特殊產業也不怕：杜博動物血庫如何自建合身資訊系統，查資料時間從 10 分鐘縮減到 1 秒？

組織名稱	杜博動物血庫
面臨挑戰	1. Google 試算表資料散亂難連動，病歷資料難記錄 2. 特殊需求，套裝軟體難一站式滿足
導入效益	快速：肉眼比對 10 分鐘 → 電腦 1 秒篩選 告別手寫：一鍵產生配對報告、合作醫院線上填需求單 省錢：9 成以上工作流程只需一套病歷系統費用
選用方案	專業版（3 名使用者帳號）
應用類型	1. 捐血犬貓病歷管理 2. 血品庫存管理 3. 合作醫院需求記錄 4. 月結對帳請款與收支報表
愛用功能	連結與載入、顯示從其他表單的連結、分享這張表單、寄出自訂 E-mail
使用頻率	每天
最滿意 Ragic 的點	自己就能客製化、雲端儲存、客服積極

路過學校、公園、醫院時，你可能常會在特定的地方看到捐血車。不知道你有沒有好奇過，人類需要輸血時，背後有一整套完整的運作機制——我們可以走進捐血車捐血，這些血液送到血庫之後產製相應的血品，並在需要時即時配對……那寵物呢？現代人養貓狗的數量越來越多，這些貓貓狗狗生病需要輸血時，血液可以從哪裡來，也會有「動物用的血庫」嗎？

答案是有的！上網搜尋「動物血庫」，你會看到台灣就有這樣的組織，而我們這篇文章的主角——施宗亨獸醫師 2015 年成立的「杜博動物血庫」就是其中之一。

同樣都是為貓貓狗狗服務，跟現在台灣隨處可見、估計超過千家的獸醫院相比，全台灣可能不超過 20 家的動物血庫，是相對特殊的產業／組織類型。

在動物血庫出現之前，貓狗生了重病，亟需輸血時，心急的飼主要到處找親朋好友、上網詢問，有沒有「現在馬上有空」的其他貓狗，能夠帶來動物醫院現場配對，配對成功就現場捐血，救自己的寵物一命？

有了動物血庫，需要輸血的貓狗多了一個選擇：許多動物醫院是血庫的定期客戶，有輸血需求時，醫院可以聯絡合作的血庫、送檢配對，讓血庫比對資料庫中所有先前其他犬貓捐出，冷藏或冷凍保存的庫存血品。若有符合，血庫能馬上將合適的血配送過去，提高成功機率。

打開杜博的大門，就可以看到內部的隔間，一側放滿各式各樣的血液檢驗、血品產製設備。

由於血庫是這樣「救命」的行業，捐血與配對流程越完善、資訊傳遞上越能降低出錯機率，對客戶而言越有保障。而杜博動物血庫這一年來用 Ragic 建置資訊系統的經歷，正好就是一條讓流程更完善、提升效率、降低出錯機率的路。

Google 試算表太散亂，一筆捐血資料要找十分鐘

杜博動物血庫創立時是以紙本和試算表軟體來管理所有流程。施宗亨說，以前草創期，不管是捐血動物的病歷資料、血液庫存紀錄、或帳務收支紀錄，許多資料都在線上的 Google 試算表管理。跟紙本、本機端的檔案相比，雲端作業讓他不管在哪裡都能查資料，確實有方便之處，但用久了、資料多了之後，效率問題也逐一浮現。

首先，紙本和 Google 試算表資料容易散亂、難以連動。舉例來說，每一次要找捐血資料、安排時程時，就必須先從捐血記錄的試算表裡面，肉眼檢查有沒有間隔夠久、可以再安排捐血的犬貓，再去翻找這些符合的犬貓的紙本病歷，最後才能一一聯絡他們的飼主。為了找到一隻犬貓的基本資訊，可能就要耗費到最多十分鐘，還可能因為肉眼比對而產生錯誤、缺漏的風險。

第二，杜博製作請款單與收支對帳表時，雖然可以依靠各式各樣的公式，統整當期每一種服務、血品的收入與支出，但當需要跨年度、月份比對資料，以檢查杜博是否需要調整某些血品的製作量時，因為各個對帳表都是散落在不同的檔案當中的，因此沒有辦法有效地檢閱每一種服務、血品的需求增減。

在施宗亨的經驗裡，「出錯時排查不易」也是他使用 Google 試算表時常有的困擾。如果要在 Google 試算表內把各式各樣的資料都連在一起，有時就會產生大大小小的問題。同仁突然改掉了某個資料時，也很容易不知道同仁到底是把東西改在哪、改成什麼。

想升級系統，現成的「獸醫院管理系統」不合用

既然 Google 試算表和紙本不合用，施宗亨就開始著手希望找到更有效率的解決方案。起初找系統時，他參考過同業常用的幾個獸醫院管理系統，不過他很快就發現，血庫跟一般獸醫院相比，著重點畢竟不太相同，很多獸醫院標準的功能他們用不上、而他們特殊的需求，獸醫院系統也沒有。

