飯店、餐飲、活動企劃等業者最頭痛的人力管理情境之一，就是 PT／兼職人力常常是流動性，用紙本簽到簽退、Excel 記工時，不僅容易漏登記，主管簽核、勞健保投保狀態、外籍人士出入境紀錄等合規資料也很難集中管理，等到要核算工資或應付勞檢時才發現資料東缺西漏。

這份「PT／兼職人員簽到簽退管理模組」，就是希望協助業者把「申請人力 → 建立兼職人員資料 → 到職簽到 → 離職簽退」這一連串流程，整合在同一套系統裡完整留下紀錄，讓人資與現場主管不用再追著紙本簽名單跑，勞檢查核時也能快速找到資料，隨時掌握每一位 PT 人員目前的在職狀態與工時。

這個模組特別適合需要大量彈性人力的飯店、餐飲、活動場館等產業，就算沒有 IT 背景，也能透過 Ragic 內建的拋轉、公式、簽核等工具，快速建立一套屬於自己的 PT 人力管理系統。

一、模組內容

模組目前包含四張核心表單：臨時工工資申請表、PT 兼職人員資料表、到職簽到、離職簽退。整體使用流程會是：各部門主管提出人力需求並簽核 → 建立 PT 兼職人員基本資料 → 到職時建立簽到紀錄並跑簽核 → 離職時建立簽退紀錄並跑簽核，讓一位 PT 人員從申請進用到離職的每一個環節，都留下清楚的紀錄可供日後查核。

註冊過 Ragic 帳號成為用戶後，可以在應用商店中的產業應用類別找到模組並下載。

接下來的段落中將會逐一介紹每個表單如何使用、設計時使用到的內建工具，以及進一步還可以做哪方面的延伸應用。

臨時工工資申請表

當各部門有臨時人力需求時，主管可以先在這張表單提出申請，說明所需的人力數量、預算與用途，再交由相關部門主管與同仁依序簽核並簽名確認；簽名檔是透過簽核公式帶入指定欄位中。這張表單的用意是讓「找人」這件事在源頭就先經過核准，避免現場先斬後奏，事後才發現預算或人力沒有事先申請通過。

PT 兼職人員資料表

這張表單用來集中管理所有 PT 兼職人員的基本資料，包含「姓名」、「出生日期」、「手機號碼」、「特殊身分」、「緊急連絡人」等欄位。其中「PT 工號」欄位是依照建立資料的日期自動編號跳序號，確保每一位兼職人員都有獨立且不重複的識別碼，方便日後在其他表單中查詢與連結對應。

兼職人員可以依照自己方便的時段，在可安排工作時段子表格中自行填寫；兼職人員到職附件（如身分證／居留證影本、存摺影本等）是透過檔案上傳欄位上傳。

若該名人員的特殊身分為外籍人士，則會需要另外填寫外籍人士出入境紀錄子表格。飯店業經常聘僱外籍人士協助內場或房務工作，而依法令規定，外籍人士的最近入出境紀錄需要確實留存備查。這個模組在「 PT 兼職人員資料表」中設計了外籍人士出入境紀錄子表格，當特殊身分選擇為外籍人士時，就需要至少填寫最近三次入出境台灣的紀錄。

為了確保 PT 兼職人員確實填寫三次入出境台灣的紀錄，模組利用了一個隱藏欄位出入境次數，搭配輸入檢查功能，設定該欄位數值必須大於等於 3，才能通過儲存。也就是說，只要外籍人士的出入境紀錄子表格填寫不滿三筆，系統就會在儲存時提醒使用者資料尚未完整，避免因為人為疏忽而漏填法規要求的紀錄，也讓日後面對勞動檢查時，資料調閱更有效率。

建立好一筆兼職人員資料後，只要按下簽到按鈕，就會透過資料拋轉功能，將 「PT 工號」、「姓名」以及「今天日期（簽到日期）」自動帶入「到職簽到」表單，不需要重複手動輸入。

簽到、簽退的紀錄則是透過顯示其他表單連結功能，將「到職簽到」表單的資料同步呈現在 「PT 兼職人員資料表」中，讓管理者一眼就能看到這位人員完整的到離職歷程。

在設計模式下，可以看到有幾個與簽到相關的欄位被設定為隱藏欄位，請不要刪除這些欄位——它們套用了公式，會抓出簽到簽退紀錄子表格中「最後一筆簽退紀錄為空」的那筆簽到資料，作為後續拋轉到「離職簽退」表單的來源，是串接簽到與簽退流程不可或缺的中介欄位。

