化粧品品牌創辦人 Hank 如何透過 Ragic 轉型成為「自動化效率系統建築師」？

「如果大家想要不寫程式就建立系統的話，你可以去找我們社團的 Hank，他是 Ragic 的專家。」在包租代管業者藍太太舉辦的一場企業主交流活動中，藍太太向來賓介紹了一位社團裡的專家。從企業內部管理到流程自動化，只要有人提到系統建置相關問題，許多人第一個想到的就是 Hank。

有趣的是，這位許多企業主間口耳相傳推薦的「系統高手」，並不是資訊背景出身，也不是軟體工程師。

我們深入了解後才發現，Hank 原本其實是一間保養品公司的共同創辦人，過去的職涯其實幾乎都在化粧品產業。然而，因為想改善公司內部的工作流程，他開始接觸各種數位工具與資料管理系統。沒想到在一次次解決問題的過程中，他逐漸發現自己對於系統建置與流程優化的興趣，甚至比原本的本業還要濃厚。

究竟，一位原本深耕化粧品產業、沒有資訊背景的管理者，是如何一步步成為企業主口中的「Ragic 專家」，甚至決定放下原本的事業，轉型成為「自動化效率系統建築師」呢？

從保養品公司創辦人到建置系統：Hank 的轉型歷程

這一切的旅程是怎麼開始的？讓我們回溯從頭。

Hank 大學畢業於化學系，職涯主要圍繞在化粧品與製藥產業。然而，在工作過程中，他逐漸發現自己對於資工領域與流程優化特別有興趣，開始嘗試利用各種數位工具解決工作上的問題。

從擔任化粧品原料業務時利用 Access 分析原物料銷售週期、找出客戶訂單遺失的原因，到後來在新創製藥公司使用 Notion 管理專案進度，再到四沐森（INGENI）運用 Power BI 建立 CRM 儀表板、分析業績與廣告成效，他逐漸體會到，透過資料管理與數據分析，不僅能讓工作流程更有效率，也能幫助企業做出更好的決策。

隨著經驗的累積，2023 年初他接觸到 Ragic，並發現它是一套高彈性的 No-Code 資料庫設計工具，不需要撰寫程式，就能依照企業需求自行設計資料庫。除了能做到權限管理之外，還能透過表單連動、通知機制等功能，協助企業建立符合自身需求的管理流程。這些應用經驗，也讓他對於「如何打造一個良好的資料庫架構」有了更深刻的理解。

「我覺得 JavaScript 的開放這件事情，是 Ragic 是蠻大的加分項。」Hank 表示，雖然自己並非程式設計背景，但因為已經熟悉資料庫架構與流程設計的邏輯，在 GPT-4 問世後，許多原本需要自行研究的自動化程式語法，都可以透過 AI 協助完成。

他認為，建立系統最重要的並不是寫程式本身，而是能否理解企業流程，以及如何把需求轉化成可運作的系統。當 AI 降低了程式開發的門檻後，他便能將更多心力放在流程設計與問題解決上，也讓許多原本難以實現的客製化需求變得可行。也正是在這個過程中，他逐漸發現，自己對於系統建置與流程優化的熱情，甚至超過了原本熟悉的化粧品產業。

「我中後段開始覺得自己對系統比較有興趣，所以就出來做這件事情，然後就慢慢專職往這個方向走。」

Hank 回憶，在接觸越來越多企業客戶後，他發現化粧品產業的上游原料商、代工廠，其實都有電子化的需求。然而，許多需求並沒有現成的套裝軟體能夠滿足。

由於同時具備化粧品產業背景與系統建置經驗，他能更快理解客戶的實際需求，並設計出符合產業流程的管理系統。在許多客戶的鼓勵下，他最終成立鼎澔智能生醫（PinNova Biotech），開始專職協助化粧品產業導入資訊管理系統與數位化流程。

化粧品產業的管理困境：數位化不足，導致資料散落

在 Hank 看來，化粧品產業最大的管理挑戰之一，是數位化不足，導致的資料散落和版本混亂的問題。

「它最大的問題點在於資料的分散，大家都會用各自的方式整理各自的資料，在資料的匯整上，就會有蠻大的問題。」

而在整個產業鏈中，位居中游的代工廠往往又是數位化程度較低、資料管理負擔最重的一環。研發人員除了要整理原料資料，還需要進行配方計算，並處理大量相關文件。

以產品研發來說，一項產品可能包含二、三十種不同原料，每種原料都有各自的成分資料與文件。由於許多企業至今仍透過 Word 或 Excel 管理這些資料，研發人員除了要拆解原料成分、計算配方比例之外，還需要整理大量文件與資料來源。光是完成一份產品配方的整理與計算，往往就需要花費一到兩個小時。

