專案管理系統是一種專門用來規劃、分配、追蹤與協調專案任務的軟體工具，協助團隊將專案中的工作項目、時程與責任分工集中管理。常見功能包含任務指派、進度追蹤、甘特圖、時程控管與團隊協作等。
當專案涉及多人或多部門協作時，若僅透過會議記錄、通訊軟體或試算表管理，往往容易出現資訊分散、進度不透明、權責不清楚等問題。專案管理系統則能將所有任務與進度集中在同一平台，讓團隊成員清楚知道「誰負責什麼、目前做到哪一步」，提升協作效率與執行透明度。
相較於一般流程系統，專案管理系統更重視時效性與任務責任的清楚分工，特別適合時程密集、任務彼此關聯性高，或需要即時掌握進度與工作負荷的專案情境。
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