騏峰塑膠用「每月半個員工」薪資，打造符合 FDA 標準的醫材產業管理系統
| 組織名稱 |  騏峰塑膠股份有限公司 |
| 組織類型 | 醫材塑膠供應商 |
| 面臨挑戰 | 1️⃣ 套裝軟體公版、僵化，難配合實際流程 2️⃣ Excel 資料散落翻找困難 3️⃣ 版本文件超級多，架了 NAS 也難找 4️⃣ 在外業務無法存取資料 |
| 導入效益 | 1️⃣ 把設計權還給使用者，輕鬆調整流程 2️⃣ 一張表單查看所有圖面，一鍵完成簽核 3️⃣ 在外吃晚餐也能手機查報價、發報價 |
| 選用方案 | 專業版 |
| 導入規模 | 27 人，預計替代整套 ERP |
| 應用類型 | 客戶報價歷史查詢、緊密連結產品與製程資料、QR Code 儀器履歷管理、圖面檔案與 SOP 管理、ISO 與第三方稽核需求 |
| 愛用功能 | 線上簽核、連結與載入、顯示從其他表單的連結、全文檢索 |
| 最滿意 Ragic： | Excel 式介面、客製化彈性高、輕鬆實現線上協作 |
「我們跟老闆說，你再用請半個人的薪水去管這些資料，其實可以讓我們省很多工，不用再去做這麼多事情。」騏峰塑膠的研發課長王任宏和業務經理、第二代的蔡沛如認為，對資訊系統導入始終抱持疑問的一代老闆來說，這句話是讓對方點頭的關鍵因素。
事實證明，這「半人份薪水」的投資，成效不錯。兩年來，騏峰客戶數從 200 家翻倍成長至 400 多家，公司卻能在人力幾乎零增長的情況下，靠著把套裝軟體不支援、只能散放在零散 Excel 裡的檔案，轉換為自動化雲端報價系統、圖面管理系統、QR Code 串接系統……等應用，消化了新增的工作量。
當轉型成為日常：塑膠醫材製造商的數位化挑戰
台灣的塑膠產業，其實是一個「很常面對挑戰」的領域。直到 2000 年左右，射出廠只要有幾台射出機，並且什麼案子都接，就能闖出自己的一片天地。不過，隨著 20 幾年來的金融海嘯、產業外移、國際高關稅壁壘等多重挑戰的來臨，「什麼都做」已經不夠，能不能有效整合生產流程、專業門檻、市場定位是否明確，決定了你能不能避免被淘汰。這次的故事主角——成立於 1988 年的騏峰塑膠，就是完成前幾波升級的存活者之一。
騏峰塑膠早在 1999 年就曾經接案製作安全注射針頭，並在 2002 年導入了至今仍是主力的「免針接頭」技術。到了 2008 年，騏峰塑膠隨著金融海嘯衝擊電子代工業的契機，果斷轉向技術門檻更高、流程更嚴謹的高階醫療器材領域，在 2012 年時也成功取得醫材領域高度重視的 ISO 13485。近十年來，隨著市場環境的變化，騏峰也持續嘗試透過 B2B 商貿平台等新型態的行銷方式，為企業帶來新的客源。
聚焦高附加價值的醫療器材製造，讓騏峰的營運樣貌，已不同於一般製造業的刻板印象。乾淨、流程控管嚴謹的無塵室與無菌設備、時刻有稽核人員到訪的作業環境、事事必須文件化紀錄的稽核規範，再加上產品本身的高專業度，都讓騏峰比傳統製造業承受更高的管理壓力。在這樣的背景下，能否建立一套穩定而有效的數位化營運基礎，成為提升管理效率不可或缺的關鍵。
然而，過去他們所採用的套裝軟體系統，始終只能滿足部分需求。當企業規模擴大、實際運作又需要高度彈性時，這套系統顯得力有未逮。
被套版系統「綁架」：流程不合用、時程沒彈性
騏峰塑膠有一個已經用了許久的套裝系統，之所以會讓他們意識到真的需要想辦法脫離這套系統，是因為他們發現舊系統的彈性不足，用起來也不直覺。研發端的王任宏說，其實舊系統中有很多系統商設計出來的公版，是他們不會使用到的，這些流程就不符合他們的習慣。蔡沛如則說：「我自己如果很久沒有用的話，可能還會忘記要怎麼用，需要去問同事」。
套裝系統往往會安排顧問協助導入，但安排給客戶的導入時程、「課表」往往也有點制式，缺乏彈性。他們回憶，當時系統商的顧問會排出每週的學習進度表，即使用不習慣，還是得硬著頭皮學，因為對方的時間都排得滿滿的，根本就沒有修改或延後的空間，陣痛期非常明顯。
