Ragic 部落格
企業電子化的專家 Ragic 教你如何利用各種軟體、
雲端服務讓公司快速升級!
加入 Ragic 企業電子化的行列!
雲端工作術
各類應用示範
案例故事
逃離惡夢
關於 Ragic
Facebook X YouTube
雲端資料庫
部落格
關於Ragic
雲端工作術
各類應用示範
案例故事
逃離惡夢
關於 Ragic

如何更快找出資料庫的設計錯誤?檢查工具、常見問題大彙整

作者:Lillian Huang

不管再厲害的資訊系統,都是人設計的,沒辦法保證設計當下「零失誤」,因此,在你設計好資料庫、正式上線給大家用之前,完整測試、揪出設計錯誤、即時導正,格外重要。

關於「測試」,我們已有一篇文章說明利用 Ragic 設計資料庫時,為什麼應該做上線前的測試、建議如何進行測試、提供一些測試時的小技巧。如果你有需要,可點以下連結觀看:

資料庫上線前,來測試吧!(測試時機/方法/工具說明)

不過,我們知道有些人需要的不(只)是這些,而是希望在測試出問題時,能不用每次都問客服,可以更快自己釐清「問題到底出在哪」(是不小心手滑改到資料?公式寫錯?誤會功能?還是確實這是 Ragic 系統的 bug?)以及「如何及時修正/預防問題」。

你的心聲我們懂!畢竟,這世界上,最常在 Ragic 資料庫裡檢查欄位、確認設定、揪錯的一群人,不是別人,就是 Ragic 客服 QQ 如果沒幾招私藏祕技,真的很難不把人生葬送在各方客戶源源不絕的疑難雜症裡。

今天的文章,就要提供一些 Ragic 客服幫用戶檢查問題、糾錯時常用的工具,舉例說明如何使用這些工具,同時附上一些常見問題/錯誤,希望減少你摸索的時間,多省點心力!這些工具即使是在找客服解決問題時也有用,可以減少溝通時耗費的心力、更快讓問題得到處理。

一、查看問題的工具

有時候即使資料庫是你親手設計的,過了兩天,你也可能忘記原本到底對它做了哪些事(當然最好是不要把東西弄得複雜成這樣比較好)。但如果連設定是什麼都不是很確定的話,很多時候就沒辦法確認問題是什麼,進而也就很難解決。

舉例來說,你認為自己在「客戶」表單上做了一些設定,每筆客戶資料上,都有一個子表格自動顯示這個客戶曾經有過哪些訂購紀錄,但你覺得有些應該要自動顯示的訂購紀錄沒有被顯示。

此時,從上面這段描述裡,我們還無法確定你是用了什麼表單工具、做了怎樣的設定,如果單憑記憶、單憑描述去查問題,很容易出現偏誤。

例如:你認為自己是用「顯示從其他表單的連結」這工具設計出「自動顯示客戶訂購紀錄」功能,但實際上你用的是「子表格連結與載入」,這個功能其實不能「自動顯示」內容,需要點選帶入資料,因此其實是誤用設計工具,修改設計即可。

或者是,你認為 A 客戶曾下過編號 001 和編號 002 的兩筆訂單資料,覺得訂購紀錄中沒有顯示編號 002 資料有問題,但實際查看訂單時會發現編號 002 訂單並沒有在「客戶編號」這個連結欄位上選擇過 A 客戶,反而只是在備註欄用文字註明這是 A 客戶的單子,那這是用錯誤(不符合設計邏輯)的方式輸入資料,調整資料輸入方式即可。

在 Ragic,我們提供了很多「輔助查案」的工具,包括查看當下設計、查看設計與資料的變動歷史。搭配這些線索,你就可以自己確認很多問題,省掉很多客服往返的時間。

我們先舉個例子說明這些工具如何協助你「查案」,接著會分門別類講一下這些工具的用法。最後,我們會在常見設計錯誤列表這個區塊依據情境、功能,列出更多針對個案的查案建議步驟。

搭配工具查案舉例:如果覺得表單某個欄位值是錯的,怎麼做?

例如:「訂單上這筆資料的『總金額』欄位應該要是 630 元,為什麼卻是 600 元」?

遇到這樣的問題,建議的操作步驟會是:

  • 1.首先確認是不是真的「錯了」:到設計模式查看設計,確認根據表單設計,這樣的欄位值是錯的,例如總金額欄位有套公式 = 小計(600元) + 稅額(30元),所以的確應該要是 630 元;或是總金額欄位是「連結與載入」的載入欄位,從來源表單看起來應該要帶入 630 元等。
  • 2.從資料相關的歷史紀錄中,查看這筆資料是什麼時候開始錯的:是一開始就沒有正確帶出 / 正確運算?還是某個時間點之後才發生的事情呢?
  • 3.回到設計模式查看,那個時間點做了什麼設計上的改變,可能會導致這樣的錯誤。這邊可以分類如下:
  • 3-1. 如果跟連結與載入功能有關係,例如是連結與載入的載入欄位,就去看看是不是連結欄位曾經修改過,目前欄位值是舊連結的結果
  • 3-2. 如果是套用公式的欄位,可以查有沒有改過公式、是不是新設公式的觸發問題、新公式有沒有辦法正確執行
  • 3-3. 動作按鈕則查看動作按鈕設計是否正確
  • 這樣一步一步抽絲剝繭,就有機會離答案更近,而抽絲剝繭的路上,要查看設計、查看歷史紀錄、回頭再查看設計變更等,這些都可以透過以下的工具來達到。(類似的查問題原則也可以參考這裡的說明)

    查案工具一覽表

    即使是從來沒參與過你資料庫設計的人(例如臨時接手前同事資料庫工作、獲得授權進入你資料庫查看問題的 Ragic 專業客服),也能藉著以下工具了解狀況。可直接點選表格中的超連結來找到對應工具,或略過表格直接往下詳細閱讀:

    類型查目前設定查變動紀錄
    資料庫設計可進入設計模式查看單張表單的所有設計,也可在欄位右鍵點欄位資訊查看該欄位相關設計可以在設計模式查看過去不同的設計版本,也可以在

    帳號設定-表單修改紀錄區塊檢視所有表單設計修改的痕跡。

    資料大致上是「所見即所得」可在帳號設定查看所有表單的「資料修改紀錄」,也可以在每筆資料的右下角查看單筆資料修改紀錄,或者在特定欄位右鍵查詢欄位歷史紀錄
    其他寄信紀錄、排程等等的可以查看其他設定與歷史紀錄

    ① 查看「當下做了哪些設計」:

    檢視單張表單上(包含不同欄位)的設定

    查看「表單做了什麼設計」、「誰跟誰有連動關係」,最完整的方法就跟設計功能時一樣,進入設計模式,找到對應的設定位置即可查看。例如「欄位設定」中可看到你設的欄位種類,「表單工具」會秀出你已經建立好的連結與載入、多版本表單、動作按鈕等設定。

    除了直接到設定的地方查看,我們還有些查看的小工具,讓你不用點好幾層就能搞清楚狀況。首先,在設計模式下,表單畫面會用藍色/灰色的「l」字,標示出設定連結與載入的欄位(藍為連結欄位、灰為載入欄位);套用公式的地方除了標示 f(x) 圖示,滑鼠滑過時還會秀出所套用的公式內容。

    檢視單個欄位上的所有設定(包括跨表單設定)

    另外一個非常方便,且不用特地點到設計模式即可查看的功能叫做欄位資訊。不管是在表單的填寫瀏覽模式,還是設計模式,只要你是有設計表單權限的系統管理員,就可以以右鍵點開你想查看的欄位,點「欄位資訊」,會看到這樣的畫面:

    它除了會秀出這個欄位的欄位編號,如果這個欄位也出現在其他表單(多版本表單或子表格產生新表單 / 顯示從其他表單),這裡也會標示出來。

    除此之外,這個欄位在哪張表單套了什麼公式、有沒有藉由連結與載入的設定自動帶入欄位值,也都會顯示在欄位資訊裡。

    「欄位資訊」可以在同一個介面上一次看清楚某個欄位在不同表單(多版本工作表、參照子表格、子表格產生新表單)中的不同設定/套用的不同公式,特別適合「查看單一欄位在不同表單中的不同設定」。同樣的需求如果要進入設計模式查看,就得一張一張表單點進設計模式去檢查、紀錄、手動對比。因此像「檢查同一欄位在不同多版本表單的公式是否衝突」這樣的問題,就可以直接用「欄位資訊」來查。

    ② 查看「以前做過哪些設計修改」:

    有時候,光是查看「表單現在的設定」無法查知事情的真相,舉例來說,明明是唯讀欄位、也沒有套公式,為什麼已經有欄位值自動出現在這個欄位?這時,「欄位設計修改紀錄」就可以幫上忙,因為有可能查看設計修改紀錄之後,你會發現在上一版設計中你其實有套公式、公式觸發帶出欄位值之後你才將公式刪除。這部分,一樣可以在前面提到的「欄位資訊」區塊中查看。

    而如果你不僅需要查看資訊,查看完之後也可能需要將設計回復到上一個版本的話,也可以進入設計模式,在右上角的版本回復區操作。

    另外,系統管理員還可以用「整個資料庫的視角」,在帳號設定 > 資料修改記錄的區塊,檢視這個資料庫裡所有表單的所有設計修改記錄

    ③ 查看「資料實際上怎麼被改動」

    如果你在測試過程中發現有些自動帶出的欄位值跟你想像得不一樣,不確定資料是怎麼被改動的話,到這筆資料來查閱「修改紀錄」就可以看到來龍去脈。

    每筆資料右下角的「i」圖示點開後會紀錄這筆資料「什麼時候」被「誰」修改過,是匯入資料、手動直接修改欄位值、在別張表單的修改觸發、公式觸發、或是動作按鈕觸發的,都清清楚楚。