然而，透過 Word 或 Excel 管理資料，也衍生出另一個問題。每位研發人員都有自己的檔案命名與整理方式，文件版本容易混亂，彙整也是大問題。

資料經常在不同版本間複製來複製去，只要其中一個版本的資料出現錯誤，例如原料名稱輸入錯誤卻沒有被發現，後續沿用該版本的文件便可能全部受到影響。久而久之，不同版本的資料越來越多，不僅難以確認哪一份才是最新版本，甚至連原始母檔都難以追溯。不同原廠的資料甚至可能放在不同研發人員的電腦中，業務查找時得一台台電腦去找，如果第一位同事的電腦裡找不到，就得再去翻另一位同事的電腦。

用 Ragic 協助化粧品業者數位化

選擇 ragic 作為建置平台主因：低負擔、易調整

Hank 表示，目前團隊主要協助客戶建置 PIF 與研發管理系統。而他認為，自己最大的優勢在於同時具備化粧品產業背景與系統建置能力。

「我本身就是化粧品產業的，所以我聽得懂研發在講什麼，也會（用 Ragic）刻系統，因此能當下判斷需求能不能做到。這件事其實會讓客戶很有信任感。因為一般 IT 人員，可能要換成另外一個語言，他才聽得懂。我覺得這是一個滿大的落差。」

在協助企業導入數位工具的過程中，Hank 觀察到，許多企業遲遲無法推動數位化，並不是因為不願意改變，而是擔心導入新系統後，需要重新適應工作方式。

而這也是他選擇以 Ragic 作為主要建置平台的原因之一。由於 Ragic 的客製化彈性高，他們可以先了解客戶原本的作業流程、表單格式及資料管理方式，再依照實際需求調整系統設計，讓使用者看到的畫面與操作邏輯盡可能貼近原本的工作習慣，大幅降低導入門檻。這也是許多公版系統較難做到的事情。

也因為如此，在眾多數位工具中，Hank 最終選擇以 Ragic 作為主要建置平台。他認為，相較於傳統客製開發或複雜的企業系統，Ragic 更容易調整、導入負擔也較低，讓化粧品這類傳統產業的企業主更願意跨出數位化的第一步。

此外，資安也是許多客戶評估系統時的重要考量。由於化粧品產業是傳統產業，許多企業雖然有協作需求，但對於將資料放上雲端仍容易感到不安心。因此，Ragic 所具備的資安認證，也成為許多客戶願意採用的重要原因之一。

從資料集中管理到流程自動化：打造符合化粧品產業需求的系統

面對化粧品產業常見的資料分散問題，Hank 通常會先協助客戶建立一個統一的 EIP 平台，將原本分散在各個檔案、資料夾甚至不同同仁電腦中的資料集中管理，避免資料散落。而所有資料的新增、修改與調整都能留下完整紀錄，也能降低人為輸入錯誤或跨部門溝通沒有留下紀錄的問題。

此外，以往客戶使用 Excel 或 Google Sheets 管理資料時，常遭遇每一列欄位超多，一筆資料變得很長，難以查看的問題。Hank 認為 Ragic 可以將資料分成列表頁與表單頁兩種檢視方式，讓使用者可以在列表頁快速查看重點資訊，再進一步進入表單頁查看完整內容，就不用在單一畫面上呈現複雜的資訊。他覺得這種呈現資料的方式，是 Ragic 蠻大的一個優勢。

除了集中管理資料之外，他也會依照客戶的實際流程設計自動化功能。例如化粧品研發過程中常見的原料拆解、成分合併與比例計算，過去研發人員往往需要花費一至兩個小時整理與計算，現在透過 javascipt 寫的按鈕就能一鍵完成，讓研發人員能將更多時間投入在更有價值的工作上。

此外，Hank 認為 Ragic 的表單連動功能，大幅減少了重複輸入與資料整理的時間。「能做一次的事情就不要做兩次，就是 Key 一次就好了。」他舉例，針對不同的廠商，往往會有不同的表單印製需求。過去如果要產出不同版本的文件，常常需要開好幾個表單貼來貼去，不僅耗時，也容易發生輸入錯誤。

