報價單檢查小幫手：從內容檢查到異常提醒，AI Agent 幫你把關

報價單內容總是怕漏看、報錯價嗎？

業務、採購與行政人員在處理報價單時，經常需要確認許多細節，例如產品項目、數量、單價、折扣、交期與備註條件等。這些內容不一定都能透過公式或輸入檢查完整判斷，因為不同產品組合可能有不同折扣條件，有些價格或交期也會依客戶狀況、利潤空間與業務裁量進行調整。

當每天需要處理大量客戶溝通、報價與訂單事項時，經手報價的人不一定有時間逐項檢查所有細節。然而，一旦報價單出現錯誤，例如價格不合理、折扣套用錯誤、交期填寫不當，或漏掉重要條件，後續可能造成實際損失，也可能影響客戶關係。

這時，就可以使用 Ragic 的 AI Agent 範本，建立一個「報價單檢查小幫手」。AI Agent 可以協助檢查報價內容，若發現可能的異常或需要注意的地方，便直接在資料中留言提醒。檢查結果會保留在資料庫中，方便對照報價內容與後續確認，不需要再將資料複製到其他 AI 工具中來回整理。

如何使用 AI Agent 範本？

如果你還沒有 Ragic 帳號，請先完成註冊。註冊後即可先使用免費版；若想更完整體驗與測試功能，也可以申請 30 天專業版免費試用，且不需要輸入信用卡資訊。在取得你的同意前，Ragic 不會要求支付任何使用費用，請放心體驗。更多方案與費用說明，請參考價目表。

登入後，點擊右上角的 圖示開啟 AI 視窗，再點擊 AI Agent。

在開始使用 AI Agent 前，請先了解以下幾點：

1. AI Agent 執行時會消耗 AI 額度，消耗量會依任務複雜程度與選擇的模型而有所不同。

2. 每個資料庫每月都會提供免費 AI 額度供測試使用，不同版本的額度機制有所不同：付費版會依版本與使用人數提供免費額度；試用版提供固定 AI 額度供體驗使用，不會依版本或使用人數而有所不同；免費版也提供基本額度供測試使用。你可以先使用免費額度體驗與測試功能，再依需求決定是否升級方案或購買額度。

3. 當免費額度用盡後，系統不會自動額外收費，而是暫停 AI 功能。若需要繼續使用，付費版可依需求另外購買 AI 額度（AI 額度以美金計算）；試用版無法另外購買額度；免費版則可等待下個月額度補充後再繼續使用。請放心，只有在你主動升級方案或購買額度後才會產生費用，不會發生意外扣款的情況。

4. 你可以查看過去 30 天各 Agent 的使用量報表，包含呼叫次數、使用費用等資訊，方便了解 AI 額度的使用情況，並依需求隨時調整 Agent 設定。

詳細說明請參考這篇文章。

套用 Agent 範本

在新增 AI Agent 的頁面中，可以於上方找到報價單檢查小幫手範本並套用。

你可以依目前的資料庫狀況，選擇以下兩種套用方式：

方法一：直接使用範本表單

如果你的資料庫是全新的，或尚未建立報價單相關表單，建議直接使用範本提供的表單。

儲存範本後，系統會自動安裝相關表單與設定。你可以直接使用範本中的欄位與流程進行測試，不需要自行重新設計表單，也能更快速理解 AI Agent 的運作方式。

方法二：套用到自己的表單

如果你已經建立報價單表單，或已有既有報價流程，則可選擇將 AI Agent 套用到自己建立的表單中。

這種方式較適合已有業務、採購或行政流程的團隊，可以直接整合進既有系統，不需要重新建立資料表。不過，套用到自己的表單後，可能需要依實際需求調整 Agent 範本規則與設定，詳細說明請參考此章節。

使用範本表單檢查報價單內容

使用範本表單時，只需要新增或修改報價單內容，並完成存檔。約等待 10 至 20 秒後，AI Agent 便會自動檢查報價單內容。

目前範本的設計是讓 AI Agent 協助巡查資料，若檢查到可能有問題的地方，便會直接在資料中留言提醒，例如價格、折扣、交期或備註條件可能需要重新確認。範本預設不會在每筆資料都留下檢查結果，而是只有發現異常或需要注意的內容時才留言。這樣可以避免產生過多訊息，也讓使用者更容易聚焦在需要處理的報價單上。

