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如何讓人不用進入資料庫,就能透過信件或連結查看你想給他的資料?

作者:Lillian Huang

團隊導入資訊系統或資料管理工具,最大的顧慮和煩惱,有時是「合作廠商願不願意用」。畢竟,不管導入的應用多簡單方便,都可能有人不想花心思再登入一套系統來操作、學習其他系統的使用方式。這種煩惱在 Ragic 有解!請看以下幾種介紹。

一、如果可以將對方加成使用者:「外部使用者」+「傳閱」或「簽核」

如果可以將對方的 E-Mail 加成您公司資料庫的使用者,且每次只需要給對方檢視單筆資料的話,可以採用兩種方式:(1)「外部使用者」搭配「提醒」功能,或 (2)「外部使用者」搭配「簽核」功能。

舉例來說:補習班的課程報名資訊,希望可以透過 E-Mail 傳送給家長。

(1)「外部使用者」搭配「傳閱」功能

首先要將家長加成您資料庫的外部使用者(如果沒新增過外部使用者,需要申請)。

接著在報名表的表單裡設計一個傳閱欄位。設計好之後,需要通知家長時,就把該家長的使用者名稱加入該傳閱欄位:

家長第一次會收到至少兩封信,第一封是 Ragic 通知他已被加入資料庫使用者,如果有需要的話可以登入資料庫來設定密碼(若不進入設定密碼,不會影響後面的功能);第二封是您要給家長看的資料。

家長點入資料通知的信件,不需要點進資料庫連結,信件內就會有完整的表單資訊,如下:(傳閱信件內容可以自訂

而家長點擊信件(不需要登入資料庫)之後,該表單資料的傳閱欄位上該使用者名稱旁邊就會顯示綠色勾勾,表示對方已讀。滑鼠滑到綠色勾勾處,可以看到通知和讀取的時間。因此也可以掌握對方是否確實收到資料。

(2)「外部使用者」搭配「簽核」功能

如果希望不僅能掌握對方是否已讀,對方也可以針對該筆資料回應、留言的話,可以使用「外部使用者」搭配「簽核」功能。以前面的給家長看報名表資料為例,一樣將家長加為外部使用者後,在該張表單設定簽核流程,簽核對象設為家長所屬的群組。

需要通知家長時就送出簽核。

家長一樣會收到附有表單資訊的信件,若要表達已讀可以按「同意」,並加註意見,這個過程不需要進入資料庫。

對方如果有使用工作用通訊軟體 Slack ,只要在 Preference > Messages & Media 找到轉寄地址,在自己的Email中設好自動轉信,即可將 Email 變成 slackbot 傳來的訊息。

二、如果無法將對方加為使用者:「訪客使用者」「發佈到網路」或「分享這筆資料」功能

(1)設定訪客使用者:可透過信件收到單筆資料

如果家長數量很多,加使用者很麻煩,或不希望將家長加為外部使用者,可以用訪客使用者的功能,例如下圖中將「通知家長」欄位設為訪客使用者欄位,資料填入家長的Email。

資料存檔後系統會寄出信件到這個Email,信件內容一樣可以自訂

家長一樣可以收到資料:

但便利(不用加入使用者)的代價就是,您就沒有辦法知道對方是否已讀取資料。

(2)發佈到網路:給予一批資料的連結(可控管權限)

如果是一次要給對方一批資料:在列表頁使用「匯出」工具,點選「發佈到網路」,就能生成一個可提供廠商下載的網址。只要取得這個網址,就能直接下載該筆資料。

「發佈到網路」預設的做法是,將該筆資料的觀看權限開放給未登入的使用者(”EVERYONE”群組)。

但如果需要權限控管的話,現在還可以用「提供 API Key」的方式設定他下載資料的權限,取得此網址連結的人,就可以模擬 API Key 設定者的權限看資料。因為網址編碼比較複雜,外人不容易取得此網址,所以還是有一定的隱私性。

(3)分享這筆資料:最彈性的分享方式

如果需要很彈性地可以臨時分享某筆資料的話,現在還有一個新功能,你可以在要分享的資料上,從工具列表上點擊「分享這筆資料」來分享。(如果要透過 LINE 分享的話,可以選「用 LINE 分享這筆資料」,功能差不多,只差在可以省下複製連結貼上 LINE 轉傳給人的功夫)

五種方式比較

說明外部使用者+傳閱外部使用者+簽核設定訪客使用者發佈到網路分享這筆資料 / 用 LINE 分享這筆資料
是否需要預先設定為資料庫使用者?需要需要不需要不需要不需要
檢視一筆或一批資料一筆一筆一筆一批一筆
(不進入資料庫)讀取資料的管道Email收信Email收信Email收信下載連結打開連結
是否能知道對方已讀取資料?可以(讀取後會顯示已讀勾勾)可以(請對方同意簽核即可),也可以填寫回應意見需要另外設定無法無法

補充:若對方願意進入資料庫、可以登入資料庫,最方便的方法會是...

外部使用者」搭配「多版本表單」功能:將廠商的E-mail加入為外部使用者並設定合適權限,特別設定一個給廠商查看的多版本表單,機密資料不需外洩,也不用每次都另外整理資料給廠商。

標籤: 權限

分類: 關於 Ragic, Ragic教學

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