舉例來說，獸醫院系統提供的病歷管理有著不少像是初診預約、掛號系統或是門診計價這一類面向日常診療、杜博幾乎完全用不上的功能。對於杜博來說，病歷管理系統其實只需要更加著重於查詢犬貓的基本資訊、確認上一次的健康服務或捐血日期，以便幫他們安排下一次的服務。

又比方說，獸醫院管理系統主打的庫存管理通常是管理藥品，以確保開藥時的庫存足夠，但杜博主要管理的庫存則是要用來與合作醫院需求進行媒合的血品，這一方面的庫存管理卻又是獸醫院管理系統無法做到的。為了滿足這個需求，施宗亨還需要另外購置一套庫存管理系統。

最後，又因為杜博的請款與收支報表也需要配合血品庫存的品項，依照血品種類進行記錄，因此會計系統又是一個需要獨立購置的系統。

施宗亨認為，如果採用獸醫院管理系統，需要另外採購庫存管理系統、甚至會計系統，除了使用上不一定方便，各買各的系統，費用上也會更高，不符合預算考量。

找到 Ragic ：邏輯類似 Excel，轉換無障礙

既然套裝軟體不可行，施宗亨也研究過一些自建客製化系統的開源方案或 No Code 工具，但介面不熟悉，學習成本較高，都沒有採用。直到遇到「雖然看起來沒有這麼潮，但是介面與部分邏輯和 Excel 相似」的 Ragic，稍微嘗試了一下發現可行，以杜博的使用量來說，訂閱的價格還甚至稍微低於一個獸醫院管理系統，就開始用 Ragic 著手設計適合杜博的資訊系統。

那麼，杜博在 Ragic 上是怎麼設計表單，面對各種試算表軟體與套裝系統都無法解決的困擾，要如何透過 Ragic 的優勢解決呢？以下分為四大面向：病歷管理、填表配對流程管理、血品庫存管理、月結收支管理，一起來看看吧！

應用面向 1：高效管理捐血犬貓資訊，查資料從 10 分鐘變 1 秒

為了確保血品的品質，杜博需要詳實記錄掌握「捐血方」犬貓的基本資訊、就診記錄，以便安排健康服務。這些資料在以前都是分別記錄在不同的檔案當中，甚至像是捐血犬貓病歷這種比較需要填寫細節、另外排版的資料，也只能依靠紙本的方式記錄。導入 Ragic 之後，由於具有表單頁的結構，每張表單底下也能再加上子表格，因此原先厚重的病歷資料都可以直接電子化記錄，省去手寫的麻煩，也能節省需要堆放紙本的空間。

像是之前用 Google 試算表，要從捐血記錄表翻資料、肉眼比對日期，再找出紙本病歷的過程，現在也變得簡單很多——按下預先設定好的篩選，一秒就能找出哪些犬貓可以再捐血。

實際拜訪杜博、與施宗亨交流時，我們也得知了現在杜博是沒有保存任何一張動物病歷的。所有資料直接建置在 Ragic 上，對杜博來說記錄起來更方便，合作醫院上網也能馬上查看最新記錄，不怕手上紙本資料「過期」。

應用面向 2：填表配對流程電子化，一鍵寄報告、省時又防錯

因為合作醫院會向杜博發來需求，為了知道血品需要輸送到哪裡、統整送出數量，杜博也要管理各種來自「受血方」動物醫院、受血犬貓的資料。

合作醫院線上填輸血需求表，減少口頭溝通誤差

過去，當合作醫院有輸血需求時，往往需要打電話到杜博，在電話上提供醫院的資料、受血犬貓的名字、血品的需求量等等，讓杜博在電話的另一端手抄一份輸血需求表，最終整理起來放上 Google 試算表。

這樣的方式不僅耗時，還很容易出現各式各樣的人工錯誤，施宗亨提了一個比較生動的例子：「如果醫院在電話中說需要輸血的犬隻叫做『來福』，那我們還要花很多時間跟他釐清是哪個『來』、是不是這個『福』」像是這種要一直重複確認的電話，常常會佔線好一段時間。

導入 Ragic 之後，施宗亨也製作了一張血液需求單，這樣一來，只要對方提出需要輸血，杜博就能直接將這個表單的填寫網址傳給對方，讓對方自己填寫各種重要資料，不再「有理說不清」，讓雙方都可以節省大筆時間。

紙本複印太麻煩？E-mail 一鍵寄送檢驗資料

施宗亨告訴我們，當合作醫院發來需求後，杜博會依照對方提供的受血犬貓資料與檢體，與杜博保存的血液進行檢驗與配對，最後，杜博會將血液檢測結果的紙本單據搭配血液製品一起送出。

雖然施宗亨說自己是一個非常討厭紙本資料的人，但以前這些檢驗、配對的單據，因為缺乏有效率的資訊記錄方式，還是只能以紙本為主。然而，每進行一次檢驗配對就要花時間手寫結果、複印，還需要找地方儲存起來，寄送時再放進包裹裡，做起來其實很麻煩。

