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紙本表單電子化的 3 個新手偷吃步(附範例)

作者:Lillian Huang

想讓你的員工、你所屬團隊工作更有效率?減少工作流程中不必要的「瑣事」和「失誤」,絕對是重要一步,而如果你的團隊還在用紙本公文跑簽核流程、傳真下採購單、或是 E-Mail 人工統整表單資料,那麼恭喜你——你們在「提升工作效率」上,有極大的進步空間,只要做到「表單電子化 / 表單 E 化」,將原本的紙本表單作業改成電子表單流程,生產力就能大增。

什麼是表單電子化?

表單電子化(表單流程電子化、電子表單、表單 E 化),是指把平常用紙本處理的表單,例如行政總務常用的器材租借單、費用報支單,人資用的請假單、加班申請單;業務用的報價單、收據;採購用的請購單、採購單等,從原本一張張紙本、人工傳遞與簽核的形式,轉變為電子格式,透過電子表單系統自動遞送、線上簽核。

簡單的電子表單格式,前端是一個網頁介面,一個問題/提示/欄位,搭配一個答案/資料/欄位值的輸入框,藉此讓使用者把資訊遞交到網頁後端。

為什麼需要將紙本表單電子化?

對填表單的人來說,電子和紙本表單似乎沒有太大差別——只是介面從紙改成瀏覽器,要打字而非手寫填寫資訊。但表單填好之後,紙本表單從傳遞、搜集、到整理資料都要人工處理,設計完善的電子表單卻能自動遞送、核決,馬上呈現統計資料、產出特定報表,能讓工作效率大幅升級。

如果今天要發送意見調查表給一萬個員工,人工表單光是發送、催收就不知道要花多少天,可能會有很長一段時間不知道調查表回收得怎樣了?有沒有哪裡遺漏或延誤發放?電子表單在後台一看數據就清清楚楚。

如果費用報支單要送交多個單位簽核,紙本表單在公文旅行路上,可能大家都搞不清楚現在卡在哪一關了,但電子表單打開網頁一看就清楚。紙本送簽流程中,簽核主管人不在辦公室,公文就得卡在那,電子簽核只要主管上線核准就行了,追蹤、推動進度都容易得多。

電子表單的另一個好處是,透過表單的關卡設計,減少填單人工失誤與混淆的空間。例如,公司的流程是3,000元以下的辦公用品請購單送直屬主管簽核,3,000元以上則還要送簽部門主管,請購單簽核完成後要轉成採購單送交總務部門......不熟悉的人,很容易在人工跑流程時搞不清楚或搞錯要做什麼,電子表單因為流程都是自動設定,這樣的風險能減到最低。

停留在「紙本邏輯」的電子檔案表格,不算真的電子化

從上面的討論可以知道,電子表單重要的價值,是讓後端資訊蒐集統計能夠自動化,進度能即時追蹤,甚至附加更多流程管理的功能。

因此,有些組織雖然不用紙本表單,但「Word 做表單,電子郵件寄送」或是「填寫 Excel 工作表回報資訊」的方式,無法自動彙整資訊、管理流程,仍然會有資料散落、不連貫、無組織、整理耗時耗力的弊病,離真正的「表單電子化」還是有一段距離。

要真正達到電子化的效益,有兩件事得擺脫紙本邏輯:第一是在表單資料的遞送上,不能走回老路,要能自動收資料;第二則是在電子化表單的設計上,也不是將紙本的每個欄位都照搬到電子表格上就可以,資料的格式必須能讓機器讀懂,也要思考有沒有紙本辦不到、但電腦能做也能讓流程更順暢的新做法。

除了自己寫程式、買系統,對資源有限的小公司,或大企業的小團隊來說,現在很多不需要寫程式,操作介面簡單的電子表單設計工具,能讓第一線員工親手做出貼近自身需求的表單,是很實用的選擇。

除了比較簡單的線上表單工具(如 Google 表單或以資料填寫為主的表單工具,可見我們系列文章的介紹),還有一些以企業內部流程應用的表單工具,包含更進階一些的功能,例如 Ragic 雲端資料庫 就包含表單權限管控、流程管理(BPM)如簽核、版本控管、紀錄等功能。

不過,友善易用的設計工具雖然讓一般人不用仰仗工程師,就能做出表單,但沒經驗的人一開始可能還是會腦袋一片空白。而如果新手想先從小範圍開始,要將單張或一組紙本表單轉換成電子表單,Google「電子化流程」、「電子表單設計」,可能會發現多數文章都說得太複雜、太深入、太勞師動眾了,讓人望之生畏。

Ragic 身為一家讓一般人設計電子表單 / 資料庫的公司,接觸過很多這樣「新手村」等級的用戶,也看過很多「從零開始」的苦惱。以下就從新手角度出發,搭配 Ragic 的範例,提供 3 個紙本表單電子化的偷吃步 / 小技巧,不一定很「正規」,但或許可以幫你突破某個關卡!

