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Ragic 職涯故事:李沛勳 Bill,因為 Ragic 找到自己喜歡的工作

作者:Jaykee Chou

你有遇過那種大家公認的電腦高手、軟體達人、或 Excel 小天才嗎(或者你自己就是)?

可能從沒讀過資訊、資管相關科系,大學唸的可能就是文組,但新軟體都學得好快,或許對 IFTTT、Notion、Trello、ClickUp 這類工具如數家珍,也或許是任何事情都能做成超精美 Google Sheets、Excel 公式超強、總是可以把數據統整得井井有條……

這類「資訊小天才」,在職場上很吃香,我們會想像這份能力,能為他既有的工作加分。不過,如果只是軟體產品愛好者、Excel 重度使用者,感覺上比較像能幫我解決表格問題的「強者我同事」,要直接大變身,變成某家公司的專職 IT、MIS、工程師……好像還是有點落差。

不過,我們最近就聽到了這樣的故事:一個不會寫程式、對電腦工具很有興趣、剛畢業幾年的年輕人,遇上 Ragic 這樣的 No Code 開發工具,進而變成公司專職 IT ,一肩扛起公司系統升級任務的故事。來看看吧!

大學時期:畢籌會財務簽核需求讓他認識 Ragic

雖然讀傳播科系,但 Bill 很早就發現自己對於資訊管理很感興趣,在大學時期修過幾堂課,有自己的一套資訊處理概念、邏輯,要在 Google 試算表、Excel 上設計出各種複雜的公式也難不倒他。

Bill 在畢業前負責系上畢籌會的財務計算,利用他擅長的 Google 試算表設計公式、串接表單,讓對帳的過程能夠更順利。不過有個 Google 沒法解決的問題,有點困擾:很多時候畢籌會討論好預算,確定要支出款項的時候,會有原先默不出聲的同學們跳出來說「我不同意支出這筆錢」。

這也是他認識 Ragic 的契機——Ragic 是市面上少數免費版就具備簽核功能、輕量使用也很輕鬆的表單工具。用了 Ragic 每一筆支出在表單上都必須經由同學們主動按下同意或拒絕簽核,系統上也會有明文記錄,自然就能大大減少後續可能發生的爭議。

第一份工作:Ragic 變成個人職場省時利器

Bill 在畢業之後找到了一份與學歷專業相關的工作——為公家機關撰寫文案與圖卡設計的社群企劃小編。

機關內部會有一套貼文審查的 SOP 必須遵循,舉例來說:為了確保政策宣導資訊傳遞的正確性,完成的圖文都須經紙本方式上呈。在執行的過程中,上呈的流程跟關卡可能會異動,有時一篇貼文最多需要經過七個人的審核。

為了配合單位的紙本格式,Bill 會從自己習慣使用的 Google 試算表把貼文內容複製、再貼到指定的標準 Word 審查表格式,稍加排版再列印出來上呈。但凡內容需要修改,也就必須重複一次「在 Google 試算表修改貼文 → 貼到 Word 排版」的過程,再重新印出來上呈。

隨著修改的可能性增加,一則貼文花費往返尋找資料、複製貼上的時間也越來越多,他想到了 Ragic 的合併列印可以解決他的煩惱:「假如今天貼文要修改,就到 Ragic 上面編輯,改完之後就直接輸出合併列印,就不需要再做多餘的步驟。」省去了慢慢在 Google 試算表上找資料,再反覆手動貼到 Word 的過程。

某次,專案中加入兩位外聘的專業社群顧問,也需要參與審查的簽核流程。但是,外聘顧問並不是公司內部的人,該如何將他們的意見、簽名放在紙本文件上?實際上有很多困難需要解決:「要郵寄?或親自送過去?用 PDF 簽名對一般使用者而言又太過麻煩,而且又有兩位顧問,簽名該怎麼整合在同一份紙本上?」

這個時候,Ragic 的簽核功能就派上用場了。只要將顧問們的 E-mail 設為簽核關卡、發起簽核,寄送寫好的貼文資料給他們,並以信箱開啟簽准,就能填寫意見、簽名。表單上只要加入簽核公式欄位,並套用合併列印,就能在紙本文件上呈現來自外部顧問的意見與簽字了。

不改變單位既有的 SOP,Ragic 也可以完美適應流程變動!