在初步導入完成之後，王任宏也試著找顧問詢問一些功能上的調整或加強，不過令他出乎意料地是，很多在他眼中算是基礎的功能，實際上都被系統商鎖著，等待他們付費解鎖。讓他印象深刻的其中一個功能就是「批量導入」，如果能夠使用的話，其實在匯入、匯出資料時都可以方便很多，但無奈就是看得到卻摸不到。
在跟顧問討論修改流程時，他常常感覺到顧問只是想趕快把他們結案，所以往往只是給很多公版的零件、解決方案，事後再說不建議修改、改了可能會發生什麼問題，形同被公版系統綁架，又只能全程聽顧問的。
真的讓騏峰塑膠問到修改系統的可能性時，系統商就直接開出了破百萬的報價——單單一個模組的修改，成本已經遠超過當時導入的價格。
散落各資料夾的 Excel ：找個報價找到發瘋
過去，騏峰塑膠會利用 Excel 和 Word 來處理在舊系統上無法有效管理的資料，蔡沛如說，報價單就是其中一個例子。
在以前，騏峰塑膠會把一整年的報價紀錄都放在一個 Excel 檔案中，所以從 2015 年到 2020 年，所有報價紀錄都被藏在這 6 份 Excel 表。蔡沛如說，如果想確認之前有沒有報過更優惠的價格，那麼就會需要一張一張打開來看，統整出這位客戶的所有紀錄後，橫向比對哪一張表裡有最低的價格。
在這個過程中，其他業務工作也不能停下來，蔡沛如說他可能一邊接著客戶的電話，一邊找著不知道到底存不存在的優惠價紀錄，常常需要一心二用，或者中斷原本的工作來找報價，常常找到快發瘋。
另一方面，騏峰塑膠在報價時，更習慣使用 Word 來製作報價單，雖然介面更適合製作文件了，但它並沒有像 Excel 一樣方便的公式計算功能。所以當他們在製作報價單時，手邊一台計算機常常是標準配備，一邊需要用鍵盤填資料，一邊又要不停按計算機，人工錯誤的風險高，手動這樣填資料也很耗時。
NAS 協作不方便：外網連不上、資料還是不好找
儘管過去騏峰塑膠試圖讓公司更數位化、線上化一些，也在公司內配了一台 NAS，但實際使用起來依舊無法解決資料散亂的問題。王任宏說，其實這些放上 NAS 的檔案就是「死的」。
舉例來說，如果要在 NAS 上填寫試模單，那模具的詳細資料都也還是要一個一個填，不可能選定了一個模具的編號，就把所有資訊帶上去。
另一方面，權限控管的細部設定也不足。NAS 裡自帶的共同編輯試算表還是很容易在多人編輯之下，互相改到各自的資料，操作上也很容易衝突。
而且為了保障資訊的安全性，騏峰塑膠的 NAS 也沒有開放讓公司外的網路存取，所以即使把資料放上雲端，它也無法協助常常在外跑的業務，還是必須回到公司內才能下載資料。種種限制、操作體驗綜合起來，NAS 用起來根本就像是換個位置的 Excel。
No Code 選擇多，評估起來 Ragic 更適合
多種方案並行，卻始終無法得心應手管理資料的騏峰塑膠，在某次與客戶的交流中發現了一條新的道路——王任宏說，他們發現有一名客戶使用 FileMaker 建立了屬於自己的資料庫之後，因緣際會了解了 Low Code 和 No Code 的概念。
王任宏知道，No Code 是讓騏峰塑膠可以「擺脫顧問」的方式——在簡潔的雲端介面中，只要靠滑鼠拖拉、鍵盤打打字，就能建立資料之間的互聯勾稽。同時，導入的節奏、過程可以隨著自己的步調，訂閱方案也自由彈性，不一定非得花大錢找人諮詢。他因此開始上網找出許多 No Code 的解決方案，試圖讓騏峰塑膠脫離資料管理難題。
除了客戶使用的 FileMaker 外，他也找了包括 Airtable、Kintone 等 No Code 工具一同進行評估，但大多數的選項要不是費用太高，不然就是設計起來還是稍嫌複雜，也有些工具用起來就只是單純的「表單」，只能一筆筆資料慢慢看，沒有辦法用像 Excel 一樣的方式，快速瀏覽多筆資料。