註:各家平台的設計工具/功能不盡相同,以下提到的以 Ragic的設計工具為主。

一、你不一定要從零開始:修改紙本表單或平台範本,事半功倍

參考原本紙本表單的內容,將它修改成電子表單的格式,會比從零開始好上手得多。同時,紙本表單代表著原本大家習慣的填單方法與流程,根據原本的紙本表單微調內容,對使用習慣的衝擊也不會那麼大。特別是,如果紙本表單整個流程只牽涉到「一張」表單的作業(例如問卷調查表、員工通訊資料填寫、費用報支單、請假單、辦公用品租借),那麼先參考該張紙本表單的欄位內容,微調成電子表格適用的格式,是最快的方法。(調整格式的方式請看第二點:快速辨認、轉換欄位格式的秘訣

這個偷吃步不一定總是最佳解,因為如果原本的流程就充滿缺陷、執行起來很多障礙,就可能不是好方法,但一些內容單純、牽涉流程不複雜的表單來說,參考既有內容仍然很有用。

而且,如果你選擇的是彈性高、入門容易、隨時可以「砍掉重練」的平台,在測試、初步架構期間,設計失敗了打掉重來就好,可以有一個「做中學」的開始。(但當你比較有概念之後,希望做較多環環相扣的表單功能時,就最好還是重頭、系統化的思考架構。此部分的 Ragic 教學可以參考這篇文章

另一個參考的基準可以是平台提供的表單範本(例如 Ragic 的快速範本免費模組)。範本的好處是,本身可能已經包含一些流程優化、自動化、有效管理資料甚至防錯防呆的技巧,新手可以藉機認識。但如果範本預設的流程和組織內部差異過大,參考價值也會減低。

二、快速辨認、轉換欄位格式的秘訣

如果你先嘗試著把一張紙本表單改成電子表單,根據我們的經驗,首先卡住的地方通常跟資料格式有關。

例如:搞不清楚表單試算表的差異,想要將「表單」格式的檔案,上傳到電子表單平台要求以「試算表」格式匯入的後台,結果資料大亂。

或者:沒有辦法區分靜態文字/欄位敘述一般欄位的差別,以及欄位標頭欄位值的區別。(這邊提供的雖然是 Ragic 教學手冊的說明,但這幾個概念在電子表單基本是通用的)

我們遇過客戶在學習用 Ragic 製作報價單、收據、發票時,沒有將紙本表單上固定會印的公司資訊(聯絡電話、地址)或固定說明(例如應付帳款到期日的規則)放在靜態敘述欄位,反而試圖放在欄位標頭,結果就是一直覺得版面卡卡的(中間會卡著空白的、沒有值可以填的「欄位值」空位),卻說不出哪裡有問題。

這邊提供一個簡單的判斷方法:把表單看成「問卷」/「問答題」的話,欄位標頭是「題目/問題/答題提示」,欄位值則是「答案」,不同筆資料同一個欄位標頭一定相同(例如姓名),欄位值則會改變(如第一筆資料是黃大柴,第二筆資料的值是張大海)。在一筆資料裡,一個欄位標頭通常對應一個值。固定說明、不是「提問」也不是「答案」,不附帶有欄位值的則通常是靜態文字。

電子表單的欄位通常可以有不同的種類/型態,包括純文字、核取方塊(多選)、下拉式選單(單選)、日期等,這些就是欄位值可以呈現的樣態。

舉例來說,一份紙本的「訂購單」部分欄位可能長這樣:

如果要將它變成線上的表單,如下圖所示,綠色的部分會是欄位標頭,藍色的部分則應該是欄位值:

(1)這樣的紙本表單裡,有兩欄:「首次購買」、「會員訂購」的部分,如果照樣放在電子表單中,會變成沒有欄位標頭且有兩個值,可以改成欄位標頭:購買狀態,欄位值為選單,選項包括首次購買或會員訂購。

(2)訂購日期的欄位值不能跟著紙本有「年」「月」「日」三格,因此應該要放在一格(日期型態的欄位)。

(3)每一組聯絡電話都要單獨區分成一個欄位。

結果才會是一個欄位標頭對應一個欄位值,如下:

三、如何將一組紙本表單間的關聯轉換成電子流程?

如前所述,好的電子化表單不應該是把紙本表單的方式照本宣科地搬上網路,理論上最好先研究過組織的行事規章、工作方式,據此設計出好的、甚至改善原本工作方法的流程,而不一定要依據紙本作業的表單關聯。

但由於本篇是提供給新手的偷吃步,在此還是以 Ragic 一些比較普遍的功能為例,指出某些紙本表單間的關聯,「通常」可以怎麼轉換成電子表單的設計(其中許多功能在其他同類型平台也有)。

(1)紙本簽核-->電子簽核:這是很直覺的轉換。

(2)一式二聯/一式二份的紙本表單,兩張紙本表單的內容一樣,但可能在某幾個特定欄位略有差異(如簽名、留存單位等):這樣的一組表單,在 Ragic 很適合設計成兩張共享資料的多版本工作表,兩張表單分別設計不同的存取權限、並且可以有一些不同的欄位設計。

另外,需要不同人(例如外部申請者與內部審核者)分別經手的表單,特別是「申請單」、「需求單」類型的表單,很多會有幾個欄位是申請人不需要填寫,由內部註記資料、蓋印的。這種表單也很適合做成區分不同權限的兩張多版本工作表,可以將其中一方沒有權限填寫的資料視情況設為隱藏(不需要看)或是唯讀(需要檢視,但不能修改)。

例子:Ragic 的 IT服務台模組就包含這種一組兩張的多版本表單(IT需求申請單/維修單,和IT需求派工單)

有需求填寫「IT需求申請單/維修單」

和「IT需求派工單」(IT部門填寫)

(3)一組表單之間,一張表單需要帶入另一張表單的資料:可以用拋轉功能快速複製一組欄位或整張表單資料,例如報價單轉訂單,請購單轉採購單,採購單轉驗收單等,中間也經常附加簽核流程。

例如:

希望以上提供的新手參考方式,可以幫你突破關卡!

如果有覺得不清楚的地方,或針對相關文章想提出建議,歡迎留言或寫信給 support@ragic.com 讓我們知道。也歡迎你直接註冊一個 Ragic 雲端資料庫的帳號來嘗試電子化的第一步!

標籤: 試算表, 表單, 表格知識

分類: 雲端工作術, 表格技巧

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