免裝外掛，直接透過表單資料寄信的三個進階秘訣

手邊有一份客戶清單（會員名單、廠商資料、學生名冊），逢年過節要大量寄問候信、行銷信，或是每月要定期寄通知信時，如果都得從清單裡面重複「複製 Email、貼上公版內容、修改、寄信」的流程，真的又累又煩。

Ragic 內建的寄信功能，就是解決這類麻煩事的好幫手：不用額外做複雜設定，只要包含 Email 的那份清單存在 Ragic 上，你就可以利用 Ragic 特定的寄信功能，點幾下直接在表單上寄出一批包含表單內容的公版信件、或直接由系統定時自動寄出通知信。

其實，熟悉 Ragic 的用戶應該都知道有這些好用的寄信功能了。不過，你知道有哪些進階 / 彈性的設定方法，可以讓你的寄信流程更無縫、更簡單、更百分之百符合你的需求嗎？好像不是大家都清楚，今天這篇文章，就來介紹幾個設定上的小秘訣：

小提醒：Ragic 的寄信功能並不是特定的「哪一個」功能，而是「一組」功能，有的在一般使用者就可以用的工具列表上（寄出這筆資料、大量寄出 Email）、有的需要系統管理員進入設計模式設定（提醒、、訪客使用者、自訂 Email 按鈕），這些功能各有特色與差別，但也共享一些原則上通用的設定，以下要談的就是這些多數功能都通用的設定。

（一）可彈性設定收件人（副本 / 密件副本對象），直接指定收件群組

設定寄信時，不管是哪個功能，通常你都會看到以下畫面：

很類似其他 Email 軟體的寄信畫面，收件人、CC（副本）、BCC（密件副本）的欄位都有，臨時要寄資料時，可以像平常寫信一樣，直接把 Email 填寫上去，單筆資料來說彈性也便利。

如果是要根據某個特定規則寄出多封信，例如一次寄給一批客戶，或是每次在這張表單上寄信時，都是要寄到表單上已經有紀錄的某個欄位（ex 供應商窗口 Email），那在對應欄位切換成「選擇 Email 欄位」的模式（點一下對應欄位、再點右下角灰字可切換），就可以指定以某個 Email 欄位值為收件人，節省手動輸入的心力。

如果要一次寄給很多人，手動填寫時只要和寫信一樣，多個收件人時用逗號 , 隔開就可以。如果這群收件對象本來就是系統內的使用者，你還可以在這裡利用填寫特定「參數」 的方法，讓系統每次自動帶出這群組背後的一組 Email 名單。

以上圖為例，公告系統表單上有設一個「收件對象」的群組欄位，新的公告預計要寄給這個群組名單上的人，那麼，直接在收件人欄位填寫以下參數： {{GROUPUSERS_收件對象}} ，寄信時系統就會自動把這個群組名單對應的 Email 清單列為收件對象，省去手動輸入的麻煩。

（二）設定回信寄到哪

設好了便利的寄信功能，如果沒辦法直接收對方回信，還得備註「此為系統自動通知信，請勿直接回信，請寄到 xxx@xx.com」，不是另添一層麻煩嗎？還好在 Ragic 你也不用煩惱這樣的事，你可以直接收回信，也能另外自訂一個收回信的 Email。

以預設的「直接收回信」模式來說，如果有人回了你從 Ragic 表單寄出的信，Ragic 會將這封回信回覆到這筆資料代表的郵件網址中，例如下圖紅框處：

這個「郵件網址」的意思是，寄到這個郵件網址的回信，會被附回原本這筆資料的「信件往返紀錄」裡，可以直接在該筆資料右下角的信件往返紀錄裡回覆信件串，便於統整管理。信件寄來時如果需要收到通知，可以在該張表單的通知設定的「信件往返」做設定。

而如果你希望另外指定一個特定的回信 Email，當然可以另外在「回覆給」這個欄位，手動輸入 Email，或指定特定欄位。

（三）大量操作

想要一次寄出多封信件？不需要重複按「寄出這筆資料」或重複按寄信按鈕，其實可以用批次操作的方法來達成。

第一種方法是，使用「大量寄信」功能，也就是在列表頁上直接針對所有資料（或篩選後的資料）點「工具」> 「發送 Email」。

如果寄信功能是已經被你做成「自訂 Email 按鈕」也就是按個按鈕就寄信的功能，那就有第二種方法，就是在列表頁工具按鈕點「大量修改」 > 「（大量）執行動作按鈕」就可以一次執行多筆資料了。

這部分更多細節可以參考我們這篇「節慶行銷寄信教學」。

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