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逃離惡夢
關於 Ragic
| 組織名稱 | 臺北市政府資訊局 |
| 組織類型 | 政府機關 |
| 導入效益 | |
| 範例應用 | |
| 選用方案 | 企業版（私有主機） |
| 採用規模 | 資訊局與多個局處單位，超過 2000 張表單 |
時間倒轉回到 2022 年 4 月 15 日，台灣確診人數以史無前例的速度攀升，臺北市長柯文哲宣布因應即將大幅增加的確診居家照護需求，要以信義區為試點，三天後啟動「防疫關懷中心」，讓輕症民眾三餐、丟垃圾不出問題。
對當時擔任臺北市資訊局研究員的小蕭來說，那是個難忘的一天，因為在下午記者會宣布的幾個小時前，資訊局就接到「緊急動員令」，要快速架出一個專屬資訊系統，滿足防疫關懷中心運作時，各單位同步資訊、橫向聯繫、派工之用。
「那天好像是禮拜五吧，中午。我們副座跑過來，跟我說：欸，現在有個緊急需求，下禮拜一（系統）就要上線。」
禮拜五的需求，禮拜一上線 ... 意思是，扣除一天測試時間，只有兩天可以建置系統。小蕭說，由於要做到更新確診名單後，「分案」給職責不同的十幾個單位，依正常開發程序，通常需要半個月。但，疫情來得又快又急，他只能拿出手邊最能「馬上處理需求」的工具，開始趕工。
這個工具，就是資訊局當時已導入超過一年的 No Code 應用 - Ragic 企業雲端資料庫。對一般不會寫程式的人來說，這是一個讓「程式麻瓜」也能自己做資訊系統的神奇工具；但對小蕭這樣的專業 IT 人員來說，能「快速開發、後續靈活調整應變」的 Ragic，更是應對緊急需求時的秘密武器。
因為 Ragic 快速應變的特性，資訊局兩天內做完派工系統初版、市府長官表達希望直接看到數據分析資訊後，小蕭還能馬上調整，串接出視覺化的資訊儀表板；後續隨著防疫關懷中心服務擴張到北市全區，派工系統也隨之擴充、調整，持續扮演各單位即時同步資訊的後勤角色。
「三天建好防疫派工系統」，只是臺北市政府資訊局採用 Ragic 、提升 e 化效率的其中一個故事。這一兩年來，臺北市政府資訊局協助統一導入 Ragic，各單位總計用 Ragic 建置了超過 2000 張電子表單，除了節省開發時間、人力，更節省公帑，估計共省下超過 6000 萬預算。
為什麼選擇導入 Ragic？前臺北市資訊局系統研發中心林主任說，臺北市政府積極推動政府運作 e 化，但市府轄下數百個各級機關、數萬員工，如果依循傳統模式，所有相關需求全數集中由資訊局、資訊相關人員處理，其實「供不應求」，因此一直在找尋紓解這種供需缺口的輔助工具。
林主任分析政府端的 e 化需求，其實絕大多數都是相對單純的「表單電子化」，資料填報、彙整、一些簡單的流程處理等。因此當大家看到 Ragic 主打「表單式介面」，可以讓市府非資訊背景的員工在簡單學習後，像 Word、Excel 一樣輕鬆上手，設計自己業務相關的簡易電子表單，就覺得相當適合廣泛採用。
林主任說，Ragic 讓資訊人員可以放手，讓更了解需求的業務承辦人員自己製作電子表單，更快滿足公務系統的大宗需求；但與此同時，Ragic 對資訊人員來說也不會過於「陽春」，可以讓資訊人員整合其他應用，去做一些深度或比較高技術性的東西，延展性足夠，因此適用範圍很大。
臺北市政府政風處與資訊局合力建置的「稽查 e 化系統」，就是一個資訊局協助導入，但使用者高度參與，各單位根據自己的流程需求，設計客製化欄位、提醒機制等，進而提升稽查業務效率的例子。
「稽查業務」，指的是市府依據職權，定期派員檢查民間機構的各項設施是否符合消防安檢、建築物安全法規、營業是否合規等。目前市府定期執行的稽查業務超過百項，依據項目不同，分別由 27 個不同的單位執行，例如消防局、教育局、勞檢處等。
在市府統籌全面導入 e 化系統前，不同單位、不同稽查項目的流程各自為政，許多業務內控流程、提醒機制不足，同時大部分情況裡，稽查資訊搜集的第一關，也就是第一線稽查人員在現場填報資料時，仍是「紙本作業」，紙本稽查表格拿給現場負責人手寫簽名，回單位後，才依該單位流程紙本（或掃描入個別系統）歸檔。
林主任說，第一線紙本作業帶來幾個問題。第一，紙本表單光是要「留存資料」，就帶來管理負擔。稽查紀錄通常需要保留一段時間，「今天把單子收回來，一定是先放在辦公室裡。臺北市政府在信義區精華地段，我光留那個紙本，每個櫃子 1 年要花多少錢？」
第二，更重要的是，紙本資料資訊傳遞效率不彰，要追蹤、要從紙本裡找資訊，得一本本一疊疊翻找；要修改資料、要通知其他單位，往往無法透明掌握進度、容易遺忘或卡關；如果已經「半 e 化」，紙本要轉錄進系統，也得耗力重複登打，不如統一源頭以電子表單登錄來得方便。
