會計師事務所如何自動化帳單發送流程 將一週工作縮短到十幾分鐘？

組織名稱	勤信聯合會計師事務所
組織類型	會計師事務所
面臨挑戰	① 寄送帳單流程用 Excel 管理，查找、比對、確認資訊耗時費力  ② 員工各自用 Excel 記錄客戶資料，格式不一，也易有遺失風險  ③ 提供客製化的提醒服務，但通知前需比對 Excel 中記錄的通知條件，相當耗時且易出錯
導入效益	① 集中管理客戶資料，再也不遺失  ② 帳單發送自動化，從一週縮短為 10 幾分鐘  ③ 客戶通知自動化，傳 LINE 更方便  ④ 可彈性應對多項需求
選用方案	專業版
採用規模	15 人規模的中小型會計師事務所，服務 500 家企業
應用類型	發送帳單、CRM、客戶通知、電子工作底稿管理、印鑑借還、郵件收發管理
愛用功能	連結與載入、公式、提醒、API、javascript workflow、動作條碼、圖片上傳
使用頻率	每天
最滿意Ragic：	介面容易上手、客製化彈性高、串接和自動化方便、客服

打開勤信聯合會計師事務所的官網，你會發現他們是一家非常強調數位化服務的事務所。相較於其他同業，他們為客戶提供了像是 LINE 自動通知繳稅與重要資訊等無紙化的便利服務。令人意外的是，勤信的負責人黃勝平會計師和我們分享，幾年前他們還在為人工整理、發送帳單太過耗時而苦惱。當時，光是人工比對資料、發 50 家客戶的帳單就要花費一整個星期，讓他們無暇處理其他更重要的工作，而這樣的經歷也成了推動他們數位化轉型的強大動力。

要做出差異化 客製化服務是核心競爭力

提起會計師事務所，多數人腦海中浮現的是查帳、諮詢、財報簽證等服務的專業形象，這樣的專業形象其實來自於這個產業對數字和流程的嚴謹要求。

相較於其他產業，事務所大部分的業務都需要遵循嚴謹的法規，並且因為牽涉到數字，因此最基本的要求就是不能出錯。一旦出錯，便可能面臨巨額賠償。舉例來說，若稅額計算錯誤，大型事務所動輒可能須賠上數百萬，小型事務所也可能賠到一百萬。

在需要遵循法規的前提下，大多數會計師事務所在審計、帳務和簽證方面的業務其實很難做出顯著差異。黃勝平指出，每個客戶的產業和財務狀況不同，需要的服務也各有不同。對於勤信這樣小型的會計師事務所來說，核心的競爭力其實來自提供客製化的服務。

以最常見的「提醒繳稅」來說，要能依照不同客戶的產業、財務狀況，在不同時機提醒客戶繳稅以避免罰錢；「發帳單」給客戶也有講究，不管是記帳費、簽證費、審計費，每個客戶的帳單規則和發送頻率可能都不同：有些老客戶希望事務所先幫他計算營收範圍，再依級距發送帳單，例如計算營收每達一億應該收取多少費用，不同的客戶級距可能也不相同......

記得每個客戶的需求，並依照需求提供客製化、差異化的服務，對勤信而言非常重要，因為這樣客戶才會覺得方便，進而介紹新客戶。

然而，這樣貼心的客製化服務，過往也是拉低工作效率的元兇：因為無法統一作業、得細細比對資訊來調整給每位客戶的資訊，很容易一不小心就把所有時間都花在「發帳單」這件事上。而如果工時都卡在手動發帳單的庶務上，其他服務和業務拓展的時間就少了。「如果我每天都在發帳單，我想我的客戶是很難增加的。」這也是勤信過去所面臨的一大挑戰。

過去：用「神秘 Excel」管理客戶資料 光是發帳單要花一週

「以往發帳單就是，我們會有一個神秘的 Excel 檔，針對客戶是按月、按期、按半年，還是按年發帳單，然後要把這個 Excel 維護得好好的，接下來透過 Word 的合併列印的功能把它列印出來。」

這些記錄在 Excel 裡面的資訊散在各處，查找、比對、確認資訊常要花很長的時間，而且容易出錯。輸入幾家客戶的資料後，常會忘記自己有沒有輸錯，需要來回檢查，很花時間。勤信有 50 家客戶時，光是寄帳單就要花費近一週的時間，這也讓黃勝平開始尋找解決方案。

他曾委託外部廠商用微軟的 Access 開發系統來處理寄帳單的問題，但 Access 即使是最基本的功能都需要寫程式，光是建立一個系統，可能就要花一兩百萬。若是後續想修改功能或版面，不僅要額外花錢，還要等工程師有空。即使是修改版面上的一個字，也可能要兩週才能完成，時效性很差，再加上 Access 套版合併列印也不太方便，他用了一段時間又覺得不太適用。

