告別混亂 Excel：nozzle quiz 如何整合寄賣資料 即時掌握各通路庫存數字

「採用 Ragic 後我認為最大的改變是，我們只需要進行一兩次教學，然後客戶就不太需要再來找我們要資料，他會發現自己上資料庫下載比較快。我們節省了非常大量的人力，並且改善了資料混亂的問題。」nozzle quiz 的負責人范博淳說。

潮流襪起家的服飾品牌 商品和庫存管理是關鍵

nozzle quiz（後研設計）是台灣少數由本土團隊研發的服飾品牌，由盧鉅泰與范博淳（以下簡稱范）於 2017 年共同創立，目前團隊規模不到 10 人。品牌一開始以時尚機能襪為主力商品，主打結合街頭時尚風格與機能性，後來逐步拓展至配件與流行服飾的開發。不僅在台灣市場深耕，也積極進軍港澳、日本、東南亞與歐美市場，是少數在國際市場上積極拓展外銷且已有成績的本土服飾品牌。

品牌名稱「nozzle quiz」源自針織機的機頭紗嘴 nozzle，結合了對製程、設計與流行探索的 quiz。與多數潮流襪品牌不同，nozzle quiz 的花樣設計並非以印刷呈現，而是直接織入襪身，融合了街頭穿搭的率性造型表現與人體機能需求，也呼應了品牌精神「無界限探索」，陪著用戶一起在都市與荒野中穿梭移動。

創辦人范分享，nozzle quiz 屬於服飾零售業，定位為「中價位的獨立服裝設計師市場」。這類市場規模相對小，但商品汰換率快，每一季都必須推出全新產品，因此商品資料的管理對他們來說非常重要。

同時，庫存管理對他們來說也是關鍵。由於 nozzle quiz 並沒有自營實體門市，而是透過自營電商、經銷與寄售方式販售，導致他們需要掌握多通路的庫存數字，才能確保商品供應無虞。而對寄賣店家來說，正確的庫存資訊也很重要，他們必須依此判斷哪些商品還能下單。

范進一步補充，他們所面對的用戶類型非常多元，電子化程度差異極大，因此如何讓資料存取更快速、減少人力成本，並同時滿足不同用戶需求，就成了最大的挑戰。

管理上遭遇的挑戰

單機 POS 無法和寄賣店家同步庫存 手動整理可售商品清單超耗時

nozzle quiz 的所有資料，例如庫存與商品資訊，經常需要分享給經銷商和寄賣店家。但過去他們的是免費的單機版 POS 系統（ONE-POS）管理庫存與銷貨單，系統僅能在本機端操作，無法與外部寄賣店家同步庫存變動。因此，要處理銷貨接單的工作時，他們還需要另外手動將 POS 上的資訊整理成一份 Excel 商品清單。

這份清單大約每兩週就要依照庫存與可售品項重新整理一次，還要排版、對格，過程既耗時又繁瑣。這些倉存數字都只能用本機端操作時，一旦發生盤差，就很難快速找出原因或解決方案。

更麻煩的是，當客戶（經銷商）要下訂單時，他們還必須依需求修改商品清單，再將商品照片的資料夾連結從雲端硬碟逐一複製到 Word，整理好後再將整包資料寄給客戶。有時客戶忘記先前的檔案存到哪裡了，會跟他們重新再要一次，他們就得再花時間處理。這樣來回整理與傳遞資料的流程，耗費大量人力與時間。

因此，范希望能建立一套線上的電子資料作業系統，讓經銷商與寄賣店家可自行操作進出貨，當出現誤差時也能追蹤原因，將品牌方的責任降到最低。

Excel 管商品資料、生產流程 檔案四散混亂

由於先前使用的 POS 系統並不支援商品規格管理，他們過去主要靠檔案命名、資料夾分類，以及 Excel 或 Word 來整理商品資料。每一季都得花費大量人力和時間建立商品規格文件，條碼標甚至還得用 Adobe 繪圖軟體製作，不僅耗時，錯誤率也高。