如果你希望無論檢查結果是否有問題，AI Agent 都要留下回應，也可以依需求調整 AI 指令，詳細說明請參考此章節。

如何依需求調整 Agent 範本？

我們提供的範本只是起點，你可以依自己的需求調整 AI 指令、觸發條件與檢查規則，讓 AI Agent 更符合既有報價流程。

基礎調整：依報價單需求修改檢查規則

如果你選擇套用自己的表單，可以先對照 AI 指令內容，確認是否需要調整檢查條件。以報價單檢查來說，除了基本的內容檢查外，也可以依公司的報價規則、商品特性或風險控管需求，調整 AI 的檢查方向與回應方式。

例如，你可以依需求請 AI 特別留意以下內容：

• 當數量低於最低訂購量（MOQ）時，是否已加註額外費用或特殊說明。
• 若為客製產品，是否缺少打樣費、模具費或客製加工費等相關費用。
• 交期是否需要再次確認，例如交期過短、大量訂單或特殊需求是否可能影響交貨安排。
• 備註中的急單、特殊需求或客製內容，是否已反映在報價內容中。

目前範本提供的是較容易上手的基本檢查邏輯，預設為僅在發現異常時留言提醒。實際應用時，你也可以依照產業、商品類型與報價習慣，將常見錯誤或需要注意的規則寫入 AI 指令中，或調整成無論檢查結果是否有問題，都由 AI 留下檢查結果，讓 AI Agent 更符合實際作業流程。

此外，報價單也可以搭配 Ragic 的連結與載入功能，連結客戶表單、商品表單或價格表，建立更完整的報價管理流程。例如，在報價單中自動載入客戶資訊、商品價格或歷史報價資料，讓報價與檢查流程更方便管理。

如果希望更快速開始使用，也可以直接安裝我們的免費「客戶關係管理」模組，並在 AI Agent 範本中套用模組內建的「報價單」。模組中的客戶、商品、報價等表單皆已預先建立關聯與設定，不需要自行重新串接，即可快速開始使用，讓整體流程更加順暢。

進階調整：依需求優化檢查流程

1. 避免重複檢查已確認的報價單：範本預設情況下，只要新增或修改表單資料，AI Agent 就會重新檢查報價單內容。

如果不希望已確認過的報價單重複觸發檢查，可以利用套用共通篩選設定，指定只有符合特定條件的資料修改時才觸發 Agent。這不只能避免重複檢查，也能節省 AI 額度。

例如，可以新增一個「AI 檢查結果」選項欄位，預設值設為「尚未檢查」。

接著，將「AI 檢查結果」為「尚未檢查」設為共通篩選，在設定 AI Agent 時，即可指定只有符合篩選條件的資料更新時才執行檢查。

如此一來，當報價單完成檢查後，就可以將結果設為「已檢查」，避免因後續無關的資料更新而再次觸發 Agent。

2. 建立可追蹤的檢查結果：目前範本預設為檢查沒有問題時不做任何事，只有檢查到異常時才留言提醒。

如果希望每次檢查後都留下結果，可以新增一個「AI 檢查結果」選項欄位。待檢查完成後，若 Agent 判斷內容有問題，除了留言提醒外，也同步將欄位更新為「內容有疏失」；若檢查結果沒有問題，則更新為「確認無誤」。

設定時，需要搭配以下調整：

1. 在 AI 指令中要求 AI 判斷檢查結果，並根據結果決定欄位內容。

2. 新增動作（MODIFY_RECORD)），讓 AI 除了留言提醒外，也同步更新「AI 檢查結果」欄位。

3. 在 動作限制 設定中允許 AI 修改報價單中的「AI 檢查結果」欄位，避免因權限限制而無法更新檢查結果。

Agent 設定說明可以參考這篇文章。

透過這樣的設定，AI Agent 不只可以在發現異常時留言，也能同步更新檢查狀態，方便後續篩選、追蹤與管理。

3. 依歷史錯誤持續優化檢查規則：初次套用時，可以先從公司平常較簡單的檢查邏輯開始，實際使用一段時間後，再根據團隊常見的報價錯誤逐步優化 AI 指令。

例如，可以整理過去曾發生的報價失誤，像是忘記加入特殊費用、急單未調整交期、客製需求未反映在價格中，或特定情境下容易漏填的重要資訊，再將這些案例轉換成 AI 的檢查規則。

透過持續調整與累積，AI Agent 可以更貼近你公司的實際報價習慣，讓檢查結果更精準，也更符合日常業務流程。