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如何用Gmail當作所有信箱的統一介面

作者:Jeff Kuo

繼許多讀者表示對於「用Gmail產生到處註冊用的E-mail帳號」感覺非常有用,這次再來介紹一個筆者已經使用很久的非常好用的技巧,也就是如何用一個Gmail帳號管理所有你其他的E-mail信箱。

我相信絕大多數資訊從業人員都有著多於一個E-mail信箱,甚至像是作者一樣基於各種需求,從大學、研究所、工作、等等其他需求以來,可能有超過十個E-mail帳號。當然把這些信箱通通設定在Outlook或是其他收信軟體,不是一件困難的事情,但是作者常常在外面到處跑,每次用的電腦不一定都是同一台,甚至iPhone等手機都可能來來收信,所以不太喜歡把信真的下載下來,直接使用Web Mail其實是相當方便的一個選擇,所有信件隨時都可以在線上查閱,甚至搜尋。

另外,不是所有的信箱都有著完善的垃圾郵件功能,Gmail的垃圾郵件篩選功能感覺上算是比較適中,不會太嚴格,實際收到的垃圾信數量還算可以接受的範圍。配合上自訂的篩選條件長期用起來相當合用。

所以如果我們希望能夠使用Gmail來當作我們統一的收發信介面,要做的事情有兩件:第一個就是要讓Gmail能夠收其他信箱的信,第二個就是要讓Gmail能夠以其他信箱的身份來發信。

要讓Gmail收其他信箱的信有兩種方法,最簡單的是如果其他信箱有提供轉寄的功能的話,就可以直接在其他信箱設定轉寄,例如Gmail本身就有可以設定把所有信轉寄到其他信箱的功能。(設定的位置在:設定=>轉寄和 POP/IMAP=>轉寄)。如果你想收信的那個信箱沒有提供這樣的功能的話,Gmail還是可以透過設定,主動到你的信箱幫你把信抓回來!但是你必須提供你信箱的帳號跟密碼給Gmail。(設定的位置在:設定=>帳戶和匯入=>以 POP3 檢查郵件)但是你只能設定五組e-mail帳號。

如果你的五組pop3收信用完了的話,在這邊還是有一個小技巧可以使用,您可以多申請一個Gmail帳號,專門來收多出來的e-mail信箱,然後在Gmail裡面再設定自動轉寄到你統一使用的信箱就可以啦!

而要怎麼樣用Gmail寄信,但是看起來你好像是用你其他的信箱寄的呢?在設定=>帳戶和匯入=>以這個地址寄送郵件,可以設定其他信箱的身份,設定以後Gmail會寄一封認證信到你設定的其他信箱去,確認你是不是真的要讓Gmail來以你這個信箱的身份寄信。設定完成以後,每次你在寄信的時候,就會多出一個「寄信人」的選項,來確認這封信你是要用哪一個信箱的身份來寄信。

Gmail還有一點相當聰明的地方,就是當你收到一封信要回信的時候,他會自動選擇別人寄給你所使用的那個信箱,來當作預設你的回信身份,如果你想要特別修改的話,再來變更就可以了!

以上是一些筆者Gmail信箱使用多年的一些經驗,在Gmail之前其實換過非常多次信箱,每次都在用了一陣子之後,被大量的垃圾郵件攻破,而用不下去,在轉為這樣的使用模式之後,都還算用起來滿愉快的,而且多年下來似乎也沒什麼問題。E-mail這種日常生活常用的工具,就是以方便好用穩定為最重要的原則囉!

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