更困擾的是，每隔一段時間，資料歸檔不當常導致檔案遺失，或者雲端上散落大量相同版本的複製檔案，造成版本混亂。「過去就發生過雲端有過季兩年以上的舊版本圖片，卻沒有人發現就直接用了。」

除了商品資料外，他們過去也靠 Excel 管理生產流程。「我們做服飾業，它的商品的組合非常的複雜。一個商品的開發過程，會有布、副輔料、拉鍊，然後還有樣品費用的攤提，整個算起來才會變成它的生產系統。」

以往他們會用一個龐大的 Excel 表格來管理所有資料，他們稱之為「超級表格」，把貨品、預估產量、物料需求、單價、單件數量、供應商、生產商等所有資訊全塞進去。這個表格複雜到只有創建的人才懂得怎麼使用，因此某些資料管理、計算的工作，永遠只有一兩個人能操作。如果負責的人離職，就會陷入完全無法交接的困境。

採用 Ragic 後：資料集中管理 外部用戶可自行查看

范說，他們會開始接觸 Ragic，最初是因為想找一套能做「生產管理」和「進銷存管理」的工具。雖然曾經嘗試過 kintone，但覺得使用上不太直覺。後來同事看到 Ragic 的廣告，他研究後發現 Ragic 與 Excel 的介面相似，操作容易上手，公式邏輯也很接近。研究一個月後，他便嘗試用 Ragic 將貨品與半成品的進銷存管理系統建立起來。

採用 Ragic 之後，范將最核心的庫存、商品、生產管理資訊，建立成一組互相串聯、資訊同步的表單，不僅可以分別查看不同經銷商倉庫庫存，也有統一的商品主檔能夠彙整商品的庫存總數，還方便隨時透過連結讓外部用戶線上查看。他認為 Ragic 對 nozzle quiz 來說有兩大效益，一是「資料的唯一性」，第二是外部的「可訪問性」：

資料用統一格式集中管理 避免四散與版本混亂

在導入 Ragic 之前，nozzle quiz 在管理商品資料時，常遇到檔案遺失或版本不一致的問題。范認為，確保電子資料「唯一且正確」才是最關鍵的，而不是讓檔案因人員異動或不同的歸檔習慣而消失。

採用 Ragic 後，所有資料都集中在同一平台、以統一格式管理，再也不會出現資料四散或版本混亂的狀況。范說：「Ragic 的資料最初就是以設計架構的方式去建設的，因此你可以很信賴資料以統一的格式被封存在固定位置，你可以隨時調閱他，並且不會佚失、不會有版本覆蓋等狀況。」

非公司成員可自行填寫訂單、查商品庫存 省下一個資料整理人力

過去，他們每次要將庫存或商品資料提供給經銷商或寄賣店家這類的非公司使用者時，都需要專人整理，還要依客戶（經銷商）特定需求額外處理，導致人力消耗大，流程不統一，還容易導致資料混亂。

現在透過 Ragic 細緻的存取權限和外部使用者功能，非公司用戶可以在線上自行填寫訂單、查詢所需資料，不僅簡化了流程，也等於替公司省下一個專門負責整理資料的人力。

Ragic 優點：客服回應明確 節省使用者時間

除了唯一性與可訪問性這兩大效益之外，范還特別稱讚 Ragic 的客服。「你們的客服有一個很好的地方，就是辦得到還是辦不到，Yes or No 的回答會很明確。」

他說，多數企業客服往往被教育不能說 No，導致回覆模糊，甚至明明做不到卻硬要給錯誤訊息，反而浪費使用者的時間。相較之下，Ragic 的客服會直接說明能不能做到，讓他能立即判斷，不必再繞圈子。

那麼，目前 nozzle quiz 在 Ragic 上究竟管理了哪些面向呢？以下我們就舉幾個重點來介紹：

1. 商品資訊集中管理 省下重複輸入時間

導入 Ragic 後，nozzle quiz 才真的有辦法比較系統化的對商品進行多規格管理，節省大量重複輸入的時間。他們最早是透過「商品主檔」來集中管理各種顏色、各種尺寸的商品資訊，一個商品可能會有三個顏色，各三個尺寸，總共就有九個品項，管理商品資料的人就要 key 九次一模一樣的樣式，很花時間。

