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不只開會,還能開課:線上會議軟體的另一層妙用

作者:Rex Ho

你用過「視訊會議軟體」,像是Skype嗎?談到線上視訊軟體在商業場合的運用,大家最常想到的可能是「用來取代實體會議」,讓距離遙遠的兩方可以透過軟體來個視訊會議。但它可以做的事,其實不僅於此。

由於它能讓多人同時參與、一般而言也能維持穩定通訊的特性,使得它也適用於教學活動、研討會甚至商品發表會。

過去企業如果要舉辦商品發表會、教學活動或研討會等等,最傳統的方法就是要預估參加人數並找到合適的場地,如果公司內部沒有合適的環境,就需要去租借其他場所。人多的話可能選擇會議中心或是演講廳;人數較少則考慮咖啡廳、共同工作空間等等……。

其中要考量的要素其實非常多,包含場地租金、場地佈置、事前籌備、現場控管,還有一項很重要的就是場地的交通便利性。如果客戶都集中在同一地區那倒還好,但是分散各地甚至是遍及全球的話,尤其拜現代網路發達所賜,企業要接觸到來自世界各地的客戶也簡單許多、又或是業務本身就是門網路生意,根本沒有實體的據點。

因此,不管是要在不同地點辦多場活動,或是期望客戶能夠千里跋涉來參加,似乎都會有成本提高(舉辦多場活動)或效益降低(交通距離影響客戶參與意願)的問題。這時若能搭配線上會議工具或線上視訊工具,網上辦活動就是個可行的方案。

Ragic使用線上工具辦線上課程(Webinar)的經驗

以Ragic為例,我們公司的國外客戶就佔了70%以上,在台灣約30%的客戶也是遍及各地,剛開始客戶要瞭解Ragic的使用方式,主要是透過軟體內建的教學指引、網頁上的說明文件,但我們發現以上的這些方式都傾向於我們單向地給予標準的教材,但實際上各個客戶的資訊背景差異極大,有些使用者本身是工程師或曾經用過ERP、CRM、Excel等軟體,可以較快地上手Ragic;另一方面,有些使用者過去可能沒接觸過這類軟體,甚至使用Excel的經驗也不多,會較難以理解該如何運用Ragic。

因此,客戶單靠閱讀線上的文件要全盤理解Ragic其實是有難度的,使用上遇到問題的客戶就會寄信到我們的客服信箱詢問,有時候遇到較複雜的疑問光用文字與擷圖不容易說明清楚,不少客戶都希望能夠有詳細操作步驟的影片可供參考。

於是我們開始思考,能夠透過什麼方式提供遍及四處的客戶們清楚、有效率,甚至有任何不瞭解之處都能夠即時提問的產品教學課程。就像前面所說的,舉辦實體活動並不適合Ragic,因此我們想透過網路上課的方式來協助客戶,也就是我們現在每月都會舉辦的Webinar(線上課程)。

Ragic Webinar的三階段演進:Webex -- join.me -- YouTube

舉辦Webinar的方式,我們前前後後就嘗試了三種工具。

Webex: 需要外掛易卡關

剛開始看中了Webex,要加入會議只要透過瀏覽器開啟連結就好了,不需要下載軟體及註冊帳號,原本認為這對客戶來說是一件非常方便的事,不過實際使用時卻遇到不少問題,雖然不需下載軟體,但是要進入會議時必須下載webex的外掛程式(相信大部分的人都很討厭被要求下載外掛程式)。

這時就會遇到以下幾種情境:看不到彈出式視窗的、明明裝好了又叫你再裝一次的、好不容易弄好進入會議又聽不到聲音的,進到會議之後大約都要花個十分鐘大家才能就定位,因此不僅我們難以控制時間,客戶也頗有微詞。

join.me: 電話費、額外設定耗神

於是,我們開始尋找替代方案,找到了join.me,一款能夠有遠端、多人視訊會議的網頁式線上會議系統,同樣也是強調簡易操作。但這次我們又遇上了其他問題,首先是主持人要撥打一個特定號碼來連線,等於開1小時的會議就要打電話1小時的費用,第二個是使用者輸入主持人提供的特定號碼連上會議後,還要再按另外的設定才聽得到聲音。整體來說,我們跟客戶都不甚滿意。

