環境檢測實驗室如何用 Ragic 整合排班與報告，從 5 天交期優化到「當日取件」？

在 2017 年，Techtron Environmental Solutions 這家成立在 1988 年，為美國中西部的屋主、承包商與政府機構提供石棉、黴菌、鉛、水質等快速檢測的全方位環境檢測服務公司，啟動了一項新的成長計畫。

同年，他們採用了 Ragic 作為實驗室管理系統（LIMS，Laboratory Information Management System）。

除了成長計畫、導入 Ragic ，Techtron還開始投入「行動實驗室」。 2020 年，他們 成立了第一個全職行動實驗室 。隨著規模擴張，營運需求隨之增加——要管理更多樣本、更多客戶，周轉時間也壓縮得更短，而 Ragic 協助他們達成了這些目標。

這些計畫的同步進行，使 Techtron 轉型為美國唯一能在當天產出、交付實驗室結果的環境檢測機構。一般來說，該行業的標準作業時間通常是 3 到 5 天。

擺脫不良稽核軌跡

在導入 Ragic 之前，Techtron 的系統並不是為了速度或效率設計的。Techtron 的營運總監 Josh Kranz 說：「過去我們有時會使用 FileMaker Pro，那是一個可以下載並自己建立資料庫的工具，但它不支援線上作業。」他接著說：「很多事情是在其他辦公軟體裡處理，需要印出來、傳閱、修改，上面通通是手寫筆記，也可能要重新抄寫個幾次。對我們需要管理的資料來說，這不是好的稽核軌跡。」

這種流程混亂的交接、散亂的紀錄，讓「合規」變得困難，又拖慢所有進度。

為了成長，Techtron 需要一個集中、電子化的系統來進行樣本追蹤、排程、分析並產出報告。最重要的是，這個系統必須符合 ISO 17025 標準。

Josh 說：「我們將 Ragic 變成了一套實驗室管理系統，處理客戶資料、樣本追蹤、實驗室結果和報告。」

針對 Techtron 需求客製化的高速流程

現在，Techtron 的所有工作流程都圍繞在 Ragic 上，他們是如何將 Ragic 打造成他們專屬的實驗室管理系統的呢？

排班管理

2020 年， Techtron 在工作流程中引入行動實驗室後，排程就變得更加複雜。

「行動實驗室」是像捐血車一樣的廂型車，可以隨時到達需要的地方，並且由外派人員直接在現場蒐集、處理與分析樣本。這樣的模式，會和「固定實驗室」（在定點設置實驗室、派人去現場搜集樣本後，直接寄送或帶回）的工作流程很不同，需要考量的面向更多。

另一方面，隨著業務增長，相關工作排程的複雜度也額外提升。Techtron 正在朝分部、合資企業和加盟體系的方向擴張，這意味著每個案件的排程都還得考量多個團隊、實驗室和地點。

利用 Ragic 的 Javascript workflow，Techtron 讓 Ragic 與 Microsoft 365 整合，讓任何排程人員只要點擊一個按鈕，就能隨時在任何外派採樣人員的行事曆上建立活動。這使得他們得以在眾多員工行事曆要管理的前提下，依舊保持可靠且易用。

「Ragic 在不寫程式的情況下就非常強大。我們原本的排程功能也是 No Code——我們以前透過 Zapier 來串接 Ragic 和 Outlook，之所以改用 Javascript 直接整合，純粹是因為我們有這樣的技術力。」

樣本追蹤

在這個產業裡通常有兩種公司：一種是將現場服務與實驗室服務分開的大型實驗室。這些公司通常有資源建立昂貴、針對需求量身訂做的客製化系統。

另一種就是同時提供現場檢測和實驗室服務的地方企業，他們通常沒有多餘的預算建立客製化系統。報告通常是用 Word 手動拼湊而成。他們的工作流程很可能像是這樣：分析師被派往現場，取得樣本，填寫一張用來確認移送樣品的監管鏈（Chain of Custody）表單，然後將樣本寄回實驗室。

接下來，實驗室的人員輸入結果，手動準備報告，然後透過電子郵件寄送或掃描給客戶。這樣下來，每個步驟都緩慢、重複、容易出錯，也難以標準化。

透過 Ragic，Techtron 建立了一個強大但又不失易用性的系統，不管是在現場服務、實驗室，還是行動實驗室的現場分析上都能幫到他們。不僅是每個專案花費的時間大幅減少，產品的品質也一併提升——更快送出檢驗結果，客戶也更滿意 。

每一個樣本——無論是石棉、黴菌、鉛還是水質——從收集到分析的整段過程都能被追蹤。Ragic 保障了監管鏈的透明度、也讓資料之間的關聯更明確。而且，這一切資料管理措施都符合 ISO 17025 標準。它成功取代了散亂的檔案，轉變為一個中心化、隨時可稽核的系統。

以他們的行動實驗室為例，當人員被派往現場時，他們會在現場收集並檢測樣本。分析師直接將結果輸入到表單上，報告就能現場產生。不用傳來傳去、也不用重複輸入。再也沒有分析師要把同一個專案編號抄到 3 份不同的表單上。這是 Techtron 能夠在數小時內交付結果，而不是得花上好幾天的關鍵。

稽核人員對 Techtron 報告系統的進化留下了深刻印象。起初在 Techtron 還沒寫出 Javascript Workflow 時，稽核人員就已稱他們使用 Ragic 做資料收集、培訓計畫的方法已經能在他們看過的實驗室中排名到了前 20%。加入 Javascript 讓自動化與資料驗證流程進化之後，稽核人員稱讚這是他們見過最好的系統之一。

