白話解釋「訂單管理系統」：是什麼？有什麼好處？如何挑選？

如果你經營蛋糕店或花店等小生意，應該對以下情況不會太陌生：平時訂單不多時，用紙本或 Excel 還算能管理，但一到像是母親節或情人節這種大節日，訂單量暴增，想確認某幾筆訂單的顧客需求時，卻發現資訊分散在好幾張手寫單據或 Excel 檔案裡，東翻西找還是對不上，結果不是漏單，就是送錯地址，甚至搞錯客戶指定的款式，影響口碑不說，還可能流失客源。

為了避免這些狀況，你可能會想找一個系統來集中管理訂單資訊。但一搜尋才發現，市面上的訂單管理系統百百種，從可以自行建立的到現成的套裝軟體都有，該怎麼選？哪種才最適合你？

這篇文章會帶你快速了解訂單管理系統的基本概念，解析不同系統的差異，幫助你找到最符合需求的解決方案，讓訂單管理變得更簡單。

訂單管理系統是什麼？

訂單流程在進銷存中屬於「銷」，涵蓋從顧客下單到商品送達或服務完成的整個過程，並與前端的進貨採購及後續的庫存管理息息相關。而訂單管理系統就是一個幫你集中管理訂單流程的工具，讓商品庫存、訂單、出貨等資訊一目了然，確保每筆訂單都能順利處理、準時出貨，避免因資訊分散而導致漏單、延誤或錯誤。

一個基本的訂單管理系統通常會包含訂單和商品的管理。在訂單管理的列表中，你可以清楚看到每筆訂單的詳細資訊，包括客戶、出貨資訊等，並且一目了然了解每張訂單的處理進度。點進一筆訂單，還能查看更詳細的內容，例如顧客購買的商品、單價、運費，以及總金額等資訊。

每筆訂單都會記錄顧客購買的商品，因此訂單管理系統通常也會搭配一張商品表單，統一管理所有販售商品的資訊，包括品項、價格和最新庫存數量。這樣在新增訂單時，就能直接選取商品並確認庫存是否足夠，避免發生超賣或缺貨的狀況。

基本上，有了訂單表單與商品表單，就能搭建出一個最基本的訂單管理系統，讓訂單處理更有條理，避免錯漏。那麼，導入訂單管理系統到底有哪些好處呢？接下來，我們就來看看它能帶來哪些具體的優勢。

訂單管理系統有什麼好處？

1. 訂單連動商品資訊 自動帶入資料 提高作業效率

沒有訂單管理系統時，訂單和商品資料很容易散落在紙本或 Excel 檔案中。由於這些資料無法互相連動，當顧客下單時，內部人員需要手動記錄購買商品的品項與數量。如果訂購的品項一多，商品名稱又比較複雜，手動輸入不僅費時，還容易出錯。

有了訂單管理系統，訂單與商品表單可以直接連動，新增訂單時可以直接從商品列表選取品項，無需手動輸入。不僅能加快處理速度，也能大幅減少輸入錯誤，確保每筆訂單的正確性。

2. 追蹤訂單狀態 確保準時出貨

訂單管理的核心，就是確保顧客下單後，商品能順利送達。因此，清楚掌握每筆訂單的狀態——是剛接單、處理中、已出貨，還是顧客取消——對於訂單管理至關重要。如果使用紙本或 Excel 記錄訂單狀態，有可能因為手寫或輸入錯誤，導致不清楚訂單進度，甚至影響出貨安排。

透過訂單管理系統，可以預設好訂單狀態，讓內部人員在不同處理階段快速選取更新，避免手動輸入錯誤。不僅訂單狀態能一目了然，也能確保所有訂單都被妥善處理，不會遺漏。

3. 一鍵更新庫存 不用手動 Key in

假設沒有系統，而是用 Excel 來管理訂單，通常需要分成兩個檔案來記錄訂單和商品資訊，檔案間無法互相連動。每次出貨時，還得手動在商品檔案裡扣庫存，麻煩又容易出錯。

有了訂單管理系統，訂單可以直接與商品表單連動，出貨時只要點一下按鈕就能自動扣庫存，不需要手動更新。不僅省時省力，也能有效避免庫存錯誤。

4. 輕鬆分析銷售數據 熱銷商品一目了然

哪些商品最熱賣？如果商品品項不多，這個問題或許很容易回答。但當品項變多，而訂單還是用紙本或 Excel 記錄時，每次查詢都得翻找紙本或 Excel 檔中的資料、手動整理分析，非常花時間。

有了訂單管理系統，所有銷售數據都會在新增訂單時自動記錄。哪個商品賣得最好？打開系統，數字一目了然，還能透過內建的報表工具視覺化查看銷量排行。企業可以更輕鬆掌握顧客喜好，制定精準的行銷策略，進一步提升銷售業績。

想要一個訂單管理系統，市面上有哪些選擇？好處壞處是什麼？

在選擇訂單管理系統時，市面上有許多不同的方案可供選擇，從自行開發到購買套裝軟體，各有其優缺點。以下我們來介紹常見的幾大類型：

1. 用 Excel VBA 自製系統

如果公司內部有熟悉 VBA 的開發人員，可以考慮直接在 Excel 上開發訂單管理系統。這種方式的最大優勢在於客製化彈性高，企業可以根據自身需求設計符合工作流程的管理系統，同時開發成本相對較低。

然而，這樣的方案也有其限制，例如程式碼的維護與修改相對困難，若開發人員離職，接手的人往往不易維護。此外，Excel VBA 的功能較為受限，難以支援複雜的訂單流程。隨著業務規模擴大，系統的維護成本會逐步上升，而擴充性也相對不足。

