租寓如何用 Ragic 提升房源管理效率？收支報表製作從 5 天縮短至 2 小時

組織名稱	租寓平台股份有限公司
組織類型	包租代管公司
面臨挑戰	① 報價單格式易錯亂、重複 Key in 費時 ② 工作流程散落在各式工具中，難以管理
導入效益	① 收支報表製作省時，5 天變成 2 小時 ② 自建社宅管理系統 節省數百萬開發成本 ③ 客製化彈性 各式各樣行政庶務管理都可用
選用方案	專業版
採用規模	30 人規模的包租代管公司，管理超過 1000 間房間，服務逾 5000 名租客
應用類型	報價單、裝潢專案流程管理、收支報表製作、自建社宅管理系統、業績和內部請款等行政庶務管理
愛用功能	連結與載入、子表格、多版本表單、公式、合併列印、API 串接、內嵌表單、篩選、條件式格式
使用頻率	每天
最滿意Ragic：	客製化彈性高、串接和自動化方便、可整合所有工作流程

你或許在 YouTube、IG 或 TikTok 上看過租寓的租屋開箱或老屋改造影片，對他們的印象可能是影片有趣、高顏值的主持人，或者是能把原本複雜的房地產知識講得既生活化又吸引人。但其實，租寓不只是房地產相關的自媒體，他們也是一間專業的不動產租賃公司，所處的產業便是近年來越來越熱門的「包租代管」業。

包租、代管、裝潢設計、政府補助案都可能是工作內容

從事包租代管的業者，要管的事可不少。不管是俗稱「二房東」的「包租」（先向屋主承租房屋再轉租，承擔空置期間租金風險），或是「代租代管」（不直接承租房屋，收取管理服務費）的模式，核心價值都是「幫房東省事」，把出租房子時的各種瑣事：看房、簽約、催租、收租、協助維修、水電費計算、收支管理 ... 都代為管理。

除此之外，為了協助房東增加房屋價值、提升投報率，許多業者還跨足裝潢設計業，主打房源裝修；近年也有許多業者加入政府社宅補助政策：「社會住宅包租代管」，等於業務範圍也要包含政府補助相關案件，這些都增加了業務的複雜度。

很多業者在管理這些繁瑣事務時，往往依賴 Excel 、Google Sheets 、通訊軟體等各種零散的工具，導致資料分散各處、難以統整。即使已經是台北市前十大包租代管業者，租寓過去在管理這些工作流程時，同樣面臨缺乏系統化工具、資料散落四處的問題。

近兩年，租寓的執行長 Robyn 經由朋友介紹認識了 Ragic，並且逐步導入。導入後，資料得以集中管理，大幅提升效率，光是在製作報表這部分，就節省了整整 5 天時間。

採用 Ragic 契機：報價單避免重複 Key in 、格式錯亂

最初採用 Ragic ，租寓第一個想解決的痛點是「報價單」。過去租寓曾用 Google Sheets 來做室內設計裝潢的報價單，但無法有效管理權限和格式，每次都需要重新 Key in，非常耗時。而且，每份不同版本的報價單都要存成一個檔案，久而久之數量越來越多，導致檔案和版本管理越來越困難。

此外，從接觸屋主、裝潢、包租代管與租屋管理的整個流程，租寓先前是依靠 Slack 記錄資訊，再用雲端工具留存資料。然而，資料分散在不同的平台上，無法集中管理流程，因此他們開始尋找更適合的工具來解決這個問題。

在尋找工具的過程中，Robyn 曾考慮過 Trello，但了解後發現 Trello 無法製作報價單格式，便將其排除在選項之外。剛好透過朋友介紹認識了 Ragic，他發現 Ragic 能夠建立報價單系統，於是決定試試看。

Ragic 是個高彈性、高自由度的雲端資料庫開發工具，能讓人不用寫程式，就能在類似 Excel 的介面上，開發符合自家需求的資料管理系統。在導入 Ragic 製作報價單後，報價單可以先設定好格式，避免誤改或每次重新輸入格式的麻煩。而且報價單可以集中存放，不會散落四處，並能依照案場編號歸檔，更能系統化管理。