「監管鏈」範例，非實際資料

專案管理

Techtron 的作業流程都是以一個「專案」為中心。每個客戶資料、樣本、分析結果與報告——所有資料都與專案掛鉤。而每個專案的本質就是客戶發來的的檢測需求，例如黴菌檢查或石棉調查。

因此，在 Techtron 的這套 LIMS 中，「專案」表單就是他們的營運中心。有檢測需求時，他們會在「聯絡人」表單建立資料以記錄資訊。接下來，只要按下列表上的動作按鈕，系統就會用這名聯絡人的資訊，自動拋轉產生一筆「專案」表單內的資料。

聯絡人表單與動作按鈕範例，非實際資料

實際上，「專案」表單有幾種不同的版本，它們共享相同的資料，只是為了應對特定用途，每種版本都有些許特殊設計。舉例來說，「排程」版本經過精簡，讓使用者快速輸入要要預訂專案需要的關鍵資訊；「財務」版本則專為會計團隊設計，專注於專案的預算和收入；主要的「專案」版本則讓員工能全面管理專案的各個層面。

Techtron 還在「專案」表單中，透過 Ragic 的內建功能以優化操作流程。例如：

1. 透過連結與載入，當使用者選擇特定的實驗室時，系統會自動填入相關的設備和試劑。選擇服務時，相應的時薪和最低費用也會自動載入。

2. 結合連結與載入與條件公式，他們建立了一套「價格計算器」，填入所有相關細節就能估算專案成本。

3. 透過動作按鈕與合併列印功能，按個按鈕就能根據專案資訊產生報告文件。

透過滑鼠點一點來建立表單之間的關聯，所有相關資料只要透過簡單的滑鼠點擊就能存取，Techtron 因此簡化了整個實驗室流程的管理方式。

報告產生與管理

作為一家檢測服務商，報告在 Techtron 工作流程中是至關重要的一環。配合 Ragic 內建的合併列印功能，他們可以輕鬆將結構化資料匯出至 Excel。接著，他們在 Excel 用 VBA 套用更進階的格式與邏輯，建立符合內部標準與客戶期望的報告。

這種開放性是 Techtron 長期堅定不移選擇 Ragic 的原因之一。雖然 Ragic 提供了穩健的報表功能，但它並不是專為 Techtron 所需要的檢測「報告」而設計。當出現更複雜的需求時，Ragic 支援跨工具的整合，提供了進階工作流程所需要的開放性。

設備與資源管理

透過將 Ragic 打造為 LIMS（實驗室管理系統），Techtron 建立了一套能夠更輕鬆地管理設備與資源的工作流程。舉例來說，每一台設備都被記錄為一筆獨立的資料，所有與這台設備相關的資訊、文件，甚至是校準的歷史紀錄，都能夠集中管理、彙整在下方的子表格內。

設備管理表單，非實際資料

「還沒遇過真的做不到的情境」

「沒錯，我們獲得了多方面的效率提升。John 從去年秋天以來做了許多令人驚嘆的事情，讓我們的效率提升到了新的高度。」

Josh 給了這套 Ragic 系統好評，大力讚揚了當初由他雇用、將 Ragic 的極限進一步推升的人——John，他自 2024 年起擔任他們的資料庫設計師。

Techtron 將 Ragic 用到極限，而 Ragic 始終跟得上。

除了連結與載入、合併列印、公式等原生功能外，他們還高度依賴自己寫的程式，尤其是在處理複雜的報告時。John 結合 Javascript 和 VBA 來鞏固自動化、設計進階的工作流程，同時節省時間並減少錯誤。

John 說：「Javascript 實現了複雜的自動化。我們目前還沒遇過真正辦不到的情境。Ragic 非常靈活，我對寫程式能做的一切感到非常滿意。你們的開發人員做得很棒，提供了我能想到的幾乎所有選項。」

有了 Ragic 的靈活性，挑戰極限並不會讓人感到困難、恐懼或掙扎。這已經成為 Techtron 工作文化的一部分。

打破景氣循環迷思，實現數據驅動的商業決策

Techtron 使用 Ragic 已經整整 8 年，在這段時間裡，他們收集了足夠的資料來重新思考如何經營業務。

過去公司內部常認為業務、收入的消長週期難以預測、也難以找出趨勢，他們通常相信一切都是直覺式的「景氣循環」。但隨著他們在 Ragic 中收集了更多資料，這種假設開始發生變化。他們審視了專案歷史，開始發現一些模式，並利用這些見解來引導決策。

有一個特別突出的例子是，他們有一位合作多年的客戶，可能甚至在 Josh 加入之前就已經在合作了。這名客戶的要求很高，單是產出一項專案的報告就可能需要高達 30 個小時。他們不喜歡接到這些工作，但他們從沒有實際數據來考量他們到底投入了多少時間和精力。

有了 Ragic、在 Ragic 上累積了足夠的專案資料後，他們實際算了一遍，發現在最糟糕的專案裡，他們每小時只能賺 10 美元。這樣明確的資訊讓他們決定停止接受這項消耗團隊精力的工作，將重心轉移到對公司業務更有效益的專案上。

「Ragic 讓收集和展示這些資料變得簡單，這給了我們信心，最終將會超出我們負荷的客戶從我們檢測團隊的工作清單中移除。」

透過 Ragic 擴展規模

Techtron 正準備擴大營運規模，計畫透過合資企業和潛在的加盟主進行擴張。在他們的藍圖中，每一位新夥伴都將能夠使用這套圍繞 Ragic 建立的系統，並且也能夠自由使用他們的行動實驗室。