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關於 Ragic
在製造業、廠房的工作流程裡，一件產品的產出常會經過多個步驟、站點，例如一筆訂單會經歷接單、安排產線、實際生產到出貨等流程。然而，每個步驟又有各自要記錄的內容，例如在產線上要特別註記安排生產的日期與數量、負責物流的人員則需要記錄出貨的日期與編號等等。
這個時候，常被拿來作為資訊系統的 Excel 反而會因為排版、運作模式的問題，導致資訊只能散落在不同的表格，讓追蹤訂單變得很不容易，產生需要人力溝通來補足的「資訊斷點」。
我們的合作夥伴——屏科大工管系的何老師曾經為了輔助一間印花廠改善廠內運作，耗時整整 6 個月才藉由 Excel 結合 VBA 設計出一套堪用的資訊系統，但決定改用 Ragic 從零開始後，只用了 2 個小時就完成了整套系統的設計，解決過往資訊斷點的問題，並得以提升整體效率。讓我們看看這間印花廠到底遇到了什麼樣的問題，何老師又使用了 Ragic 的哪些功能幫助印花廠解決資訊斷點，改善運作效率吧！
印花廠主要的業務是將指定的圖案以網版印刷的方式，印在衣服各部位的布料上。
流程上，印花廠需要在接收訂單後馬上製作此次圖案需要的網版，並且確保來自上游的衣服切片入庫以後，可以盡快安排印製日期、產線，最後在機器上完成生產與品質檢查後，交由物流出貨給下游的客戶。
整套流程可以分成七個站點，分別是：
1. 業務建立訂單
2. 研發製作印花網版、計算印刷需時
3. 上游裁片入庫
4. 根據機器數量安排產線
5. 製造生產
6. 品質檢查
7. 出貨
圖片來源：何老師教學影片
由於有來自上下游的時間壓力，因此印花廠也希望在第三個步驟：裁片入庫之後，可以在 7 天內完成後續的所有步驟並出貨。
工廠原先使用 Excel 作為資訊系統，如果把一筆訂單的所有資訊都集中在同一張表內，人員反而會不好取得自己需要的資訊，因此印花廠選擇讓各站點都使用獨立的工作表來記錄資訊。
但又因為這樣的決定，導致站點之間沒有辦法同步更新訂單的狀況，需要仰賴人力的溝通：業務在接收訂單之後需要主動告知研發準備製版；裁片入庫之後，又仰賴生產管理的人員主動了解訂單的進度，才能開始安排產線。
這種工作表各自為政的情況很容易在訂單要過渡到下一個站點時發生漏看、漏輸入最後訂單「行蹤成謎」的狀況，是「資訊斷點」的主要成因。
再加上 Excel 本身以列表顯示的排版也比較適合簡短的資訊，所以站點之間能夠記錄的資訊有限，必須做出一定程度的取捨，產生出現資訊落差的隱憂。
這些需要額外人力與時間成本來補足的「資訊斷點」與「資訊落差」對於需要 7 天內出貨、被時間追著跑的印花廠來說，又顯得更加窘迫、棘手，更不用提 Excel 還有讀取時間隨著資料量而越來越長、修改資料時必須排隊以避免衝突等等問題。
針對印花廠的困境，Ragic 不僅必須解決主要的資訊斷點問題，還得針對可能額外消耗時間的流程進行改善，具體而言有哪些功能可以幫上忙、可以怎麼進行設計呢？
在了解印花廠的流程與處境之後，何老師透過多版本工作表的設計，輕鬆就解決了「資料不連貫導致資訊斷點」這個最讓印花廠頭痛的問題：
藉由設計多版本工作表，資料就能在各個版本的表單中連動。只需要在其中一張表單建立資料，其他版本的表單也會顯示這筆資料，但各個表單的設計又能針對需求個別修改、調整，讓每個表單只顯示該站點需要的資訊。
例如「訂單總表」與「裁片入庫」兩張表單都有共通且連動的訂單編號、訂單日期等欄位，但訂單價格與負責人只顯示在「訂單總表」，而裁片到庫的日期與數量只會顯示在「裁片入庫」表單：
使用多版本工作表之後，業務只需要在 Ragic 上建立一次資料，就能讓後續站點的人員們在自己的表單裡看到這筆訂單，而不需要像往常一樣透過人力互相告知了。
又因為每個站點的表單都只會顯示需要的資訊，所以人員在資料共通的情況下，也不會被不相關的資訊混淆，省去額外溝通、釐清的時間成本。
印花廠的研發製版流程往往需要附上比較多的圖片與說明，這類的資訊在 Excel 上不易排版，如果直接省略不記錄的話，又會增加產生資訊落差、斷點的風險。
針對這個問題，Ragic 的另一大優勢就是每一筆資料都分為列表頁與表單頁兩種檢視模式。在列表頁當中，資料的呈現方式就像 Excel，使用者可以一次瀏覽多個訂單的簡要資訊：
而一筆訂單的印刷圖案為何、有什麼特殊要求、備註等等偏向描述性、在 Excel 上較難記錄的內容，在 Ragic 中都可以藉由表單頁完整記錄下來：
這種能夠將資料有序地納入系統內的優勢，就能讓原先不適合用 Excel 登記的步驟、內容也可以被記錄在表單上，讓資訊顯示得更完整的同時保留易讀性，更有助於減少需要額外溝通的情況：
由於原先的表單無法有效地記錄各個產線什麼時候有工作、什麼時候又有空檔能夠安排，因此生產管理、安排產線的人員也常常需要花費時間不斷地來回確認過去的訂單，才能夠接續排完剩餘的生產進度。
如果沒有仔細查看過去的訂單的話，就很可能發生某條產線空轉，又或者是同一天排了過量的訂單，互相衝突而不知道該先做哪一筆的情況：
由於排程日期都是依附在資料底下的子表格，因此需要先從子表格產生新表單，把子表格裡的每一列內容都變為獨立的一筆資料：
最後再藉由報表功能產生樞紐分析表，就能讓所有排程狀況都顯示在同一張報表上，不用再回頭翻找其他資料，對於排程人員來說會方便許多，例如根據下圖的報表，我們就能發現在 2022 年 3 月 13 日當天，其實只有產線 3 有安排生產，那麼在安排工作量時，其實可以將訂單優先分配到其他產線上：
除了表單設計帶來的便利之外，Ragic 還有幾個天生的優點：由於 Ragic 是雲端系統，因此使用者只要保持連線，就能夠隨時隨地登入資料庫查看並修改資料，不需要再像過往使用 Excel 時，每一次打開檔案都要經過長時間的讀取。
另外，資料庫架構也能讓使用者不需要等待上一個人編輯完、關閉檔案之後才能輪到自己編輯，而是每一位使用者都能同時登入到資料庫中修改各自的資料，加快資料交換的效率。
省去了傳統檔案需要讀取、排隊編輯資料而耗時的問題，印花廠也能省下不少瑣碎的時間。
藉由幾個簡單的功能進行表單設計之後，印花廠就從過去大量仰賴人力溝通的模式，變得只要業務建一次單，後續各流程人員就能直接經由資訊系統馬上跟上訂單進度、迅速取得有效資訊。
少掉人員之間互相確認的過程，廠內的時間管理也能有所改善，讓訂單從接收到出貨之間的時間安排可以更有餘裕，運作起來也就不那麼手忙腳亂了。
何老師在資訊系統建立完成之後，也特別錄製了一段影片，示範自己設計的資訊系統如何運作。如果你對於何老師設計系統、實際運作的細節感興趣，可以再點擊這裡查看影片！