解決了這個問題後，他們進一步將室內裝修、房源管理、修繕記錄、業務績效、獎金計算、人資管理及會計請款等流程都整合到 Ragic 上，多數內部營運流程都在 Ragic 集中管理，資訊再也不散亂。

租寓目前有超過 50 張表單，利用表單間連結、同步、合併列印產出契約文件等功能，提升工作效率，以下舉幾個應用面向來說明：

應用面向 1：網站填表串接後台 獲客管理效率更高

Robyn 說，包租代管業真正競爭的是獲客效率，關鍵在於如何獲得更多房東與房源，因此獲客管理對包租代管非常重要。租寓最主要是靠自媒體提高獲客效率，但表單也扮演著不可或缺的後勤幫手。

當顧客在租寓官網填寫需求表單後，客戶資料便會自動建檔，省去手動輸入的時間，大幅提升作業效率。表單資料進來之後，表單資料進來後，內部團隊可直接透過這張表單的子表格記錄聯繫狀況，並透過篩選和條件式格式快速追蹤案件進度，區分當日需處理的案件，確保即時跟進，不錯失任何潛在客戶。此外，其他管道獲得的客戶資料也能手動登錄至這張表單上，集中管理、減少資訊分散。

應用面向 2：裝潢專案一條龍管理 再也不用重複更新

為了獲取最重要的營運資源——房東和房源，能做裝修設計的團隊會更有競爭力，因此很多包租代管業者也會涉足裝修設計，進而會有裝修流程的管理需求，而現有的套裝軟體未必能滿足這些需求。Robyn 在建立報價單系統後，就進一步延伸應用，用 Ragic 來管理裝潢流程。

他們的流程是這樣的：客戶在租寓官網填寫需求表單後，客戶資料便會自動建檔。由於裝潢專案與客戶表單是多版本表單，當客戶決定要做裝潢後，便可直接在裝潢專案表單上持續更新資訊和進度，省去重複登打資訊，實現一條龍式的裝潢專案管理。這張專案表單不僅可與客戶及廠商請款等表單相互連結，在建立報價單時，也能直接透過連結與載入，連結相關專案，並透過參照子表格功能將相關報價單顯示在專案中，更容易歸檔整理。後續查找時，還能在子表格中迅速找到所需報價單。

此外，租寓還透過報價單來管理專案中各項工程的成本與價格，並透過公式自動計算毛利率。由於這些報價單資訊需提供給屋主和內部團隊查看，兩方要看的資訊又不太一樣，過去他們必須在 Excel 分別建立兩份檔案，手動維護並更新。但當欄位一多，每次修改都需同步調整兩份檔案，不僅耗時，也容易出錯。

改用 Ragic 後，透過多版本表單，即可針對屋主和內部團隊建立對應文件，且所有版本都會同步更新，省時又能降低錯誤。此外，透過合併列印，還能快速輸出所需文件。

應用面向 3：收支報表製作超省時： 5 天變成 2 小時

此畫面為租寓提供給房東的說明文件

「對我來說，最重要的是房務管理的整合。我們跟其他同業比較不一樣的是，我們代租代管的比重比較高， 代租代管是要對屋主交代，所以我每個月都要產一份報表給房東。」

對於包租代管業者來說，對房源的「管理效率」還是蠻重要的。租寓對房東提供的服務，目標就是讓房東省去管理成本，每個月看報表就一眼掌握現況。這個報表包含收租金、修繕紀錄、代收代付、押金、歷史契約等資訊，但由於資訊分散，手動輸入和整理非常耗時。

過去他們用 Excel 製作報表時，需要一個人花五天才能完成，甚至每天需加班到 9 點，因此 Robyn 一直希望能朝自動化前進。改用 Ragic 之後，所有金額往來與契約資訊都集中在系統內，Ragic 能透過參照子表格等功能自動整合並生成報表，不到 2 小時就能完成。而且一鍵便可透過 LINE 發送報表連結，房東點擊後即可即時查看最新數據，大幅減少人工處理時間並降低錯誤率。