過往，市府就規劃要建置以「府」為單位，統合各機構、全面 e 化的稽查系統，2020 年錢櫃 KTV 火災公安意外，也促成市府加速檢討稽核流程中缺乏統籌管理、提醒機制與跨機關即時通報問題，去年開始以 Ragic 建置新系統。
圖片來源：臺北市政府稽查業務 e 化簡介
市府統籌的新稽查 e 化系統主打「全生命週期」管理，每個機關、所有流程都要 e 化，從原本最常見紙本的第一線：人員在稽查現場那一刻開始，就要改成人員打開 Ragic app 填報電子表單，上傳現場實況照片。
第一線運作從紙本改為電子化，阻力經常是「紙本與電子系統操作方式差異太大」，例如套裝系統統一建置、欄位流程僵化、跟原本習慣的紙本表格格式不同。Ragic 好上手、高彈性、容易建置的特性，此時幫了忙，讓負責人員建 Ragic 表單時，能夠輕鬆地將稽查人員原本熟悉的欄位格式，一一「復刻」在 Ragic 上，減少使用阻力；請業主簽名的流程，也能打開平板或手機，透過 Ragic 的簽名欄位進行（註：可參考此功能的影片示範），和紙本流程操作起來差異不大，實際上流程卻已數位化，擺脫了紙本枷鎖。
第一線稽查人員線上錄案後，資訊直接進入系統，往後審查、追蹤、結案程序，多數都在 Ragic 系統內進行。市府 27 個稽查業務機構、超過百項稽查業務，每個機構、處理每項業務的內控流程和管理習慣都不同。以傳統資訊系統建置模式來說，資訊專業人員需要一一訪談使用者需求、確認需求、建置對應系統，中間若有溝通失誤、或沒有正確考慮到機關實際的使用情境，後續要調整也費力。
但以 Ragic 的運作模式來說，方法就改成先由政風處舉辦教育訓練，教導各機關未來的系統使用者怎麼用 Ragic、怎麼設計與調整表單，訓練結束後，各機關人員就能直接思考自己的需求、自己用 Ragic 把需要的提醒機制、需要的欄位做出來，調整起來很簡單，彈性程度高。
而專業的 IT 人員如何用更簡單、省力的方式，協助市府員工提升工作效率呢？小蕭分享了一個協助產業發展局建置「農漁畜產供應資訊儀表板」的例子。
臺北市產業發展局一直以來都在網站上公告農畜產品在批發市場每天的成交量、批發價，讓民眾參考，只是去年以前，方式是「人工檢查、手動更新」，市場處員工到政府的資訊公開（Open Data）網站下載資料，一筆一筆手動整理成 Word 檔，再把 Word 檔放上網站。
這樣的流程有幾大困擾，一是「耗時費力」，市場處員工每天光是整理這份 Word 檔，就可能要花一兩個小時；二是「資訊不同步」，市府承辦人員手動抓取整理的資料，有時不同承辦、不同抓取時間點，會導致資料比對基準不一致，訊息呈現上就不夠精準。再者，沒有視覺化的資訊對民眾而言也不好查看。
小蕭用 Ragic 搭配外部報表工具（PowerBI），設計了一套自動化的新流程：原本以 Word 檔表格記錄的每日交易價格、交易量等資訊，改建置在 Ragic 表單中。利用 Ragic 定期從網址匯入功能，讓政府公開的相關資料 CSV 每天定時自動匯入 Ragic，然後利用 API 串接的方式，讓 Ragic 自動更新發佈在臺北市市場處網站的線上報表： 農產品批發市場交易資訊儀表板。
改為自動化流程後，承辦人員不再需要花任何時間整理或比對，平均每天可節省一個小時；同時，因為所有資料都設有固定的更新時間，也不會有資訊不同步的落差問題。
這樣的自動化流程，當時估計若開標案，預算約要 30 萬，招標行政流程至少要兩個月，如果還包含開發時間，3 個月都有點趕；但他自己用 Ragic 兜，不到一個月就完成了，也沒有耗用什麼額外預算。對公務機關來說，省下的不只有開發時間，還有政府採購從招標需求到標案的繁瑣流程。「時間的 CP 值實在是蠻高的！」小蕭說。
防疫派工系統、稽查 e 化系統、農漁畜產供應資訊儀表板只是臺北市用 Ragic 建置眾多應用的其中幾項，根據市府計算，其他應用還包含「制服採購 e 化」、「無人機管控表單」、「局務會議紀錄」、「財政局預算執行狀況」等，許多都是使用者自行建置，總計超過兩千張表單。
這些利用 Ragic 建置的表單、系統，若採用傳統開標案、找外包廠商建置的方式，每一個需求可能都要對應一個標案、一家廠商，建置維護費用不少。以整合較多舊有系統的稽查 e 化系統來說，臺北市政府估算，單項業務原本對應的系統開發費用就要百萬元以上，27 個機關的開發費用、未來 5 年維運服務費用總計超過五千萬，若加上其他應用、扣除 Ragic 固定的年度授權費用，總計節省超過六千萬的市府預算，幫人民省荷包。