在經過一系列的研究與評估後，蔡沛如和王任宏敲定了心儀的工具——就是長得像 Excel，但是簡單操作就能建立連結關係，導入價格相對低的 Ragic。
Ragic 如何賦能各部門？應用場景全解析
雖然騏峰塑膠目前在 Ragic 上仍是「現在進行式」，尚未完成所有導入階段，但王任宏並不擔心，因為這本來就在他們規劃之中。他持續默默地在 Ragic 上建立新的表單流程，也可以搭配公司內的「風向」，安排每個階段的上線時程，這樣一步一腳印的步調讓整間公司可以相對溫和地轉換習慣。
那麼，騏峰塑膠在 Ragic 做了哪些事，為不同部門賦能、提升效率？一起來看看吧！
業務報價有效率：秒速翻出歷史報價，隨時隨地都能接單、回客戶
正式導入 Ragic 之後，過去讓蔡沛如找到發瘋、宛如大海撈針的「翻報價」過程，可以藉由簡單的設計變得輕鬆很多。在 Ragic 上，多年的報價可以存在同一張表單裡，不需要像使用 Excel 一樣，得「分流」避免檔案過大、當掉。
設定了連結關係後，騏峰塑膠的業務除了在填報價單時，可以自動帶入許多客戶與商品的詳細資訊，甚至為來自四面八方的客戶，因應他們的習慣、適用的貿易條規，擬定了不同的「注意事項資料」，填報價單時就能夠更自由搭配出屬於他們的報價單格式。
這些設計除了讓他們免去過去報價單只能整張手動填寫的窘境外，更能直接在客戶與商品的資料頁上，自動彙整出過去的報價紀錄——客戶來電時，只要點進對方的資料頁，過往針對這名客戶報了哪些產品、報出的價格是多少，通通都能一眼看出。
蔡沛如也說，圖面、產品資料全部都放到線上，跟以前比起來就方便很多。騏峰塑膠有超過一半的客戶來自美國與其他國家，很多時候，客戶並不會在台灣的上班時間詢問、發需求，但以前即使配了一台 NAS，業務都還是必須在公司內才能連上線。
他在短影片上分享：「在吃飯的時候，也同時跟著海外客人對話，因為圖面都放在 Ragic，馬上就能看到尺寸適不適合他的需求，也能即時回覆客戶，同時對接客戶。」他也提到，如果他人不在公司，現在也可以第一時間打開 Ragic 的手機 App，直接把截圖傳給對方，跟對方說明會在隔天的上班時間發出正式報價單，減少客戶等待時間。
隨著 Ragic 上線，業務課管理客戶與報價的過程相比以前輕鬆很多，這讓他們即使這 3 年內的客戶量直接從 200 名翻倍成長到 400 名，依舊可以在現有的人力下順利完成業務工作。
研發文件好整理：簽核更省心、輕鬆找出瑣碎歷程與操作標準
騏峰塑膠會為一個系列製作多種不同的規格品，每個規格品都有各自的「品號」和「圖號」，區分像是螺紋、顏色等式樣。不過這些規格品的核心設計一般都相同，會共用一張「設計圖檔」。
在研發課，王任宏也製作了一套流程包含簽核到資料更新、上傳的「圖面管理系統」，確保過程更透明，也讓整間公司填寫產品資料時，一定都會用到最新版本的圖面。
這些設計圖檔在過去，每一次有設計變更時，都得走非常繁瑣的簽核流程——公司內會有一張紙本的「簽核總表」，在工程部與業務課的員工手上流通，但畢竟只有這麼一份以紙本形式傳閱的總表，其他人要隨時確認簽核狀況並不容易。
在完成簽核之後，文管還需要為圖面蓋上發行章，才能上傳成電子紀錄。由於 ISO 13485 對「電子簽章」的規範比較嚴格，在過去，如果圖面本身就是電子檔，那麼他們甚至得先把圖面印出來，蓋完章後再掃描、上傳回去。所以在 NAS 裡的圖面，其實有一部分是清晰度已經失真的文件。
王任宏也提到，過往使用 NAS 時，每一個圖檔、每一種圖號，都要分開建立在不同的資料夾，如果一個系列的圖檔對應到 10 種圖號，那麼不管是要找特定圖檔，還是需要更新資料，就得一一翻過每一個資料夾、確保裡面的檔案無誤，而且圖檔上傳完畢之後，他們最多也只能通知其他部門，沒辦法強制讓其他人都自動更新到最新版本的圖檔，造成資訊更新上的落差。
