驗收通常包含「點貨」以及「檢查」兩個步驟。就像你在網路購物時，需要檢查數量、開箱檢查，才能按下「完成訂單」一樣，你需要確認送來的衣服尺寸對不對、有沒有破洞……確認沒問題、按下按鈕後，一筆訂單才能算是完成。在企業環境中，驗收是確保公司付出的錢，確實換回了規格相符且品質合格的商品。
當物流車抵達，將貨物轉交給倉管人員，確認商品的箱數正確、外箱大致無破損時，就會在託運單上簽名，這個過程就是「進貨作業」，它代表有一批貨物已經「到達」公司，但還沒有確認內容物的狀況，尚未真正「入庫」。
而「驗收」就是在進貨與入庫之間的步驟，驗收人員會打開包裝，實際核對內容物的數量與狀況。在驗收人員簽署驗收單之後，才代表公司正式認可了這批資產，後續會將這筆資料轉為入庫單，正式送進倉庫，並同步發到財務部門，作為應付帳款的依據。
一般來說，標準的驗收流程會至少包含以下三個面向：
1. 數量核對：比對上游廠商的出貨單、公司內部的採購單以及實際到達的商品總數，如果原先訂了 100 個商品，但實際上只來 98 個，就屬於「短收」，需要記錄在案。
2. 規格檢查：確認商品的型號、顏色、材質是否與訂單上註記的一致，如果原先訂貨時是叫「黑色」，但實際到達的商品是「白色」，就會在驗收時被擋下。
3. 品質檢測：檢查商品的外觀、功能是否受污或受損。如果是食品或電子零組件業，有時也會進行「抽樣檢驗」，透過專業儀器測量是否符合良率標準。
如果驗收不通過，通常也有三種方式進行處置。
1. 全數退回：如果整批商品的品質均嚴重不符，會要求廠商載回並補寄新品。
2. 部分收貨：如果 100 個商品中，只有 5 件瑕疵，那麼下游可能會收下 95 個合格品，只退回瑕疵品，這在生產線中是很常見的做法。
3. 減價收受：要是瑕疵品本身不影響使用，只是外觀稍微有刮痕、污損等等，那麼公司有可能會決定將其留下，但要求廠商給予一定程度的折扣（折讓）。