2019 年底，在搜尋解決方案時，他透過網路廣告接觸到 Ragic。Ragic 不用寫程式就能自行客製化、類似 Excel 的介面和操作方式很快就吸引了他，因此他便開始試用 Ragic 來處理寄帳單的問題。

用 Ragic 處理寄帳單流程 耗時從一週縮短到十幾分鐘

Ragic 是個高彈性、高自由度的雲端資料庫開發工具，能讓人不用寫程式，就能自行開發、設計符合自家需求的資料管理系統、自動化工作流程。為了解決寄帳單時資訊四散、查找比對耗時的問題，黃勝平用 Ragic 存取客戶資料，讓資料能夠集中管理、有效同步。

他最初生成帳單時，發現只要透過連結與載入的功能，就能快速調出客戶資料，不再需要重複查看 Excel、比對客戶資料有沒有輸入，和原本寄帳單的流程相比，耗時從一週縮短至一天多；後來他意外學會利用 Ragic 的工具寫簡單程式執行更多細部自動化功能，更進一步把所需時間壓縮到十幾分鐘。

他說，Ragic 的操作和介面類似 Excel，還可以像 Excel 一樣寫公式，只要有基礎的邏輯概念，就可以建置強大、客製化的 ERP 系統。他一開始是打算用 Ragic 來寄帳單，但用了發覺很好用，因此他繼續研究其他的用途，不知不覺就把各種工作流程都搬到 Ragic 上。

「一開始只有三張表單，本來想說免費版就夠用了，後來加到後來想說，哇這真是什麼東西可以丟上來，實在很方便。」

客戶從 50 家成長到 500 家 數位化能力大幅影響服務管理能力

過去十年間，勤信的客戶數量從 50 家成長到 500 家，黃勝平認為客戶能否成長主要取決於對客戶服務的管理能力。作為一家小型會計師事務所，勤信的客戶主要透過口碑介紹而來，如果無法有效管理客戶服務，例如每天都在發帳單、做雜事，就難以提供優質服務，自然也難以吸引更多客戶。

因此，數位技術的導入對於服務客戶的效率和能力有著巨大的影響。導入 Ragic 後，勤信的帳單發送和客戶通知等作業得以自動化，大幅節省時間並提高效率。黃勝平說：「我還不會寫 Workflow（備註：寫程式）的時候，光是 Ragic 自動寄信這個東西，我就覺得已經強到不行了，已經打贏 90% 的事務所了。」

那麼他具體用 Ragic 解決了哪些工作流程的問題，並提高客戶服務管理能力？讓我們來看看吧！

應用面向 1：用 Ragic 打造 CRM 客戶資料再也不遺失

黃勝平說，以前勤信的客戶資料、需求和帳單規則都是由每位助理各自用兩三個「神秘的 Excel」記錄，存放在自己的電腦裡。這些 Excel 格式不一，有的寫得很長很亂，別人也看不懂。因而發生過員工突然離職，資料沒有交接，接手的同事也不知道檔案在哪裡，甚至連客戶的 Email 和電話都找不到。這讓他意識到需要有個集中管理的系統。

使用 Ragic 後，他們首先將客戶歷屆的帳單、調整公費的紀錄、客戶通知的偏好、通知紀錄等資料都改為集中在 Ragic 管理。Ragic 雲端資料庫的特性，讓所有人可以隨時方便地在統一平台查看、比對各種資訊。

現在，有人建立新客戶時，客戶資料可以即時同步，若要發帳單、進行客戶通知時，也能立即調用相關客戶資料。這個「客戶資料庫」後續加上其他應用面向，就成為勤信為自己量身打造的 CRM（客戶關係管理系統）。

應用面向 2：帳單發送自動化 從一週縮短到十幾分鐘

對勤信來說，過往要客製化地發送帳單，最耗時的地方主要在於要人工「反覆比對資料」和「分拆合併列印的檔案」。

過往用 Excel + Word 合併列印的人工作業模式時，所有帳單會被輸出成一個 Word 檔，要將帳單分別傳送給客戶，就必須手動另存新檔，一次可能要分拆為 90-100 個不同檔案，光是拆檔案就很耗時；更別說每次可能要從不同的 Excel 檔間查找、比對、確認客戶帳單規則、營收範圍的時間了。

採用 Ragic 後，黃勝平分兩個階段讓這樣的發帳單流程逐步自動化、大幅節省時間。第一個階段，其實就是上面說的「用統一平台 - Ragic 打造 CRM」：將散落各處的神秘 Excel 資訊集結到一處，透過 Ragic 的連結與載入功能，客戶資料和帳單表單相互連結，在新增帳單時，只要選擇客戶名稱，系統便能自動帶入相關資料，大幅減少人工反覆比對時間，並降低失誤機率；發帳單時，可以透過篩選依週期快速篩出要發送的客戶。

