功能大盤點：Ragic 有哪些功能可以處理我的大量資料管理需求？
當你在尋找適合公司的系統時，你可能會擔心以下兩個問題：這個系統遇到那種可能會讓 Excel 崩潰的「超大量資料」時好用嗎？如果我有超多張工作表、表單要管，這個系統用起來順不順暢？
很多中小企業其實都非常依賴 Ragic，他們會把整間公司的運作都放上來，ERP、CRM、文件管理、客服管理跟程式開發追蹤……各種你想得到的都會有。這種把整間公司放上 Ragic 的情況，一定會設計出不少表單、也會相應產生出大量的資料。另外，像是網路電商這樣的產業，儘管只在 Ragic 上處理最基本的訂單管理，如果生意太好，每天有幾百上千筆訂單，那資料的堆積速度也會十分驚人。
這些各式各樣的用途與情況，最後都離不開一個重點：對系統負載量的嚴格要求。
隨著 Ragic 的發展，我們一直都有接收各方用戶的回饋，特別是那些彷彿沒有 Ragic 就無法呼吸的超深度用戶，這些第一手的使用體驗讓我們能夠針對使用者常見的痛點，改善既有功能、開發新功能，而我們今天就要來盤點這些功能，確保無論你的要求有多嚴格，使用 Ragic 都可以提供你愉快的體驗！
想把整間公司的運作放上 Ragic？那你應該會有超級多表單……
隱藏表單
作為系統管理員，你可能希望某些表單可以不要顯示在一般使用者的頁面上，像是那些只是單純用來建立連結關係表單、又或者是你正在為公司設計一套新的流程，只是目前還沒完工、又或者是某些現在已經完全用不到的表單，但你還是希望能留著備查……在這些情況下，你可以利用隱藏表單的功能，讓一般使用者的頁面可以更簡潔。
用頁籤組整理表單
不管你的公司規模如何，是分成大量的員工、許多部門的大型組織，一般中小企業或甚至是個人用戶，只要你需要經手大量的工作表，那麼把這些表單與頁籤分類到不同的頁籤組也有很好的整理效果。你可以將同一個部門或功能相似的表單放在同一個頁籤組內，這樣當你點進個別頁籤組時，表單的呈現就會更簡潔，避免你要在塞了幾十張表單的「預設頁籤組」反覆翻找某張表單。
欄位層級存取權限
你可能常有一種狀況，就是同一張表單需要分配給不同部門的人看，但需要呈現的重點也不同。例如「物料主檔」裡要給採購部看到他的採購價、供應商，但財務部要看的則是利潤……如果你只是單純希望有些欄位是部門專屬，每個部門都不要互相看到各自的資訊，那除了大費周章做出「物料主檔－採購」、「物料主檔－財務」等多版本工作表之外，你也可以使用欄位層級存取權限來進行設定。
你可以設定每個欄位的存取權限，例如在「採購價」欄位上設定財務部為「無權限」，那他們在點入這張表單時，就不會看到這個欄位。讓你一張表單就能完成較彈性的存取權限劃分。
一次性調整表單存取權限
不管你今天是有大量的表單、還是大量的使用者群組，我們都知道如果你在設定存取權限時，需要一張一張點進表單、微調設定，其實很累人，這個時候，一頁式的表單權限調整頁可以幫上你的忙。
在這個介面，你的表單會作為縱軸、使用者群組則會作為橫軸，一次排開你所有的表單跟群組，用表格式的方式，幫助你更省力也更精確地設定每張表單和對應群組的存取權限，而不是一直在不同分頁之間跳轉。
如果你想搭配 Ragic 長遠發展你的事業，那你應該會有存放、處理大量資料的預期……
自動封存
如果你預期自己將會長期存放大量資料，像是動輒就破十萬筆以上，那麼自動封存對你來說可能會很實用，透過封存資料庫內已經過一段時間的舊資料，會讓你在進行篩選資料和產生報表等操作時，一方面可以減少過時資料的干擾；另一方面也可以提升資料庫運作的效率。
畢竟，你不太可能會在 2025 年時還需要常常存取來自 2000 年的資料吧？就算偶爾需要，你也可以隨時還原已封存的資料。另外，怎樣算是「舊」資料也是你說了算！你可以隨時調整自動封存條件，以貼合公司的內部需求。
批次執行
在特定的情況下，例如業務團隊整理目前公司的合約狀況時，可能會希望已經完成的合約能夠透過上鎖來「結案」，不要再有人隨便更動，不過，平常要點進資料每一筆慢慢按上鎖就已經很麻煩了，更何況如果你有幾十筆、上百筆未整理的資料，就算真的有人願意做，也很難免會有漏網之魚。
這個時候，業務主管可以善用批次執行，先把狀態標為「完成」的合約篩選出來之後，按幾下按鈕一次把這些合約資料通通上鎖，操作更方便也更快速。
除了單純的上鎖、解鎖之外，批次執行也可以用來執行表單內的動作按鈕、合併列印和簽核。
表單分段
如果你的某張表單上可能記載了大量的資料，比如「客戶」表單裡面有一堆基本資訊、聯絡人資訊、工作項目、報價記錄、合約狀況等等內容，不同用途的欄位實在太多，不管怎麼編排，都可能把表單塞得超級長。實際使用時往往需要上下反覆滑好幾次，很難一眼就找到你真的需要的欄位。
這種每個欄位都真的很重要、有特定用途的情況下，其實就可以透過表單分段，將好幾列收合成一個頁籤，這樣一來，你就可以有效地把過長的部分縮短，需要什麼欄位就點擊相應的頁籤，達成視覺減壓、使用起來更方便。
我們會持續針對使用者的回饋們進行功能的優化與開發，為此，各位的第一線經驗對我們來說都非常重要！如果你在 Ragic 使用上有任何心得或建議，都歡迎你在我們的線上社群、兩週一次的 Office Hour 中提出，如果有任何功能問題，也歡迎你寄信到 support@ragic.com 與我們的客服聯繫！