2. 專案開發

如果企業對訂單管理系統有高度客製化需求，專案開發是一種可行方案，主要可分為「內部團隊開發」與「委外開發」兩種方式。

內部開發能確保系統與企業流程緊密結合，並保持對技術細節的掌控，但前提是企業內部擁有足夠的技術資源。另一方面，委外開發則可透過專業廠商打造符合需求的系統，並整合 ERP、CRM 等管理工具，減少內部人力負擔。

不過，無論採取哪種方式，專案開發的共同挑戰在於開發週期較長、成本較高，且後續的技術維護也需要持續投入資源。因此，這類方案較適合預算充足，且對系統功能有高度客製化需求的企業。

3. 傳統套裝軟體

對於希望快速導入，並且只需要標準功能、不太需要客製化的企業來說，購買傳統套裝軟體是一個不錯的選擇。這類軟體通常功能完善，經過市場驗證，提供標準化的訂單管理流程，並包含技術支援與系統更新。

然而，這類方案的彈性較低，若企業的訂單流程較特殊，可能無法完全符合需求。此外，傳統套裝軟體通常需安裝在本地伺服器或單機上，無法像雲端系統那樣支援遠端存取與協作，對於需要靈活工作環境的企業來說是一大限制。再加上初始購置成本較高，後續的維護與升級也可能產生額外開銷。

4. 雲端套裝軟體

隨著雲端技術的普及，越來越多企業選擇雲端訂單管理系統。這類方案的優勢在於易於部署、無需安裝，而且隨時隨地可存取，適合遠端或多據點辦公模式。此外，雲端軟體通常採訂閱制，只要每年付維護費用，前期成本較低，且不需要維護本地伺服器，減少了 IT 人力與設備支出。

不過，雲端套裝軟體和傳統套裝軟體相似，客製化程度有限，如果企業的訂單流程較特殊，可能需要評估是否能滿足需求。

5. No Code 平台搭配範本

如果企業的工作流程沒這麼「標準化」，但又沒有軟體開發能力，那麼像 Ragic 這樣的 No Code 平台是很好的選擇。這類平台通常有簡單直觀的介面，並提供現成範本，可以直接套用，不需要會程式設計，就能自行建立系統，並根據需求進行調整。此外，這些平台通常還能串接其他系統，更能貼合企業的工作流程。特別適合那些需要彈性流程管理，但又沒有開發資源的公司。

如果現成範本不符合需求，想要自行建立系統，通常可以利用軟體內建的教學資源或客服支援來學習功能，自己動手打造合適的系統。若沒時間學習或不熟悉設定流程，這些平台通常也提供合作夥伴的技術協助，幫助你快速建立符合需求的系統。

如何挑選適合的訂單管理系統？

挑選訂單管理系統時，沒有絕對的最佳方案，而是要根據企業的預算、流程需求彈性、IT 能力（有沒有技術團隊）、是否有遠端使用需求、未來擴充性，選擇最適合自己的方案。

如果企業的工作流程較為標準化且有足夠預算，可選擇傳統套裝軟體，若有遠端或多地辦公的需求，則建議使用雲端套裝軟體。若系統需要高度客製化且有足夠預算，則可以選擇專案開發，讓工程師量身打造符合需求的系統，不過此方式成本較高，且開發週期較長，需要等待工程師的時間。

如果工作流程相對比較彈性，市面上的套裝軟體不適合，但預算又不足以負擔專案開發的成本，則可根據技術資源選擇適合的方案。若企業內有 IT 團隊或有程式開發能力，可考慮自行開發 Excel VBA 系統。若缺乏技術資源，則可選擇 No Code 平台，無需寫程式即可自行調整系統，靈活因應業務需求。

而 Ragic 就是一個高彈性的 No Code 平台，提供多種訂單管理範本，滿足不同企業的需求。從單純管理訂單的銷售訂單快速範本，到涵蓋訂單、客戶、商品、庫存與採購功能的完整進銷存模組，都能依需求選擇，且可彈性修改表單與流程，無須技術背景也能打造專屬的訂單管理系統。

無論你是想學習訂單管理流程，還是建立符合企業需求的客製化系統，Ragic 都是中小企業訂單管理的理想選擇。

電商後台已經可以管訂單、庫存，還需要專用的訂單管理系統嗎？

許多企業會同時在多個電商平台銷售商品。雖然每個平台都有自己的後台來管理訂單與庫存，但當訂單分散在不同平台時，業者需要頻繁切換平台、手動統整訂單，不僅費時費力，也容易出錯。而在多平台銷售時，若庫存未能即時同步，導致超賣或缺貨，進而影響出貨效率、商譽與顧客滿意度。

因此當銷售管道增加時，還是很需要有一個專門的訂單管理系統來集中整合各平台的訂單及同步庫存資訊，，這樣不僅能避免因訂單分散和庫存更新不及時所帶來的問題，還能提升出貨效率。這時，Ragic 就是一個理想的選擇。它不僅能透過 API 串接各大電商平台，還能支援 Excel 匯入，讓業者能靈活地整合訂單、管理庫存，打造出完全符合自身需求的系統。

此外，各電商平台的後台功能和格式可能會不定期進行調整，而市面上一些電商 ERP 系統可能無法及時因應這些變動，導致訂單和庫存資訊無法實時同步更新。而 Ragic 的高彈性正是它的一大優勢，讓你可以輕鬆調整欄位和設定，快速因應變動，確保訂單與庫存管理順暢無誤。