透過 Ragic 的多版本表單與權限管理功能，同一份資料只需要輸入一次，就能依照不同需求產出對應的表單格式。使用者按下按鈕就能印，不必再花時間重複輸入。

談到近年熱門的 AI 與 Vibe Coding 趨勢，Hank 認為這些工具確實能加快開發速度，他自己也經常利用 AI 協助開發各種應用。不過他也坦言，對許多企業而言，真正的挑戰往往不是把系統做出來，而是後續的維護與擴充。

當系統規模逐漸變大後，一個看似簡單的修改，都可能影響許多既有功能，需要花費大量時間測試與修正。對於缺乏程式開發資源的企業來說，後續維護往往是一項不小的負擔。

相較之下，在 Ragic 的架構下，這樣的調整相對簡單，而且調整出來的結果是可以預期的。無論未來有團隊協作需求、流程調整，或公司規模持續擴張，都能在既有的 EIP 系統架構上逐步擴充與發展。

此外，即使不是流程邏輯上的調整，若只是想要修改一下報表的字型大小、框線等小細節，客戶也可以透過客製化報表功能自行調整，不需要每次都再請系統設計者協助處理，減少雙方來回溝通的時間與維護成本。

PIF 系統：化粧品產業數位化、節省人力的實際案例

近期 Hank 最忙的工作之一，就是協助客戶因應即將全面上路的 PIF（Product Information File，產品資訊檔案）制度。為了讓業者更容易管理 PIF 的相關資料，他甚至利用 Ragic 建立了一套 PIF 系統，展示如何將原本繁瑣的文件管理流程數位化。

PIF 是依衛福部食藥署《化粧品衛生安全管理法》所規範，台灣化粧品上市前必須建置的合規技術文件，由化粧品製造或輸入業者自行建置並保存，供主管機關查核。PIF 的內容通常包括產品配方、原料、製程、品質與安全性評估、標示等資料，其中產品安全性評估報告須經具資格之安全資料簽署人員（SA）簽署，可視為「化粧品的身分證」。

除了法規的規範之外，建置 PIF 也有助於企業強化產品資料與技術文件管理。對於有海外市場規劃的業者而言，歐盟等地區早已建立類似的產品資訊管理制度，因此導入 PIF 管理機制，也有助於未來拓展國際市場。

告別 Excel＋資料夾管理：PIF 系統讓文件進度一目了然

Hank 跟我們分享，由於一份 PIF 包含 16 項文件檢核項目，因此許多業者最常見的做法，是利用 Excel 或 Google Sheets 製作一個檢核表，再建立 16 個資料夾管理每項需要檢核的文件。但由於檢核表和文件並沒有連動關係，因此經常會出現資訊不同步的情況。

例如，表單上雖然已經打勾顯示某份文件完成，但實際上文件可能還沒有上傳。反過來說，有些文件明明已經整理完成，卻忘了在檢核表打勾。因此，管理人員往往難以掌握每份 PIF 的實際完成進度，也無法快速確認哪些文件已經齊全、哪些項目仍待補齊。

Hank 表示，用這樣的方式整理 PIF，從資料蒐集、文件整理到最後寫完報告，往往需要花費兩個月到兩個半月以上，相當花時間。也正因如此，Hank 利用 Ragic 建立了一套 PIF 管理系統，將檢核流程與文件管理整合在同一個平台中，讓文件上傳狀態、完成進度與檢核結果自動連動，管理人員一打開系統，就能立即掌握每份 PIF 的整理狀況。

用 Ragic 打造 PIF 系統優勢：文件與檢核表對應更清楚、快速因應法規變動

Hank 認為，用 Ragic 建立 PIF 管理系統，最大的價值在於解決了 PIF 管理最棘手的兩個問題：資料對應與法規變動。

首先是資料間的對應。過去許多業者都是透過 Excel 檢核表搭配 16 個資料夾來管理 PIF 文件，但檢核表與實際文件之間缺乏連動關係，因此經常出現資訊不同步的情況。

透過 Ragic，Hank 將原本分散的文件與檢核項目整合到同一套系統中。每項文件是否上傳、是否完成，都能即時反映在 PIF 檢核表上，管理人員不需要再逐一比對資料夾與 Excel，就能掌握每份 PIF 的完成進度。

「我把這件事情做個連動，就變成說是用表單的方式去管控所有的檔案，如果有問題，在這邊我就可以快速看到。所以其實在做那個系統的初衷，是希望大家能夠用比較簡單的方式，用匯總的方式完成這件事情。」