    註:如果資料是使用者在該張表單上手動修改的,修改紀錄上會顯示該使用者名稱。如果是系統自動化修改的,就會以特定的系統名稱來標示,例如資料是定期從網址匯入時,修改人名稱會顯示為「Ragic Auto Import」;資料是透過每日 Workflow 例如每日公式重算修改時,修改人名稱會顯示為「Ragic System」等。

    如果一筆資料被反覆修改過太多次,也可以篩選歷史紀錄,特別找某個欄位、某段時間、某位使用者做的變動。

    另外,系統管理者單獨要查某個欄位的話,也可以用跟查「欄位資訊」一樣的方法,滑鼠游標點在欄位上,右鍵跳出選單後點「欄位歷史紀錄」,就可以看到該欄位的所有修改紀錄。

    和表單設計修改相同的是,系統管理員可以用「整個資料庫的視角」,在帳號設定 > 資料修改記錄的區塊,檢視這個資料庫裡所有表單的所有資料修改記錄。在這個區塊的資料修改紀錄一樣可以透過篩選來檢視,還可以還原刪除資料。

    ④ 查看「其他流程設定或流程改動」

    公司設定的某些區塊可以參考,如果是想知道已經排定時間做哪些事情、會在幾點執行,可以到排程管理來查看。

    而其他所有流程設定或流程改動,都可以到資料庫維護區塊找找看!下載系統記錄區塊中可以讓你檢視 Workflow 執行紀錄、郵件寄送紀錄等,除了揪錯找問題,擔心有人偷下載資料時這裡也是個找紀錄的好管道。

    二、常見問題/錯誤一覽表

    Ragic 已經在表單設計介面上盡可能做了防範錯誤的措施(阻擋錯誤設計存檔、可能有問題時跳出提示)。不過,有些設計問題不適合由系統來偵測(可能在 A 情境下合理、B 情境下不合理,而系統不知道你的情境與需求無法幫你決定)、有些系統提示可能你不是很確定意思,那就不一定能即時自動預警。

    因此,這邊我們另外分類整理了常見問題,發生問題時,你可以根據症狀或根據你使用的功能類型來循線查看。(本表格內容將持續新增)

    依症狀

    功能類型問題(點擊看說明)
    新增資料為什麼輸入的資料沒有成功存進去
    刪除資料為什麼系統不讓我刪除某個表單或欄位
    資料顯示問題/異常消失問題為什麼我看不到某些選單和按鈕
    連結載入來源表單有資料,使用者卻說選單看不到內容
    條件式格式沒有正確執行
    資料異常消失
    搜尋篩選問題全文檢索找不到想要的資料
    同步與觸發哪些功能可以讓資料自動同步、哪些需要觸發才會有作用
    特定欄位值被神秘力量自動亂改或清空
    為什麼公式沒有觸發
    為什麼連結載入沒成功載入資料
    為什麼預設值沒有成功帶出
    為什麼「顯示從其他表單的連結」沒有成功帶出資料
    「行事曆同步」的資料沒有馬上更新到日曆

    依特定功能類型(持續新增中)

    功能類型問題(點擊看說明)
    連結與載入為什麼不能連結某個欄位(來源表單為什麼有些欄位是灰色的)
    為什麼連結載入沒成功載入資料
    公式為什麼公式沒有觸發
    預設值為什麼預設值沒有成功帶出
    顯示從其他表單的連結為什麼「顯示從其他表單的連結」沒有成功帶出資料
    匯入如何讓匯入後的日期以正確格式顯示
    條碼為什麼無法順利做出條碼

    客服協助

    以上,我們提供了一些讓你更便利找到資料庫問題的方法,可以節省客服往返的時間。但如果你還是解決不了,或你就是想要找客服,你當然也可以透過客服協助的管道,讓專業客服幫你揪錯找問題。這邊也附上我們的客服管道說明、以及使用「客服協助」時的小技巧,希望讓你更順利:

    尋求 Ragic 客服協助的四種方法

    如何問問題才能讓客服有效地協助你?

    相關影片

    有需要的人也可以來看看我們針對同樣主題做的線上教學影片!

    標籤: 測試除錯

    分類: 關於 Ragic, Ragic教學

    部落格背後使用 Ragic! : 最強大的 No Code 企業電子化工具
    把資料放在Excel上不只是拖累團隊的行政效率,他也很容易出錯並且無法進行任何內控。
    當您的團隊成長時,使用Excel管理資料就會越來越痛苦。
    建立你們的第一個雲端資料庫!

    馬上註冊
    免費試用 Ragic!

    用 Google 帳號註冊

    立即科技 Ragic, Inc.
    02-7728-8692
    info@ragic.com
    台北市中正區南昌路二段81號9樓