採購系統（或採購管理系統）是用來管理企業向供應商訂購商品或服務流程的系統。它可以追蹤請購申請、簽核流程、訂單狀態與收貨紀錄，並且通常會與庫存和財務模組整合。
市面上常見的標準採購管理系統，主要是為有專職採購人員的企業設計的，以製造業為大宗——採購原物料對成本控管至關重要，流程複雜、金額龐大，需要一套完整的系統來管理。
不過，並非所有採購需求都需要這麼完整的系統。有另一群人同樣有採購需求，但並非專職採購，例如：
這類使用者的採購量不大、頻率不固定，導入一套完整的採購系統往往太「重」，不見得符合實際需求。此時，輕量化的自建應用反而更靈活、更好用——依照自己公司的流程設計請購單、簽核流程與紀錄追蹤，不需要為了用不到的功能付費或花時間學習。
相較於透過試算表或 Email 進行人工採購，採購系統能自動化簽核流程、保留清楚的稽核軌跡，並讓所有採購活動的狀況都能即時掌握。這能確保採購流程準確、有效率，同時符合公司的管理規範。