到職簽到

人資同仁可以在這張表單依序填寫「兼職類型」、「時薪」、是否投保勞健保等資訊，還可以選擇「臨時工工資申請表#」以記錄是與哪一個項目有關 (透過連結與載入功能設定兩者連結)，並請 PT 兼職人員在同意個資條款後簽名。簽名欄位旁的「簽到簽名日期」已經套用公式自動帶出簽名當下的日期，不需要人員自行填寫，也能避免事後回填造成的時間誤差。填寫完成後即可依表單設定跑簽核流程，讓相關主管確認到職資訊無誤。

在設計模式下，這張表單有一組隱藏的「離職簽退」表單相關欄位。這些欄位的用途是確保之後產生的簽退紀錄，能夠正確對應回同一位人員的同一筆簽到紀錄，避免簽到、簽退各自獨立、對不起來的狀況。另外，此表單中依簽到、簽退日期所計算出的總工作天數欄位，同樣設定為隱藏；而 「PT 兼職人員資料表」則透過顯示其他表單連結功能顯示此欄位，以便後續統計總工時，作為日後核算薪資之參考依據。

離職簽退

當「 PT 兼職人員資料表」中，某筆簽到記錄的「簽到單編號」不為空值、且簽退紀錄仍為空時，代表這位人員目前是在職狀態。此時透過條件式格式的設定，畫面上就會自動顯示「簽退」按鈕且隱藏「簽到」按鈕。使用者按下簽退按鈕後，一樣是透過資料拋轉功能，將員工資料與對應的簽到紀錄一併帶入「離職簽退」表單，不需要重新查找或手動輸入這位人員的資料。

之後由兼職人員填寫離職原因、確認完成交接、歸還公司物品，並完成簽名，即完成簽退手續。資料儲存後，系統會透過更新別張表單欄位值功能，自動將簽退紀錄回填至對應的「到職簽到」表單中，讓同一位人員的到職、離職資訊能夠彼此對應、互相更新。

備註: 此按鈕有在進階設定處設定資料儲存後會自動執行，因此將按鈕設為隱藏。

需要特別留意的是，「到職簽到」與「離職簽退」這兩張表單各自的簽核流程是完全獨立設定的，也就是說，簽到是否核准通過，並不影響離職簽退是否需要走簽核，兩邊可以依照公司實際的管理需求分開規劃簽核層級。

二、進階應用：用「拋轉」和「更新別張表單欄位值」按鈕串起簽到到簽退的完整生命週期

這個模組設計上最核心的巧思，就是善用資料拋轉與更新別張表單欄位值這兩個動作按鈕功能，把原本分散的「人員資料」「到職資訊」「離職資訊」串成一條完整的鏈路：

1. PT 兼職人員資料表 →（簽到按鈕，資料拋轉）→ 到職簽到

2. PT 兼職人員資料表 →（簽退按鈕，資料拋轉）→ 離職簽退

3. 「離職簽退」儲存後 →（更新別張表單欄位值）→ 自動回填「到職簽到」的簽退資訊 (欄位設為隱藏)

由於每一次拋轉都只需要按一個按鈕，「姓名」、「 PT 工號」、「今天日期」等重複性高的欄位不需要重複輸入，也大幅降低了人工謄寫造成的錯誤機率。而條件式格式則負責在對的時間點顯示對的按鈕——沒有簽到紀錄時不會出現簽退按鈕，有簽到記錄不會出現簽到按鈕，已經簽退過的人員也不會被重複拋轉，讓現場使用的同仁不容易按錯或漏按。

三、進階應用：人資考核

在完成完整的簽到簽退流程後，人資同仁可以透過「人資內部考核統計用」區塊下方的欄位進行考核，並掌握該兼職人員最近一次的簽到、簽退紀錄，並統計一共聘用了幾個工作天。這些不希望兼職人員有查閱的欄位可以設定欄位層級存取權限

四、結語與延伸應用

感謝您耐心閱讀至此。我們知道飯店、餐飲、活動業在旺季大量進用 PT 人力時，光是簽到簽退與文件的追蹤就足以讓人資忙翻天，也希望這套模組能成為簡化這段流程的一個起點。

此模組其他延伸應用包含透過子表格產生新表單，獨立管理兼職人員的可安排工作時段以利排班；也可於「人資內部考核統計用」區塊新增考核欄位，供人資評估兼職人員是否續用。

看完了這些的介紹及使用說明，如果發現公司的流程與 Ragic 「PT／兼職人員簽到簽退管理模組」模組有些不同的話該怎麼辦？沒關係！ Ragic 所有模組都有客製化調整的空間，你可以直接將模組改成真正完全符合需求的新工具，如此一來也能大幅縮減從頭開始摸索設計所花費的時間喔！點這裡看設計教學文件。