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商品/物料/貨號編碼怎麼做? 5 大原則,範例、常見錯誤一次看

作者:Jaykee Chou

在使用 ERP、資訊系統,或者是在電商平台上架物品時,系統通常都會要求我們給商品、物品編上一個「號碼」,例如「貨號」、「物料編號」和「商品編號」,這個過程也就是所謂的「編碼」,也許你直覺上會這麼做,但我們為什麼總是需要為商品進行「編碼」呢?

舉例來說,不同品牌的原子筆筆芯,在適用型號、實際的顏色、粗細上都有各種差異,但統一登記成「原子筆筆芯」的話根本就無法辨識,因此我們才需要配發「身分證字號」,也就是物品的編號,把這些物品給區分開。

不過,如果編碼時就像無頭蒼蠅一樣,缺乏適當的方法、原則引導,很容易會衍生各種問題,有些問題可能比較輕微,像是編號太長、太雜、難以閱讀;但有些問題的嚴重性就高出不少,例如同一組商品編號,有的是親自編碼、有的是來自上游供應商,意外引發貨號重複,導致編碼連「獨一無二代號」的效果都無法做到,甚至在系統上延伸出選不到正確的商品、導致資訊系統因為邏輯錯誤當機等等的問題。

另一方面,如果為商品編碼時,我們還順帶制定了例如「HA 代表帽子」、「GL 代表手套」這種規則,將物品的分類也一同加入編號,是不是也會讓我們更好地找到並歸納物品?

那麼有哪些重要原則應該遵循呢?我們以下就整理出了 5 個重要的引導原則,讓你可以根據它們,一步步設計出適合自己的編碼規則!

1. 確保編碼「唯一性」

編號最重要的目的在於區分每一項物品,那麼哪些行為可能會讓唯一性被破壞,導致編號無法發揮作用呢?

首先是「沒有套用內部規則」,例如下游的店面在進貨時,直接沿用上游的原廠貨號,如果原廠貨號之間的格式、數字正好衝突,就可能讓一個號碼同時被多個不同的物品採用。

另一個狀況則是「沒有全組織通用、唯一的規則」,有些企業的部門數量較多,每一個部門都希望內部的編碼規則是最有效率的,在編碼的規則上就可能各自為政,最後也可能發生同一個編號在各個部門之間,各自代表不同物品的狀況。

要確保編碼的唯一性,我們建議所有來自外部的物料、商品都必須在組織內部重新編碼,且編碼的規則應該跨部門、聯合協調、制定。以避免號碼互相衝突,你也可以再藉由資訊系統裡的「不可重複」設定,或是 Excel 的資料驗證功能,讓系統也能夠在第一時間避免重複。

2. 避免「變動」

有很多你可能意想不到的情況,會造成編碼出現「變動」,而隨意地變動又會為編碼的唯一性帶來威脅,需要時常檢查編號是否衝突,或是檢查物品是否已經存在資料庫內。

通常來說,變動可以分為編碼本身的變動、分類屬性的變動,以及人員之間判斷的變動:

編碼本身的變動:編碼只要使用過,就不能夠隨意更改或是刪除,以免未來有需要使用舊資料查詢時,沒辦法找到相對應的物品。

分類屬性的變動:假如我們在編碼時,加入了像是商品的售價、庫存位址這些元素,在未來售價調漲、調降,或者是商品必須移倉時,這些編號是不是反而變成了讓產生混淆的阻礙呢?

因此,我們必須要謹慎選擇哪些元素應該被用來編碼,例如對於製造業和零售業而言,物品的種類、物理或化學性質,以及功能性、用途都是較適合用來編碼的選擇。

人員判斷的變動:如果人員之間判斷的規則不同,很可能造成一件物品已經存在資料庫內,但是大家的編碼方式、解讀方式都不一樣,產生多個重複的資料。因此在規則的制定上應該盡量完整,避免有讓人員自由發揮、解釋的空間。

3. 保留未來的擴充彈性

為了確保編碼的規則不變動,在初期設計編碼時,應該通盤考量未來的經營狀況,而不是只依照現有的經營規模來設計。

例如「流水號」這個區塊,因為每新增一件物品,流水號就會往前遞增一號,所以我們在設計編號時,就應該考慮要為流水號設計多少位數。

假如在剛開始編碼時,因為手邊只有 15 款衣服,而只為流水號設計了 2 碼(01 ~ 99),當未來庫存的款式多起來,真的超過 100 款時,就超出這個規則可負荷的數量了。

如果你的產業屬於快時尚、電子配件這些產品迭代十分頻繁,每季、每年都會推出新產品或改款的產業,在流水號的消耗上更可能會顯著地高過其他產業。

這個時候,我們建議可以將「年份」、「月份」也一起加進編碼,這樣每一年、每一月的產品流水號都可以歸零、重新編排,降低流水號無法負荷的可能性。

4. 加入「分類性」,編號兼具辨識效果

如果我們順帶將物品的特徵也一起登記在編號上,在看到一串編號的同時,就可以在腦海整理出物品大致的樣貌;或是看到物品時就能大致了解編號可能的編排方式:

例如根據上圖的規則,在看到編號為 “01A001” 的物品時,就會馬上知道是一頂品牌 A 的帽子、“03B002” 則是品牌 B 的鞋子,協助我們更迅速地縮小範圍、找到物品。

除了將不同的分類一起納入之外,要如何拿捏各個分類元素之間的順序、排列也很重要。

你可以嘗試從平常管理物品的方式開始,以大分類到小分類的順序排列,例如店面本身如果是先分物品種類、再分品牌,編碼上就同樣以「物品種類 + 品牌 + 流水號」的順序組合編號,方便員工藉平時習慣的順序找到商品。