Bill 說:「我無法改變單位既有的紙本需求、很難讓簽核流程全部電子化,但是我能讓 Ragic 符合既有的 SOP 標準流程,讓我自己工作上方便。」

在 Ragic 修改設計並不是什麼麻煩的大工程,只要簡單拖拉欄位、按下儲存設計就能隨心所欲調整表單,就算常常更改流程也不怕:「畢竟標案內容的異動性與彈性都很高、需要留意的事項也會越來越多,該如何達成單位的需求、又要確保不搞砸,就一定要有一個好的工具來協助自己。」

搭配 Ragic 改善工作流程後,只要寫完貼文就可以一秒開始送審,不需要再把時間浪費在找資料、改貼文跟排版:「節省下來的時間就可以去處理更有意義的事了。」

第二份工作跳出舒適圈,變身資訊人員

結束社群小編的工作之後,Bill 來到了一間成立了 30 年、客製化生產團體服的公司——衣的藝術。

Bill 被編入公司的資訊部,而他的職責就是一個人建置適合公司 130 人使用的系統。對於這個最終目標,他主動提供給公司的第一階段目標是: 2 個月上線報價系統、2 年內完成所有系統。

找了 20 年的系統,靠 Ragic 成功邁出第一步

據 Bill 所述,公司成立已經 30 年了,其中卻有 20 幾年都在尋找一份適合內部流程的系統,但找了眾多廠商 Demo ,就發現各家 ERP 完全無法符合公司的需求,就算要請廠商客製化開發,也很難找到有人願意接下他們的案子。

舉例來說,Bill 處理的第一個需求——將報價單從 Excel 轉換成系統,就有讓人傷腦筋的複雜規格。

使用 Excel 報價單:價格更新不同步、人工比對常出錯

在處理定價時,會先由總公司定期隨著原物料的浮動調整各項製造項目的價格。調整完畢後,再將定價的 Excel 檔案發給旗下的門市、再列印成紙本。

對於這種不同步的更新方式,Bill 提到曾經發生的實際情況:總公司更新定價之後,門市沒有及時更新紙本,等到發現定價本缺了某些項目之後,才發現正在用的是好幾個月前的版本。

而每個門市收到定價之後,會讓設計師以人工比對的方式查詢價格、輸入資料,這也產生了「人工錯誤」的風險——只要時間一長、工作量一大,稍微閃神,就難免會發生錯誤的情形。

用 Ragic 設計報價系統:定價自動同步、點擊自動帶入價格超方便

將報價系統搬到 Ragic 之後,得益於雲端資料庫的特性,總公司只要在資料庫更新定價,旗下所有門市都能在表單上「無縫接軌」,用新的定價製作報價單。這樣一來,總公司就省去發送 Excel 定價本的步驟,更不用擔心門市沒有及時更新、用到舊定價的狀況。

另一方面,透過連結與載入,設計師也不再需要手動輸入價格。透過動態篩選來選擇製造方式,讓設計師省去翻找 500 多項的定價的時間,也不用再人工計算,直接由系統算出正確的單價。這樣一來,大大減少設計師計算疏忽的可能性,也進一步提升專業性。

不過,這樣的轉換過程也不是一帆風順的,對於設計師來說,要從相對自由、隨時可以調整報價,方便給客戶一些彈性的 Excel,轉換到相對標準、SOP 化的「系統」,當然也會有一些意見、疑慮。

會不會不夠自由、操作會不會很複雜……這些轉換到系統時常見的疑慮,也不免俗地讓 Bill 在建置系統的初期遇到一些阻礙。

LINE 群組積極溝通,克服導入難關

實際上,因為 Ragic 並不是一個非常「硬性」的系統,要修改表單的設計十分容易,耗時也不用個幾分鐘,再加上 Bill 也考量到跟使用者有所互動才能更快速建立一個值得信任、好用的系統。因此,他決定直接建立一個 LINE 群組,選擇用更密集的步調,與使用者一來一往交流意見。

為了促進使用率,首先應用他的專業製作了一系列圖卡,說明 Ragic 的導入與基本操作,再將這些資訊發到群組:

累積了一定的使用率,收到使用者回饋之後,Bill 會根據這些意見調整表單的細部設定,並依據調整的內容,製作圖卡、發布更新日誌,來讓同仁都能快速吸收資訊。

舉例來說,門市很常有「單價試算改數量」的需求:向客戶提供不同數量的商品報價,讓客戶決定是否用更優惠的價格多做幾件衣服。在過去,設計師可以直接複製 Excel 檔,直接更改裡面的價格,但到了 Ragic,使用者需要每一個數量都重新連結與載入,反而會覺得不順手。

為了避免錯誤報價,Bill 最終加上了條件式格式輸入檢查的設計,在編輯資料時如果發現錯誤的件數,就會以紅底的方式警示需要修改,也要排除錯誤之後,系統才會允許儲存。

這種即時、敏捷的系統開發,也曾經招致一些疑問:「沒有 IT、軟體開發會創一個群組的,都是每個月開一次會、提出需求然後一次改……」

然而,對於 Bill 與 Ragic 來說,這些所謂的「需求」其實都是短時間之內就可以改完的小問題。像是後續有設計師反應,希望系統能再提供一些彈性,例如:希望某個商品價格能有一些浮動的空間,Bill 就透過條件判斷解鎖單價欄位,加上一個數值欄位做加減,來讓使用者直接在最終金額做調整。

這些大量、卻簡單的繁瑣細節不需要累積在一個月、一度的例會中慢慢解決,而是隨時提出並馬上修改設計,讓系統與公司內部的使用者能在短短兩個月內步上正軌。直到現在,Bill 還是會時刻關注公司內部使用者的回饋,針對需求即時調整適當的設計。

隨著這樣的策略,Bill 能感覺到公司內部對於 Ragic 的態度變得更積極:「只要可以滿足使用者的需求,同仁也可以越來越理解為什麼需要做某些的限制與要求,也會更樂於主動提出系統的建議。」

惡補網路上的課程是設計系統的獨門祕訣!

看完 Bill 展示報價系統之後,我們很好奇的是:他並沒有實際接觸過各部門的工作,像是這種報價單,或是將在下一階段上線的 CRM 的配置、樣式,他是如何進行設計的呢?有問過相關部門的人員嗎?

「其實一部分是照著公司既有的模式設計,先滿足他們現有的需求,再去看其他現成的模板、系統有什麼樣的欄位。」Bill 接著說:「可能問了相關同仁,他們也沒辦法直接講出一個標準,因為過去並沒有制定明確的 SOP。」

對於這種「大家心目中都沒有什麼最佳流程」的情況,Bill 的第一步往往都是先把公司目前設計好的 Excel 表、紙本單拿出來看,先把主要需求做好,後續再慢慢最佳化。開始最佳化時,獨門祕訣就是上網惡補各種系統的影片、教學課程。「上 YouTube 看看不同產業跟需求的系統長得怎麼樣,大概會有什麼樣的功能。畢竟我也不是資訊的人,沒看過其他 ERP 或 CRM 長什麼樣子,也沒有用過,但背後的邏輯都是一樣的,就是表單、就是資料庫,所以透過這種方式去了解。」

踏入專業領域,重點在於如何解決需求,而非背景經歷

除了職涯歷程之外,我們同樣也非常好奇 Bill 成為 IT(資訊技術人員)之後的一些個人經驗與心得,因為我們通常也會把 IT 視為一種很會寫程式、很高深莫測的職位、部門,但面對 Bill 這樣「非典型」的 IT,我們也很好奇,突然跨入一個大家印象中需要一定門檻的領域,周遭的人們有沒有感到驚喜或疑惑?

Bill 說,現在的職場上,大家其實不太在意你的「方法」,只要能夠弄出一套系統,而且系統能夠達成期望的效果跟目的,就不太會有人質疑你的能力,不會單獨以「是否會寫程式」這點來評斷。

這段話不僅僅是 Bill 個人的經驗,也與衣的藝術在尋找系統時的經驗相符:面對複雜的問題與需求,遍地找不到適合的系統商時,Bill 與他熟悉的 Ragic 確實就是一個適合的方法,只要能達成這個目的,Bill 當然也是一名合格的 IT。

看過 Bill 設計的報價系統,以及他描述公司同仁對 Ragic 的興趣提升不少,我們也相信衣的藝術進一步轉型、全面電子化的日子指日可待。

分類: 案例故事, Ragic 職涯故事

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