改用Open Broadcast Software(OBS)分享到影音平台:重點是「讓客戶方便」

最後發現,其實對我們而言,最重要的是讓客戶能以最簡便的方式進入課程,同時希望能夠留存每次課程影片,客戶有需要的話隨時都能夠觀看。因此,最後決定透過直播軟體Open Broadcast Software(OBS),將螢幕畫面直播到影音分享平台Youtube。如此一來,客戶真的只需要點擊連結就可以觀看課程,也有一個平台能夠彙整我們過去的課程影片,課程中如果要提問也能夠透過即時聊天室留言。這個方法也可以同步直播到Facebook上。

Open Broadcast Software(OBS)這款我們目前舉辦Webinar所使用的軟體,算是網路上最多人使用的一款,它是完全免費的,在官方網站https://obsproject.com可以直接下載。OBS也內建錄製的功能。不過要成功將直播畫面推播出去還需要有影音分享的平台,大家最常看到的應該就是Facebook直播跟Youtube直播,利用OBS就可以將螢幕畫面直播到這些平台囉。

OBS設定畫面 ▼

以上就是Ragic使用三種不同模式舉辦Webinar的經驗。我們體悟到的並不是個別軟體的絕對優劣,而是根據需求,選擇最適合自己軟體的重要性。以Ragic的經驗來說,我們需要邀請大量不特定的客戶,來收看我們的線上教學課程,最重要的事,就是要降低聽眾(客戶)參與線上課程的使用門檻,讓他們更能夠參與。因此,越不需要註冊、加裝軟體與外掛元件、或是做任何額外動作的應用,越適合我們的客戶。Webex和join.me並不是不好,而是更接近「雙向溝通」的視訊工具(Web Conference軟體),如Skype商務版、Webex,Zoom等,難免要求參與者多做一些設定,對我們的客戶來說就不那麼便利;相對的,較能夠「一對多」、廣播的Webinar軟體如GoToWebinar或更簡單的OBS,就更適合我們。

以下附上各種工具的比較圖!

比較各種舉辦會議之方式

舉辦方式 大型實體活動 小型實體活動 Web Conference軟體(如:商務用Skype) Webinar軟體

(如:GoToWebinar)

直播軟體+影音平台
免費版 視公司內部有無場地而定 視公司內部有無場地而定
費用 55400NT$/4hrs(世貿中心為例) 1500-4000NT$/1hr(咖啡廳為例) 每人每月65NT$起 每月$89起 軟體及平台大多為免費

人數規模 約500人 約10-30人 多方會議250人、會議廣播10000人 最多2000人 沒有人數限制
參加便利性 受地點限制 受地點限制 網頁版、iOS、Android、Windows Phone 從GoToWebinar網頁或App參加 直接連上影音分享頻道

參與者限制 現場控管 現場控管 可以設定為僅限邀請、特定群組或透過連結加入

透過會議代碼加入 無法限制
互動功能 現場互動 現場互動 即時訊息、視訊、分享螢幕 分享螢幕、觀眾提問、設計考題或問卷、事先上傳講義、分享滑鼠及鍵盤控制權、在螢幕在畫點

影像畫面(來源為直播軟體)、聊天室(串流平台)
錄音錄影 需透過額外設備 需透過額外設備 直播軟體
內建後製

語言 無限制 無限制 Skype:繁體中文、英文等 英文、簡體中文 繁體中文、英文

註:Ragic的經驗讓我們將線上會議軟體分成兩類:

Web Conference軟體(方便雙向通話):例如Skype, Webex, GoToMeeting, Zoom

Webinar軟體(較方便廣播):例如Skype(廣播) ,GoToWebinar, join me, OBS

標籤: 線上會議, 遠距工作

分類: 雲端工作術, 雲端工作提案

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