新表单新增数据时: 会成为该笔新表单数据的数据管理员,但不会因此成为母表单上对应数据的管理员。

2. 数据被指派数据的用户

指派功能只会在独立字段生效,让被指派的用户成为该笔数据的数据管理员。在子表格字段指派不会影响该笔数据的数据管理员

子表格生成新表单后,指派效果会依据指派字段的位置而不同,以下将说明三种情境下的指派逻辑。

指派位置 指派后可管理的新表单数据
1. 母表单的独立字段(“专案总负责人”) 所有子表格生成的新表单数据
2. 母表单的子表格字段(“指派员工”) 该笔子表格数据对应的新表单数据
3. 新表单的独立字段(“指派员工”) 该笔新表单数据

补充说明:

(1) 若希望在新表单新增数据时,让拥有母表单权限的用户也能自动成为该笔数据的数据管理员,可透过新增源表单字段,将母表单指派字段(“专案总负责人”)加入新表单。在新表单新增数据时,该字段就会自动带入母表单中被指派的用户,并将其设为数据管理员

(2) 新表单后来创建的数据,数据管理员不会有母表单指派用户。但如果事后在母表单上在独立字段(“专案总负责人”)更改了指派用户或重新套用指派设置,这些数据的数据管理员者将会变成母表单的指派用户。

3. 该笔数据的签核人

(1) 在母表单发起签核流程:签核人会自动成为该母表单数据及其对应新表单数据的数据管理员

(2) 在新表单发起签核流程:签核人只会成为新表单数据的数据管理员

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