導入 Ragic 後，騏峰塑膠的研發流程變得更有效率：研發人員會為每個品號與圖號建立專屬的資料，並透過連結與載入，將它們連結到適合的圖檔上。
接下來，工程部與研發課的成員就能在一張「圖檔上傳作業」將準備更新的圖檔資料上傳，這樣一來，所有相關人員就能直接上網查看，進度更透明，不再隨著紙本失蹤。
文管在簽核這些圖面時，由於 Ragic 的簽核功能符合 ISO 13485 與 FDA 標準，因此也不用列印出來再掃描回去了，直接到另一張表單批次簽核，就能完成原先瑣碎的作業。
一番操作下來，如果設計圖有任何變更，旗下的產品就都不用一一替換圖檔，表單上會隨時更新資訊，整間公司也都能一次帶入最新版的圖面。想查詢圖面修改沿革，也只要到圖檔上傳作業就能一次瀏覽多個版本的圖面資料。
「會動的操作說明」研發與產線溝通零障礙
王任宏與蔡沛如也分享，過去所有的操作說明、SOP，通通都是紙本印出來的，但操作步驟要拆解到什麼程度、印出來好不好讀，常常造成溝通上的困難：「他們甚至會說，你不下來教我，我就不做任何動作」這不是產線的人特別難搞，而是醫材製造真的不能馬虎。
藉由 Ragic 的檔案上傳欄位，產線人員終於不再只能跟靜態的紙本乾瞪眼，跟研發端拉扯。直接上傳影片，就能讓每一步的作業員知道應該到哪個機台做哪些事，這些會動的操作說明，讓研發與產線減去了長期以來的溝通問題。
超囉嗦的 ISO 認證也不怕，多種功能保障「確效」
為了進入醫材這種稍有不慎就會引發危機的領域，ISO 13485 幾乎是不可或缺的敲門磚。同時，各國也基於這個認證標準，推出各自的法規要求，舉凡台灣的 SGS，以及美國的 FDA 都包含在內。
為了確保絕對的安全、可追溯性，這些相關的規範都非常囉嗦，王任宏提到了 ISO 13485 中規定的「確效」——它指的是，你所使用的每項工具、經過的每個流程、細節，都有完備的文件佐證，並且確定能夠達到原先預期的標準。
王任宏曾經多次來信，以及與稽核機構討論，確定了使用 Ragic 也是能夠被認可符合確效的工具。蔡沛如分享，在 ISO 13485 的規範中，如果以紙本的方式留存文件，那麼為了能夠追溯修改的軌跡，他們的所有塗改都需要嚴格遵照 SOP——先用筆在原先的文字上畫刪除線，再在旁邊寫下修改後的文字，並在同一處簽名、蓋章並押日期。
王任宏則進一步向我們說明，ISO 13485 的原文其實都只有講到「紀錄」（Record），不一定非得是紙本形式。因此 Ragic 當然可以用，而且像是修改資料後自動在後台留下的紀錄，就可以取代原先複雜的操作 SOP，誰改的、什麼時候改的、把什麼改成什麼，通通無所遁形，讓他們管理文件更方便，不需要每次都大費周章塗塗改改。
另一方面，像是 FDA 也要求文件的簽核必須有適當的身分認證措施，以紙本為例，就是必須印出來再簽名，必須要能夠辨識是「本人親簽」，不是單單在文件上放一張簽名檔就了事，所以一份文件總是兜兜轉轉才能簽核。「本人親簽」的需求，在轉到 Ragic 的電子簽核之後也變得簡便很多——設定簽核時，勾選嚴格身分驗證，就能確保使用者在簽核時必須再次輸入自己的使用者密碼了。
回想起一開始導入 Ragic 的過程，王任宏也坦言，在軟體確效這一塊，他們一開始很擔心「風險評估」卡關——如果軟體的生命週期到了，或者面臨倒閉的話，供應商會怎麼善後。知道 Ragic 會轉為開源但不再維護之後，王任宏也才放下心來。
1 個人顧 300 台儀器，貼上 QR Code 就搞定