後來他們額外建立了「核心母檔」，用來記錄商品的基本資訊，並設定「核心貨號」作為編號。尺寸則由「商品主檔」來區分，透過核心貨號加上尺寸生成「品牌貨號」，來標示不同尺寸的商品。商品主檔會連結到核心母檔，像商品描述這類共通資料就能自動帶入，避免重複輸入。同時，核心母檔還能透過參照子表格，集中管理該商品的所有尺寸。

他聽說有些業主沒有為不同尺寸或顏色的商品設定不同貨號，結果同一個貨號（例如 AAA-BB-007）同時代表了不同尺寸、不同顏色。這樣的做法，對倉管與銷售人員來說簡直就是一場災難。

樣品主檔管理商品組成和成本 商品開發流程一次搞定

由於商品的生產流程牽涉到許多細節，從商品開發流程的管理，到商品組成與成本控管，先前他們用 Excel 管理簡直是一場災難。導入 Ragic 後，范建立了一系列生產管理表單，不僅能清楚追蹤商品開發進度，也讓資料整理更有條理。

范說，在商品開發的最初，他們會先建立一個 「樣品主檔」，記錄樣品的開發進度、價格、尺寸、顏色等資訊。樣品所需的布料、副料、拉鍊與成本等細節，則透過子表格來記錄，避免資料散亂。樣品主檔中還會標示生產商、打樣是誰與樣品在哪裡，這些都是生產需求。

這樣的管理方式，也讓樣品費用的攤提變得清楚簡單。范舉例：「譬如說我做這件上衣，打樣花了三萬塊，那我做五百件跟做兩百件，攤提就是不一樣。」如果沒有資料庫管理，他們每一季都得新開一個 Excel 檔，手動複製前一季的廠商資料。不僅檔案龐大難以維護，而且因為每一季的格式不見得都是一模一樣，導致工作難以交接，只有負責的那個人會做。

當樣品開發完成、進入生產階段時，只要透過一個拋轉按鈕，就能將樣品主檔的資料轉入核心母檔。這些表單不僅能管理商品組成與成本，更能完整追蹤生產流程。

一鍵展開 BOM 表 精準抓料更省時

范說，服飾生產過程中，必須掌握每件商品所需的各種副料與輔料。因此，他請工程師朋友協助開發了一個 BOM 表（物料清單）的功能。

他們的設計方式是：只要在表單中選定要生產的商品並輸入生產量，系統就會自動 BOM 出這個商品所需的所有副輔料及數量。表單上還設有「建議 Loss」欄位，可以讓他們自行設定損耗百分比。填寫完成後，就能直接交給抓料同仁依表單資料進行備料，大幅減少自行計算的時間。

自動產生條碼標 省下大量人工對照時間

另外，nozzle quiz 的單品條碼標，以往他們是透過 Adobe 的條碼字型，一個一個 key 貨號來排出條碼。范說，以前光是要排一個條碼就要花 20 分鐘，一季有 20 個商品就要花兩個小時，而且過程中有沒有 key 錯也不知道。

「以前可能要兩個人檢查，我做完了你檢查，你檢查完他檢查，都沒有問題，再印還是會錯。而且有時貨已經送到廠商手上，廠商說：『你們系統或表單是這個貨號，可是東西是那個貨號。』」

現在他們用條碼欄位產生條碼，條碼會自動依照商品主檔上的品牌貨號生成，再透過客製化列印報表印出，確認沒有問題就可以了。范說讓他們「省下很多人工對照的時間，因為資料就長那樣不可能會有錯。」

