資料整理入門（下）：怎樣的試算表格式比較「好」？
本文為「資料整理入門」文章的下篇。上篇介紹表格的基本元素與不同的格式（試算表、表單、樞紐分析表等的不同）；本篇主要討論「如何將資料整理成可分析的試算表資料」。
前情提要
上一篇提到，「試算表」適合存放原始資料，使用線上表格/數據分析/資料管理工具時，如果有提供xlsx檔、CSV檔匯入/匯出的功能，講的都是試算表(格式)。
如果你是 Ragic 的用戶，在準備將資料匯入Ragic時，除了這篇Ragic的教學文章，也可以參考此篇的原則。
試算表格式資料放置的邏輯：第一列通常是描述資料的標頭，每列包含一樣數量的欄，每列中同一欄所記錄的資料值具備相同的屬性；相對的，同一列不同欄的資料性質就都不相同。
接下來就直接進入正題——
怎樣的試算表資料比較好（分析）？
(1)檔案格式：試算表軟體而非 PDF , Word
雖然好像顯而易見，但還是要說明一下：電子表格可以各種不同的檔案形式儲存/交換，一般文書處理最常以 PDF、Word 、Excel（副檔名.xlsx）來做表格，但除此之外，表格也可以存成 CSV、JSON 等檔案格式。這些不同的檔案類型，會直接影響資料可被機器抽取、分析的程度。
這邊以一般人最常用的文書處理檔案：PDF, Word, Excel為例。PDF 檔和 Word 檔主要是給人類閱讀的，人類可以透過 PDF 表格的視覺呈現，解讀每一欄、每一列、每個儲存格的區隔。但電腦接收、解讀資料的機制和人類不同，前述的 Pdf 檔案對電腦而言只是一大包沒有區隔、無法分開解讀的資料，也就很難用機器進一步分析。
而Excel等試算表軟體的檔案類型，可以讓電腦讀出不同欄、不同列的區別，能做更多分析，因此在這種情況下會是比 Word 更好的選擇。（舉例來說：Excel可以用公式加總計算，但Word就不行。）
（2）資料置放：不要任意合併儲存格；移除非原始資料（註解/小計）
關於合併儲存格
可分析的試算表每一列（每一筆紀錄）一個欄位只會有對應的一個值，不多也不少。如果為了表格排版美觀的目的，在試算表資料上合併儲存格，資料可能會變得難以分析。
例如下圖的資料，原本有兩個公司電話的欄位（公司電話、分機），欄位標頭被合併成一個，使得這個欄位標頭底下每一列都個別對應兩個值。也許有人覺得這樣看起來比較清楚，但如果要針對這個「公司電話」欄位來篩選、排序時，系統怎麼知道要選擇哪一個欄位值呢？
同理，「合併列」也不行。
合併標頭、合併欄位值，這是給人看的邏輯，不是讓機器讀得懂的邏輯。若用給人看的邏輯放置資料，又期待機器能自動讀懂、分析它，就行不通。
一個儲存格裡塞多個資料，像下圖這樣（部門、職稱放在同一欄），雖不必然出錯，但就沒辦法單獨依部門或職位分析資料。
如果你想匯入的資料有這類合併儲存格問題，且合併的是「欄」而不是「列」，在 Excel 你可以用資料剖析的功能來分開它們，在 Ragic 則可以考慮用抓字元的公式如LEFT(value,length)、RIGHT(value,length)、MID(value,start,[length])，詳細說明可以參考支援公式列表說明（可用「Control/Command+F」語法找關鍵字）。
註解、小計等非原始資料
你也不需要在用來放原始資料/作為分析依據的試算表中，增添多餘的詮釋資訊，例如額外的標題、註解、小計總額等，這些更適合在進一步的報表與分析中讓系統呈現。
案例說明
Ragic客服會遇到的例子：和許多試算表、表單類軟體一樣，Ragic 支援將你自己的 Excel、CSV 格式資料匯入到資料庫，前提是資料格式必須符合 Ragic 的匯入原則，這其中有些是 Ragic 自家格式，但有些是試算表資料的共通原則，不符合以上原則的話，你就匯不進去。
有時候我們會遇到客戶寫信來求助：「匯入 Ragic 時，原本的 Excel 格式會跑掉/好像無法匯入...」仔細一看客戶附的 Excel 格式是這個樣子的（註：此為示意資料，非當事人資料）：
數數看這犯了幾個問題呢？(1)標題列之外多餘的列。(2)合併儲存格，一個標頭對應多個值。
這樣就算可以匯入，系統也無法照你要的方式幫你分析。
（註：如果你的表格只是要給人看，而不是要分析的，就沒有這個問題，這是 Excel 等軟體會有合併欄位功能的原因。 Ragic 表單頁也會提供欄位值跨欄和敘述欄位的功能，以幫助你排版，但敘述欄位放的就不是用來分析的資料）
另一個例子，直接借用政府資料開放平臺的說明，這個說明的「錯誤一」也包含了合併儲存格、多餘的標題列、備註等問題，會使其他人要利用這筆資料時，較不方便。
(3)欄位值格式一致
每個欄位的資料格式不一致，包含小數點或日期，或有人是數字有人是金額，比較同欄位內容時也會不方便，最好統一日期格式、金額單位、小數點等。許多試算表/表單軟體會直接規定一致的欄位格式，以避免下圖的狀況。
(4)讓系統辨認得出每筆資料：獨特值欄位
資料如果只是單獨放在試算表軟體中，不需要匯出、交換、連結其他資料，每一列/每一欄資料因為都有固定的位置，在同一個檔案中可能不會有混淆的問題，只要指出是哪張工作表、哪一列即可。但是如果需要匯出、交換、連結其他資料，不一定會有固定的列/欄位置，這時系統會需要一個每筆資料獨一無二、不重複的欄位，做為辨認該筆資料的依據。
例如：員工資料表中若有「員工編號」這個欄位，會比單純用「員工姓名」來確認哪筆資料是哪筆準確；「商品編號」比「商品名稱」精確而不易混淆。
借用一張過去教學文章的圖作結。此部分我們寫過相關文章，請點此閱讀。
圖文解說版（IG）