施宗亨在將這個流程也電子化、設計完表單之後，加上了列印、寄送 E-mail 等動作按鈕。現在，杜博可以在 Ragic 上完成一條龍的資訊服務——接收合作醫院填完的表單之後，就可以透過滑鼠點擊確認資訊、產出配對報告，甚至還能輕鬆一鍵列印簡單清楚的紙本報告或 E-mail 電子檔，直接寄送給合作醫院。不用再「考驗聽力」、抄寫紙本，省去各種麻煩的步驟！

應用面向 3：欄位設計彈性高，血品庫存記錄來源、用量更方便

在杜博，每一隻犬貓在捐血之後都會生產出一批全新的血品，這些血品需要記錄捐血犬貓的資訊、日期，以便進行更精確的媒合配對，每一次的使用、消耗也都需要能夠溯源，這樣的需求在既有的獸醫院管理系統上比較難達成，會需要額外搭配一套庫存系統。

不過，這樣的需求在 Ragic 上都可以直接自行設計需要的欄位來達成，再搭配簡單的連結與載入、參照子表格，就能輕鬆設計出符合需求、能夠詳細記錄資訊的工作流程。

顏色標註更醒目，一眼辨識過期血品

隨著杜博的營運，產製出的血品長久下來會把資料庫塞得很滿，但是，每一種血品都還是會有不同的有效期限，為了更快辨識哪些血品已經過期。施宗亨在表單內設計了一個公式，會依照血品的種類計算對應的期限，像是杜博的全血保存期限是 28 天，紅血球濃厚液則是 42 天等等，都會自動顯示在表單內的「到期日」欄位。

接下來，為了讓資料判讀起來更快，杜博也設計了條件式格式——當血品已經過期時，底色就會轉為紅色，讓使用者只要看到欄位顏色，就能馬上確定血品是否還可以用，不用再花時間比對密密麻麻的日期了！

應用面向 4：月結對帳單自動統整多項帳款

施宗亨說，動物醫院每一次發來需求時，杜博都會先登記服務記錄，等到月底時再一次將所有服務的費用加總，產生一張月結的請款單據。

因為過去所有的交易記錄、需求單通通都散落在不同的試算表與紙本當中，往往需要有一名人力把當月的所有記錄攤開，手動歸納每一筆交易是對應到哪一間動物醫院，最後才能加總起來，為每間醫院製作專屬的請款單，是一個十分繁瑣、耗費心力的流程，也無法避免可能的人工錯誤。

導入 Ragic 以後，月結請款就能夠直接讓電腦帶入資料了！設計完像是這樣的月結對帳單之後，杜博在每一次登記服務項目時，都會透過連結與載入，連結到當月醫院的對帳單，這樣一來，交易記錄的細項與金額就會同步登記在相應的對帳單裡。所有的歸納、計算都交給系統自動執行，杜博的人員在月底時，只需要再簡單確認客戶的資料，就可以直接再寄送 E-mail 或列印紙本請款單，通知醫院付款了。

而一直困擾著杜博、希望能夠統整各種血庫服務所佔比例的收支報表，也可以藉由每一次服務項目的需求種類、需求量進行加總，甚至產出報表，依據時間來進行分析，同期比對也方便。

自己就是設計師，詢問客服也省時，減少與廠商溝通成本

為了盡可能貼近杜博的工作流程，施宗亨在自己的 Ragic 資料庫內下了十分多的苦心，不過他也多次提到，能夠理解問題、協助「指路」的客服團隊，也給了他很大的學習動力。

事實上，不管是在使用 Google 試算表，還是最初尋找套裝軟體時，施宗亨都對「回報問題」這點很有感觸——像是功能、公式都十分龐雜的試算表，在設計上卡關時，很多時候都是「不知道要用什麼關鍵字搜尋」的情況，就算想要自己研究，也完全不知道該怎麼開始。

而套裝軟體雖然會提供比較明確的客服管道，但施宗亨擔心的是，不管要調整什麼功能，都要經過一段跟廠商溝通的漫長過程：「他們也不是工程師自己出來談這個，他們都是業務，會回去問工程師後再訊息回報（給我們），那其實這樣可能就好幾天過去了。」

導入 Ragic 之後，施宗亨不僅僅是使用者，更同時身兼系統設計師，只要參閱我們提供的文件、動手修改表單設計，就可以迅速地調整表單的運作。如果真的不知道從何開始，藉由專人協助也可以迅速獲得答覆。

只要卡關就可以獲得指引、來回的時間也不長，也讓我們的客服收穫了施宗亨的「極度好評」。

看完這篇文章之後，你對於 Ragic 的產業應用是否有更多的想像了呢？想了解更多施宗亨對 Ragic 的第一手看法嗎？歡迎點開以下的影片版，聽聽獸醫本人怎麼說！