2. 每筆庫存異動都有紀錄 寄賣店家可即時查詢庫存

由於經銷商的庫存他們也需要管理，因此他們建立了一張經銷商與倉庫的表單，來管理經銷商和倉庫的資訊和庫存。每個經銷商相當於一個倉庫，也會有一個專屬的倉庫編號（例如 DL-0001）。另外，即使實體倉庫都在公司，他們也可以依照功能進行分類，來設定虛擬倉庫，例如將已採購而未到或開發中的預接單商品的虛擬倉設定為 Cloud 和 Pre-order。

這個倉庫編號加上商品主檔的貨號，就會變成「倉存號碼」，可以用來管理每個商品在每個倉庫的庫存數量。他們透過出庫、入庫、調撥、盤點四張表單管理庫存異動，使用者在這些表單的子表格上填寫異動數量，再透過更新別張表單欄位值的動作按鈕（例如：確認銷貨）就能更新庫存數量，每一次庫存異動都會被記錄下來，不需要額外到倉庫核對，外部用戶也可以隨時查閱最即時的商品庫存狀態。

此外，由於商品庫存表已連結到經銷商與庫存表單以及商品主檔，他們也在這些表單下方建立參照子表格，可以直接在這兩張表單上查看每件商品在各店面的剩餘庫存。

3. 寄售店家可自行查詢下單 不再需要專人花一整晚整理資料

「過往我們將該季度的所有商品，整理成一個雲端資料夾連結提供給客戶， 三年前做這個事情，每兩個禮拜需要空一個晚上來整理一次資料。現在就是不需要這個人，不需要空出一個晚上。經銷商可以依照我們設定好、可供外部用戶訪問的報表查閱商品資料，直接下單，接單工作就結束了！我覺得這個就很有差。」

因為平時每一筆庫存增減都有紀錄，他們會用分群報表產生的「可供貨商品表」，讓寄售店家想訂貨時可以自行查看可訂購商品，並透過內嵌表單直接嵌入的功能，生成一張「選品單」，讓店家直接下單。

范說，他還用 Ragic 內建的內嵌表單功能，做成資料庫查詢瀏覽介面，讓客戶可以自行查詢商品資訊。他說現在他都跟客人說不用問他，去那裡找一定是最新的，只有一個版本。

此外，商品照片已經透過圖片上傳欄位放在商品主檔中，店家在查詢時就能自行查看個別商品的資訊，並透過網址欄位連到雲端硬碟下載照片，不必像以前一樣，耗費很多時間一個一個複製連結，提供照片給客戶，省下大量時間。

而當官網或蝦皮有客戶下訂單時，他們只需每天一次透過這些平台產生撿貨單，再手動 key 單即可。無論是 B2B 還是 B2C 訂單，現在都能集中在 Ragic 上管理。

外銷超方便：輕鬆更新匯率 不用再手動查找

由於 nozzle quiz 也有經營國外市場，因此商品資訊的國際化與國際報價非常重要。他認為台灣的商品要出口，尤其是像他們這種量體小的商品，最大的問題第一個是物流跟官宣，第二個是商品資訊的全球化。像他們就很要求一定都要有中英文的商品資訊，而且要有國際報價。

他說，以前用 Excel 算匯率時，需要先去 Google 搜尋匯率，再手動寫公式，每次整理新的報價單都要重複這個步驟，非常耗時。現在他建立了一張匯率表，透過 Ragic 的匯率欄位可以更方便的定期更新匯率，客戶下單時不需額外操作，即可帶出所需匯率，效率大幅提升。

4. 追蹤客服案件成因和處理進度 助提升產品品質

范說，他們以前的客服案件都是用手寫記錄，但今年農曆年前做秋冬的 Winter Sale 時，客服案件忽然變多，手寫已經無法應付。於是他用 Ragic 做了一個 1.0 版的客服系統，後續再逐步更新優化。

現在，只要有新的客服案件，他們就能直接新增一張案件派工單，記錄案件來源是哪個平台、需求（如退換貨、維修、活動資訊或商品狀態詢問等）。過去要查找和客戶的對話非常麻煩，他們現在直接在「溝通管道」欄位貼上對應平台的連結，方便追蹤。