整理編碼長度,編號更好認

在最初編碼時,我們就已經確定了每一個位數所代表的意義,因此不管是編號長度太長,還是物品之間的編碼長度不同,都會影響我們判讀、解析編號的速度與正確性,因此也必須注意長度的設計是否會造成閱讀上的困難。

為了避免編碼的長度過長,可以考慮省略「缺乏鑑別能力」的元素,以球鞋為例,如果每一個商品都必須包含在某個「系列」當中,但每個系列幾乎又都只有一、兩種款式,就不需要特別把這項元素用在編碼當中。

另外還需要確保同一類物品的編號長度相同。通常來說,未保留擴充彈性是最容易讓編號長度產生差異的原因。因此,在輸入流水號時,要記得不能隨便將 0 省略(例如直接將 01 記成 1),必須始終保留適當的位數。

其它你可以注意的事項

除了上面的 5 大原則之外,有些常見的小錯誤也會影響編碼的運作與易讀性。

例如編號的組成必須要是英文與數字,如果使用中文或是特殊符號的話,在匯出、匯入或是系統轉移的時候,就有機會因為目標系統不支援,而產生錯誤或是變成亂碼。

另外,如果你會時常需要利用肉眼辨識編號的話,也不建議使用 I、O 這些容易跟數字 1、0 混淆的號碼,以免在偶然需要人工辨識、輸入時發生錯誤。

製造、零售、工程專案業分類範例,編碼入門看這裡

如果你不確定應該怎麼開始編碼的話,可以在這裡看看我們提供的製造業、零售業以及工程專案業的編碼範例。

對於製造業來說,由於系統內可能會有極大量的資料,因此我們建議先從物品的型態開始分類,例如在第一層就直接篩選出「物料」,之後再依照物品的物理性質與用途分類,就能更有效率地找到需要的物品了:

而零售業則建議用商品本身的分類來一層一層篩選,例如先篩選品牌,再依序選擇類型、屬性(材質或顏色),找到自己需要的商品:

工程專案類的編碼則可以做得較簡易,直接根據施作的日期作為分類的標準,就可以用最有效率的方式篩選出需要的資料:

如何在 Ragic 上設計好用的編碼?

如果你正好是 Ragic 的使用者,我們也有一些系統上的使用技巧,只要照著做,就能夠讓你的編碼無後顧之憂,甚至讓系統自動、安全地安排編號,省去手動編碼的心力!

設定「不可重複」,設計防呆機制

編碼的第一步就是建立編號的唯一性,為此,你可以在記錄商品編號的欄位上,勾選「不可重複」屬性,確保欄位值不會與其他資料重複。

自動產生欄位,讓系統自動為你編號

藉由自動產生欄位,系統就會在新增資料時依照資料的順序,為每一筆資料編上獨一無二的號碼:

如果你希望編號可以根據欄位跳號,例如將類別設定為「辦公用品」與「機器耗材」的物品分開編號,不要都混在一起的話,也可以藉由勾選「指定自動產生編號依據的欄位」並選擇參照「日期欄位」或「選項欄位」實現:

如果你希望能對編號格式有更進一步的修改,也能參考這篇說明,從「格式」的地方自訂,讓編號依照你的習慣來編排、呈現:

你也可以在格式當中組合其它的參數,例如前面有提到過「產品迭代頻繁,擔心流水號會不夠用」的產業,可以嘗試與「日期」組合來讓流水號能夠重新編序:

舉例來說,只要在格式一欄加上 {1,date,yyyyMMdd},系統就會在編號時自動加入編號時的年、月、日,例如 “20230527”,並根據後續的 {0,number,000} 產生流水號,如果是不同日產生的資料,則會再次從 001 號開始編排:

由於流水號重新編序的依據是日期格式,所以如果日期格式為 “yyyyMM”,系統就會根據月份重新編排流水號。你可以再參考序號格式的文件,自訂日期、流水號的呈現方式。

依據多個欄位編號

雖然 Ragic 正在積極開發依據多個欄位編號的功能,但如果你現階段需要依據多個欄位分別產生獨立的流水號,還是可以經由一些小技巧辦到:

首先,我們要整理所有的分類,將這些分類登記在選項欄位,以便未來直接登記新資料時直接從這些選項中選取,我們將使用大、小兩層分類作為示範:

之後,我們要基於分類欄位的值,列出所有可能的排列組合。我們有一份免費的 Excel 範本

(範本來源:indzara.com),可以簡單地列出結果。

首先,要將分類依序從大到小,輸入進第一欄至第六欄,分類不一定需要填滿六欄,但是必須依序填入,不能跳欄填寫(例如只填第一跟第三欄,不填寫第二欄):

接下來,如果有需要的話可以調整分隔符號,預設為 “-”,如果不需要可以直接移除:

就可以在下方的所有組合當中,將全部的排列組合一次複製了:

將 Excel 回傳的值全部複製後,在 Ragic 新增另一個選項欄位並貼上:

並在這個新的欄位上套用字串公式,讓系統可以藉由選擇的 A1 大分類、A2 小分類,自動產出對應的編碼元素:

最後,新增一個自動產生欄位,將其指定為根據 A3 的值進行跳號,系統就會基於不同的分類跳號了:

標籤: 文件管理, 專案管理, 庫存, 進銷存, 資產設備管理

分類: 雲端工作術, 雲端工作提案

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