在轉型成醫材供應商之後，騏峰塑膠在製造流程上的嚴謹程度，相比於傳統製造業也大幅提升了許多，每個步驟都得盡可能細膩、品管也十分嚴格。蔡沛如說，騏峰塑膠廠內的 300 多台儀器，大到固定機台，小到游標卡尺、濕度與溫度計，通通都需要定期量測、校正，確保運作工況符合預期。不過，被安排負責這項工作的人只有 1 個。在過去用紙本紀錄的時候，往往就得從一疊厚厚的紙本中，翻出各個機器的紀錄表，既沒有辦法精準掌控校正的期限，更容易因為手寫產生人工錯誤。客戶或稽核方來檢查廠內狀況時，翻起這些文件也麻煩。
採用 Ragic 之後，負責儀器量測的人員首先可以在資料庫內，直接透過篩選看到每一個儀器目前的狀態，確認大致上有哪些儀器可以準備下一次的量測：
在完成校驗之後，他們就會直接透過這些資料的 QR Code 標籤來當作「QC Pass」貼紙。如果有客戶或稽核方要來廠內看，掃一下儀器上貼的標籤，就能直接取得所有量測紀錄與最新狀況。既不用翻紙本，也不怕手寫看不懂、錯誤率高。
蔡沛如說，他們一開始其實也沒有很敢貿然把這種方式導入廠內，所以他們初期也是比較試探性地問客戶，想確認這樣的呈現方式能不能被接受，客戶紛紛說這是「峰值體驗」之後，才建立起更強的信心。
除了管理儀器之外，騏峰塑膠的 QR Code 大法也應用在不良品的管理上——王任宏說，業務偶爾會收到不良品的客訴，為了提升產品品質，騏峰塑膠會把這些不良品收回廠內，看看後續要做什麼樣的處置。
過去騏峰塑膠管理不良品的方式，就是印出一張完整的報告單，直接貼在不良品上，避免誤拿。這樣做的缺點是，如果後續有針對不良品或整個批次做任何處理，紙本的單子也不可能更新。
導入 Ragic 後，他們也如法炮製，在不良品出現的時候，第一時間也會透過客製列印報表印出一張不良品識別單，並且加上這個不良品的資料 QR Code 條碼，讓品管人員在看到不良品時，拿出手機就能看到不良品的最新資訊與處理狀況。
二代導入經驗談：傳統老闆重「實務」，就用具體數字算給他聽
蔡沛如說，因為製造業的一代老闆大多非常很在意「摸得著」的投資，強調錢要花在刀口上，所以在廠房、設備上，往往會給出更寬裕的預算。另一方面，老闆之間也會分享各自導入系統的經驗談，又加上騏峰塑膠在舊系統上，其實已經花了很多心力、預算，心中自然對「又要換系統」這件事有很多的疑慮、恐懼。
這時，只是單純跟老闆說「資料太多、很難處理」的話，老闆恐怕會只想著多請一個人。那麼，不如直接精算出各式各樣的價格，用最實際的數字，類比成最實際的「人力」來說服老闆。這也是為什麼，他們最終跟老闆說的是：「只要每個月再用半個人的薪水，就能讓大家都少很多工，把時間放在更重要的地方」。
而騏峰塑膠「多請半個人」至今已經三年了，王任宏說，除了財務課還是比較習慣舊系統外，很多流程、部門已經漸漸搬到 Ragic 上，建立出一套新的習慣，他也預計在未來的幾年中，慢慢讓公司達到 90% 的無紙化，讓資訊儲存與傳遞更有效率。
做好導入規劃，也能提升說服力
除了單純用人力、成本吸引老闆的目光之外，王任宏與蔡沛如在評估導入 Ragic 時，也在「規劃」下了非常多的工夫，也將所有工具的比較、方案與人數的計算，甚至是導入的時程，全部都製作成了一張簡報。蔡沛如說，他們從 2022 年開始規劃、一步步地將資料線上化。為了最大程度減輕變數，ISO 13485 相關的資料也都排在比較後面上線。
也許這樣的完整規劃，更能讓老闆與其他部門的人們相信，這個導入不僅僅是一頭熱，而是已經做好了完整的願景、循序漸進，只等著大家點頭一起走的。
時至今日，雖然騏峰塑膠還沒能將所有的工作流程都放上 Ragic，但王任宏還是強調，經過他們的評估，與使用到現在的感想，其實 Ragic 對他們來說，也是可以一步步將原有的系統替代掉的。現在，王任宏也還是繼續隨著公司覺得舒服的步調，一步步將新的功能、流程放上 Ragic，期待在未來不用再同時需要操作舊系統與 Ragic，可以一站式地用 Ragic 滿足原先需要整套 ERP 的功能。