在這個階段，主要節省的是比對資料的時間，「發送帳單」仍是手動進行（Email 或傳 LINE）。儘管只是「半自動」流程，仍然已經節省可觀時間，在客戶成長到 300 家的情況下，所需時間比 50 家時更少，從一週縮短為一天多，省下了將近五天的工時。

第二個階段為「全自動化流程」。他觀察到比起 Email，客戶更傾向接收 LINE 訊息通知，因此決定全面改用 LINE 發送帳單、並且直接透過簡單的 Javascript Workflow Engine 串接 Ragic 和 LINE 官方帳號。黃勝平笑說，或許是因為本來就擅長寫 Excel 公式，再加上Ragic 的 Javascript Workflow Engine 文件寫得很清楚，即便沒有程式背景，他讀著文件慢慢就學會了，覺得其實不難。

串接完成後，只要設定好參數，系統就會在設定的時間自動透過 LINE 發送帳單。此時勤信的客戶已經成長至 500 多家，但用 Workflow 讓他幾乎不需要手動操作，整個流程只需要十幾分鐘。

「你看之前 50 家要一個禮拜，現在 500 家，基本上我只要十幾分鐘就全部做完了。」

應用面向 3：客戶通知自動化 串接 LINE 更便利

在勤信提供的服務中，包含依據客戶設定的條件，提醒他們繳納營業稅和所得稅，避免被罰錢。由於每個客戶的產業、財務狀況、喜好不同，提醒條件也各不相同，再加上可以選擇電話或 Email 通知，500 家客戶可能就有多達 400 多種不同的做法。

這些條件以前同樣是用專門記錄客戶通知條件的 Excel 檔來管理。有時要通知客戶繳費，但因為電話聯繫不上，助理可能就要花一整天追蹤，通知完還要打開 Excel 來登記。然而，客戶到底有沒有被通知到，或是助理有沒有確實登記，其實很難掌控。因此也曾發生過每個人都說通知客戶了，但兩三天後客戶打來抱怨沒收到的狀況。

這些通知流程牽涉到大量人工作業，不僅耗時，也難以掌握，因此黃勝平苦思如何改善。他發現 Ragic 的提醒功能可以依據設定條件自動寄出信件提醒，就不需花時間翻找 Excel 裡的條件再進行通知，大幅減低通知的失誤率。

他也在表單中建立子表格來追蹤通知進度，如果已經通知客戶，就可以在子表格中留下紀錄。此外，表單頁右下方的資料修改紀錄也會記錄誰在什麼時候做過什麼。現在如果客戶問「怎麼沒有通知我？」，就有清楚的紀錄可供比對。

通知自動化後省了很多人力，例如要幫 400 家客戶申報營業稅，每位客戶要繳的金額不同，Ragic 的提醒功能可以自動寄信通知客戶應繳費用，非常方便。和發送帳單一樣，他也串接 LINE 來發送通知。

串接完成後，有繳稅通知時，LINE 就會自動發送帶有繳款單連結的訊息，讓客戶可以下載繳費。如果已經繳納完成，只要按下訊息中「已經繳納」的按鈕，Ragic 後台就會自動將客戶狀態更新為已繳稅。

針對異常、沒有回覆的案件，他也設計了一個機制，讓系統自動發信給事務所，他們再針對這些案件進行檢討或追查，因此不太會有漏掉、沒通知到的狀況。以前每家客戶要單獨通知，400 家客戶就要通知 400 次，但自動化之後，只要看哪些客戶沒有回應，再一一詢問就好，省下很多時間。

「以前我們跟客戶說，他交代什麽事情，我們說我幫你記得，但人腦要記得就很困難的嘛，要記很多家客戶的時候就更困難了。現在把參數設定好，電腦就會自己通知，客戶會覺得你好厲害，什麽都記得。」

應用面向 4：系統化管理電子工作底稿 留存查核軌跡更容易

在會計師事務所進行審計查帳工作時，都需要建立工作底稿來記錄各公司的查核軌跡，方便未來追蹤核對。一般來說，電子底稿客製化需求高，除了四大會計師事務所有能力耗費資源自行開發系統之外，中小型事務所的電子底稿多半都是用 Excel 處理的。

這些 Excel 檔可能會有多個版本，存放在電腦的資料夾裡，時間一久檔案一多，經常難以找到需要的檔案，其他團隊成員也很難共同編修。

為了解決工作底稿管理的問題，黃勝平研究過很多 No Code 工具，如 Trello、Asana、Airtable。儘管這些工具功能很多，但以工作底稿管理的需求來說，使用上就相對麻煩，助理們用得不太習慣。例如要在 Trello 裡面開檔案，就必須建立一個專案資料夾，步驟上有點繁瑣，而且資訊呈現上比較分散，不適合意見來回。試用後，他們覺得效率不如預期，還不如用紙本來得快。