另一個關鍵優勢則是彈性。由於化粧品相關法規仍持續調整，PIF 的管理需求也經常跟著變動。Hank 表示，光是在今年五月之前，他所建置的 PIF 系統就已經迭代超過一千次。

鼎澔智能生醫的 Simple TOX PIF（協助客戶專案導入的範例系統）

「我們家的對外優勢，就在於說我們現在聽到食藥署在意什麼事情，就可以馬上修我的模板，所以我們的迭代很快。因為我們是貼著法規在走，甚至我們聽到一些消息，我們想要預跑，我們就先跑。」

他認為，這正是 Ragic 與許多市面上公版系統最大的差異。當法規或管理需求改變時，可以快速調整系統架構與欄位設計，不需要重新開發整套系統，因此更能跟上產業與法規的變化速度。

升級服務：專案導入 PIF 系統、 整合專家與 AI 流程的毒理學論述撰寫

Hank 的團隊提供的服務，除了有 PIF 與研發管理系統的付費顧問導入服務（可依企業需求選擇較快速標準化流程的系統導入，或更深度客製化的系統導入）之外，由於 PIF 第十項的毒理學論述，是整個 PIF 建置過程中最耗時、也最具專業門檻的環節之一，因此他們也進一步提供 AI 毒理學論述等加值服務，協助企業縮短 PIF 建置時間。

Hank 表示，即使已經收齊了完整的原廠資料，一份 PIF 從開始整理到完成，通常仍需要一個月到一個半月的時間。其中最耗時的環節之一，就是毒理學資料的蒐集與整理。

由於產品中的每項成分都需要對應的毒理學資料，而原廠不一定有辦法提供這些資料，因此往往需要額外查找大量文獻、比對資料來源，再將蒐集到的資訊整理成符合規範的毒理學論述。

為了提升效率，Hank 的團隊用 Ragic 建立了一套毒理資料庫，持續蒐集並整理各項毒理學資料，同時保留原始文獻與資料來源。在這樣的基礎上，他們進一步透過 n8n 串接 AI Agent，蒐集整理相關的毒理學文獻，來產出符合需求的毒理學論述。

Hank 認為，這樣的做法不僅能大幅縮短撰寫時間，更重要的是能建立一致的產出標準。只要資料來源正確，並提供完整的產品資訊，AI 就能依照相同邏輯產生品質一致的內容，降低不同人員撰寫時可能產生的差異。

此外，為了確保內容品質，他們也邀請專業的毒理學老師協助檢視 AI 產出的結果。如果老師發現內容需要修正，便會將正確版本回饋至資料庫中，作為後續優化 AI 產出論述的基礎。

Hank 認為，他們之所以能夠將毒理學這塊做得很深入，也是因為有這種持續調校與優化的機制。隨著資料庫累積越來越多經過驗證的論述與文獻，AI 也能產出更準確且一致的內容。而這類知識的累積與優化，正是資料庫的一大優勢。

而這套毒理資料庫除了作為內部知識庫使用之外，未來會規劃新的服務，如能透過 API 或 n8n 等方式與客戶的 PIF 管理系統串接。當客戶需要撰寫 PIF 時，系統可以透過API從毒理資料庫擷取相關資料，並將產出的毒理學論述回寫至客戶自己的資料庫中，減少重複查找與整理資料的時間。

也因為建立了這套資料庫與 AI 輔助流程，許多原本需要大量人工整理的工作都能大幅簡化。Hank 表示，客戶只需要提供產品相關資料，後續的毒理學論述和產品安全報告撰寫，都能由他們團隊協助完成，客戶可以省下大量時間。報告完成後，客戶只要再找具資格的安全評估人員（SA，Safety Assessor）進行最後確認及簽署，即可完成 PIF 的整體流程。

Ragic 的客製列印報表功能也能大幅提升報告產出效率。透過客製列印報表和 Ragic 的資料庫架構，Hank 能有效將報告的格式、資料管理與報告產製流程標準化、整合 AI，因此團隊即使人數不多，也能快速完成大量 PIF 報告，並以更具競爭力的價格提供服務。

不過，他也強調，他們並非完全依賴 AI，而是將 AI 作為提升效率的工具，關鍵內容仍會由專業人員與毒理學老師把關，兼顧效率與品質。

Hank：資料庫的建置 在 AI 時代依舊很重要