在 Ragic 中如果想要记录一笔数据的多个相关内容,可以用子表格来设计,甚至再透过子表格生成新表单的方式,这些子表格数据就会以独立的单笔数据来显示,通常指派类型的数据记录就可以用这样的方式来设计。
但若你想要设计的两张表单是有互相参照的关系,例如:一个专案下有多个相关的员工,而一个员工有多个相关的专案时,要如何设计表单的关联性呢?
以下我们将用这两张表单作为范例 员工 及 专案:
我们先进入的是专案表单的设计模式,由于我们想列出一个专案指派的多个员工,我们可以设计子表格来记录这个专案有的多个员工,搭配“链接与加载”的方式,可以从员工表单选择数据后,加载员工的相关信息。
但在设计子表格字段时,首先我们需要先在这个子表格中,创建一个可以识别每个专案指派给每个员工的数据识别独特值,这边以“指派编号”来命名。
接下来,你可以选择直接使用“链接与加载”的方式,在“指派编号”的旁边来创建员工信息的字段;亦或是先设计好子表格字段以后,再透过“链接与加载”将员工信息的字段与员工表单设置链接。
在子表格中,都可以额外增加想显示的字段,例如:“工作内容”。
现在我们有了较为完整的专案表单了!
接着我们从“表单工具”中选择“用子表格生成新表单”的功能,来生成一张新表单,生成新表单时,设置新表单以“专案编号”来选择这张表单的数据。
在生成的新表单中,原本专案数据里的相关员工数据,就会以独立数据的方式显示,这里的每一笔数据,代表的是一个专案中的一个员工所被指派的工作内容。
接着我们来新增一笔专案数据,在子表格中填写这个专案所指派的员工及其工作内容,你会发现数据在保存后,系统就会自动生成指派编号,而这个编号信息,也会同步呈现在上一步骤所生成的新表单中。当你想查阅之前的工作记录时,在新表单中搭配使用筛选功能会非常方便。
在子表格生成的新表单中,你随时都可以增加额外的字段,来记录跟该笔专案员工的工作指派相关的信息。
如果你想在员工表单中,查看每笔员工数据时,下方也可以用子表格来列出相关的专案工作指派内容的话,你可在 “员工” 表单中,将刚刚所生成的新表单,以“ 显示从其他表单的链接”的方式插入为参照子表格即可。