黃勝平說，Ragic 的介面類似 Excel，操作上比較簡單直覺，而且表單頁和子表格一列一列的結構，適合系統化、表單化管理一部分的查核內容和複核意見（coaching note），使資訊同步更為容易。員工可以在子表格中回報工作進度，方便查看和管理。相較之下，其他工具就比較沒有這種結構。

應用面向 5：「不可重複」屬性自動防錯 全文檢索易追查錯誤

對會計師事務所來說，工作上最基本、最重要的原則就是不能出錯。任何錯誤都有可能帶來賠款風險，因此如何防範錯誤就成了工作上的重點。

以前勤信發帳單時需要手動編號，經常編到一半就忘了編到哪了，很容易不小心重複。當黃勝平發現 Ragic 的自動產生欄位值功能，可以按照設定規則產生流水號，並能將欄位屬性設定為「不可重複」，他覺得這種防呆機制非常適合會計師事務所使用，能有效避免錯誤。

另外，以前出錯時，追查起來非常困難，可能要花半天一直在檔案裡點來點去。使用 Ragic 之後，只需要在搜尋列進行全文檢索，輸入相關的獨特值或關鍵字，就可以快速找到錯誤資料。

黃勝平說，這樣的防錯機制也讓他推薦 Ragic 給客戶使用。例如，他有位客戶是室內設計師，報價常出錯，發帳單時也常搞錯帳單金額。為了確保帳務精確，他用 Ragic 幫客戶建立了一個報價單系統，只要選取品項，金額就會自動計算，大幅減少人為錯誤。

應用面向 6：改善行政流程管理 印鑑借還、郵件收發留紀錄

除了以上的工作流程之外，勤信也透過 Ragic 改善了其他行政流程的管理，例如印鑑和郵件收發管理。

印鑑管理

為了加速文件處理的效率，有些客戶會委託勤信保管印鑑。黃勝平說，以前印鑑都是放在一個角落，大家自行取用，沒有進行盤點。印章如果被借走，也不知道是誰拿的。印章找不到時，大家都必須放下手邊工作一起找，非常耗時.....

導入 Ragic 後，黃勝平用條碼功能，並搭配「更新這張表單欄位值」動作按鈕和「動作條碼」功能來管理印鑑（如果想要不寫程式就達成類似效果，可以參考這篇說明來設計表單）。員工借還印章時，只要掃描印章上的 QR Code，就會留下清楚的紀錄，印章被誰借走一目了然，便不會發生找不到印章的狀況了。

郵件收發系統

雖然勤信已經將大部分工作電子化，但會計師事務所的日常工作中，仍有一些業務需要印出紙本文件。舉例來說，簽合約或同意書時，大部分客戶還是習慣收到紙本文件後再回簽。然而，寄信的回執聯沒有歸檔，事後要找很不容易找。此外，當客戶寄信給勤信，通常會希望確認勤信是否收到，這便需要額外再花時間聯繫客戶。

為了解決這些問題，黃勝平用 Ragic 建立了一個郵件收發系統，在寄送郵件給客戶時，只要用 Ragic app 將回執聯拍照上傳到「圖片上傳」欄位，未來要確認郵件寄送狀況非常方便。收到客戶信件時，員工只需在表單上填寫客戶名稱和日期，系統就會透過 Workflow 在隔天自動發送 LINE 訊息通知客戶。這不僅留下了收發信件的紀錄，還節省了員工聯繫客戶的時間。

無師自通 Javascript 黃勝平：釐清邏輯是重點

「Ragic 惠我良多，看完 Ragic 的說明文件以後，連 Javascript 都順便學會了。」

在和黃勝平的訪談中，最讓我們驚訝的是，沒有資訊背景的他，竟然無師自通學會寫 Workflow （寫程式）來串接 Ragic 和 LINE。他說原本就擅長寫 Excel 公式，而公式和程式的邏輯有點相似，因此可能對於學習 Javascript 有一定的幫助。另外，他也認為 Ragic 的 Javascript Workflow Engine 和 API 文件寫得非常清楚，即使遇到問題，也能隨時查閱，或者詢問客服，都能迅速獲得解答，學會寫 Workflow 其實並不難。

有沒有什麼學習 Javascript 的訣竅？他說除了參考文件和自己買的一本書之外，還會觀看 YouTube 上的教學，再搭配 ChatGTP 幫忙檢查、修改程式碼就可以了。重點是如果熟悉 Excel 公式的撰寫，會對邏輯釐清很有幫助。

黃勝平的經驗告訴我們，如果你對 Ragic 有興趣，也可透過實際的需求情境來延伸學習新技能，來發揮 Ragic 的靈活性，讓它成為更適合你的工具。

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