應用面向 4：自建社宅管理系統 節省數百萬開發成本

社會住宅包租代管是政府自 2017 年起推動的計畫，在台灣不僅是重大議題，也是一個快速成長的市場，因此近年來吸引了許多業者投入。由於涉及補助案管理，無論是房東申請出租、房客申請承租，或是申請住宅出租修繕費，都需要準備大量文件並提交報告給政府。然而，作為一個相對新的領域，市場上並沒有現成的管理系統，多數業者只能自行開發，或委託廠商打造專屬系統。

Robyn 提到有業者委託外包公司，花了兩百多萬開發社宅管理系統，但當他聽對方介紹時，便覺得這些功能完全可以透過 Ragic 實現。而事實上，他透過 Ragic 很快就打造出來了。他說：「社會住宅管理最適合用 Ragic 來做」，因為社宅契約資料通常包含大量欄位，但只要輸入資料，透過合併列印，就能自動生成租賃契約書供簽約使用。

他表示，使用 Ragic 建置系統，不需要等待工程師或聘請工程師開發後端，他可以馬上就做，且不用花到兩百萬。因此，在自建系統時，Ragic 很多時候是高 CP 值的理想選擇。

應用面向 5：API串接、內嵌自由度高 Ragic 成為彈性的資訊後台

「對包租代管產業來說，最麻煩的是資料庫的產生，傳統作法是一筆一筆 Key 上去，但站在我的角度很沒有效率，所以我做系統才會串接，這樣就快。」

Robyn 在創立租寓的前身 Zuker 時，最初的目標是打造一個 SaaS 服務，並希望成為長租市場的 Airbnb。一開始 Zuker 官網上就有房源列表功能，經過一兩年發展後，他們陸續將簽約和金流這兩大包租代管業的重要功能整合進來，使 Zuker 成為業界最早具備這些功能的業者。

但當業務發展到一定規模時，他們發現需要管理的資料量大幅增加，如果要找廠商開發後端系統，成本太高了。導入 Ragic 之後，他們發現可以透過 API 串接或內嵌表單，將官網上的資料（如房源與合約的關鍵資訊）直接傳送到資料庫，後續就能靈活調整、整理與運算，這樣比較快也省成本。

應用面向 6：客製化彈性：50 張表單 各式各樣行政庶務管理都可用

Robyn 說，目前包租代管市場中有幾款較大型的套裝系統，雖然能處理簽約與金流，但如果業者還需要管理零碎的行政庶務，或延伸至其他流程的管理，例如裝潢流程、估價單、業務與業績，甚至進行深入的數據分析，這些系統往往無法客製化，導致業者需要額外使用 Excel 管理。

相比之下，Ragic 的高度客製化特性正好滿足這些需求。Robyn 提到，目前租寓的各項內部營運流程幾乎都已經透過 Ragic 來管理，從估價單、報價單等室內裝修與包租代管流程，到人資管理、業務績效、獎金計算、借貸紀錄及內部請款等，總共累積了約 50 張表單。他認為 Ragic 的靈活性讓使用者能根據需求調整資料呈現方式，這也是與其他套裝軟體相比，Ragic 最大的優勢之一。

此外，Robyn 也分享，租寓的表單都是由他親自建立的。儘管他不會寫程式，Ragic 讓他能輕鬆打造所需的表單與應用，完全不需要依賴工程師，對他來說這是 Ragic 的優點。

從用戶變合作夥伴 租寓助同業導入包租代管系統

Robyn 和我們分享，資料庫建置完成後，因有同業詢問是否能購買來管理自家的工作流程，於是租寓也申請成為 Ragic 的合作夥伴，並將完整資料庫複製並出售給該業者。考量到每家公司的工作流程不同，他們也協助該位同業進行了後續的客製化調整。

除了後端的 Ragic 資料庫之外，租寓的官網還整合了房源展示、簽約、付款等包租代管業務必備的核心功能。因此不論是需要整合前後端的完整解決方案，或是管理特定工作流程的表單系統，租寓都能提供。