表單下方還能記錄客戶詢問的商品及問題，而「執行步驟」子表格則可以用來追蹤案件的處理進度。因為客服工作經常需要交接，例如前一位員工已經叫件，但物流尚未收貨，就會先把叫件編號寫上去，下一位員工只需更新物流狀態即可。這樣一來，當客戶詢問時，就能立刻查看案件處理進度，快速回覆。

此外，他們還用分群報表的功能，做了一份「品質提升報表」，專門分析常出錯的問題。例如，如果最近工讀生常常包裝錯誤，報表就能清楚呈現相關資訊。

這份報表每個月固定提交給產品部，客服人員會先評估並記錄瑕疵原因，以及後續處理方式；如果不確定，再與產品部進一步確認，最後在會議上討論，並將處理結果回填進系統。

這些回填的資料，會再被整理並登錄到產品開發指南中，並在進工廠生產、簽合約前印出蓋章，作為正式紀錄。白紙黑字的資料不僅能作為與工廠溝通的重要佐證，避免爭議，也能幫助他們逐步提升產品品質。

5. 工作分配一目了然 工作說明書方便交接參考

范說，在內部管理方面，目前他們除了有張表單讓員工打卡、請假、外勤、加班申請之外，還設計了一張「員工球員卡」。這張表單除了記錄基本的人事資料、薪資異動紀錄等資訊，也包含員工負責管理的工作內容、他們參與執行的工作內容、性格雷達表和就職動機等資訊，讓主管或同仁能快速了解每位員工的背景與專長。

此外，他們建立了一套「薪酬計分系統」，將每個部門、每項工作的「貢獻值」定義清楚，並與薪資連動：貢獻值越高，薪資就越高。員工球員卡上的所有工作內容都會連結到這個系統中。這套系統不僅讓薪資透明，也讓員工清楚知道自己的職責範圍，避免職責模糊。只要翻閱「員工球員卡」，就能立即查到每個人負責的工作。

除了人資管理，他們也用 Ragic 建立知識庫與工作說明書。每位同仁需將自己的工作方法紀錄並統一保存起來。這不僅幫助他們產出不同職務的教育訓練文件，未來新同事或其他同仁若有問題，可以先查閱文件再提問，資深員工也能直接調閱文件給新人，離職交接也更順暢。

在會議管理上，他們也透過 Ragic 提升效率。過去開週會前，主持人需逐一詢問大家當週工作與進度，光是整理資料就要耗上一兩個小時。現在他們設計了一個派工單系統，每個工作都透過派工單記錄，開會前只要提醒大家 20 分鐘後要開會，快去更新自己的派工單，完成後將報表印出即可開會，大幅提升效率。

范認為，選對時機導入管理系統非常關鍵：「我覺得這個時間點很適合做這件事，因為差不多開始要做管理了。這時候導入管理系統，還算沒有摩擦力。如果二十個人就很難導入，七八個人的時候很適合，又不會看不到效果。一定要有人被管，你才會知道這個東西有沒有效，就這個時間點上很適合。」

持續擴充應用 打造真正的一站式整合

范表示，他一直希望能有「一站式整合工具」，讓所有流程集中在同一平台。但過去無法做到，導致資料分散在不同工具裡。

「只要東西沒有整合在一起，就很容易遺漏。」他舉例，以前樣品主檔放在 Excel，就會因為麻煩而不想回填；但當這些流程都集中在同一個系統時，阻礙自然消失。

他補充，理想的狀態是把所有管理工具都整合到 Ragic，而不是依賴額外的生產力工具，否則資訊容易分散，管理難度也會增加。也因此，他們退訂了原本使用的 Swingvy 人資系統，改用 Ragic 自行設計專屬的人資系統。

談到近期進展與未來規劃，范跟我們分享，他們目前已經在 Ragic 上陸續新增更多管理工具，例如專案管理系統的結案報告，以及未來一年半的年度行事曆。雖然目前財會的損益表和現金流量表仍是透過 Excel 製作，但他希望未來也能將會計系統整合進 Ragic，讓所有流程真正實現「一站式管理」。