迷你倉案例分享

成效：

．利用表單連結及拋轉工具，輕鬆設計符合公司的流程的資料庫

．工作日報表搭配資料編輯紀錄，掌握公司營運狀況並增進團隊效率

．報表管理行銷大數據，隨時評估成效及取得市場資訊

迷你倉—台灣迷你儲存空間的先驅品牌

台北迷你倉於 2010 年成立，專營大台北地區的迷你倉庫出租。在過去，台灣的主要倉儲服務對象為企業戶，企業會將生財器具、文件倉儲放置於林口的鐵皮屋或是租賃貨櫃屋。然而，這樣的營業模式不僅單價高，倉租地理位置遠離市區也導致物品取用不便，無法顧及一般家庭對於倉租的需求。 Smith 觀察到此一市場缺口，並率先導入在國外行之有年的迷你倉租服務，提供「收納解決方案」，幫助一般家庭儲存暫時不需使用的家庭用品或是過多的藏書。不同於同業採取開放式的料架出租，迷你倉與國外設計接軌，提供承租人單獨的儲存空間，並由承租人保管鑰匙，更增設 24 小時保全人員以及 CCTV 監控，將物品的遺失率降至零風險。

此外，迷你倉更積極投入跨領域的整合。例如，曾與交通業者合作推出微搬家服務，幫助小資族輕鬆搬遷。亦或是結合快遞廠商，提供網路賣家進貨出貨等服務，藉由異業合作提供給承租人最便捷的租取服務，同時改善大台北地區人民生活的居住品質。

資訊管理上面臨的挑戰

面對店面的擴展以及人力資源的增加，原有的 Excel 管理方式已經無法滿足迷你倉的管理需求，因此 Smith 積極尋找替代方案。「主要分兩個部分，在迷你倉管理的部分，我找工程師來，依照國外迷你倉管理軟體的流程去設計，但工程師說他對這個行業不了解，在溝通時間成本非常非常的高，然後也牽涉到工程師的素質。前後我其實做了兩次的軟體，體驗都不是很好」Smith 說道。另外一部分，員工日報表的分布在各個員工的電腦中，「他們常常電腦壞掉要重灌，而且Excel檔案即使我要求他們上傳到 Google 的雲端，我發現還是沒有辦法做出很有效的歸納、統整。另外是，我要求的凡走過一定留下痕跡，也是做不到的。」

著手使用Ragic 打造專屬迷你倉的資料庫軟體

有了嘗試客製化軟體的經驗後， Smith 開始尋找合適的雲端資料庫系統來記錄員工日常流程及迷你倉的管理事宜。「當時找到很多類似的公司，都有提供試用期。試用了三家，我覺得Ragic是比較符合我的需求。因為它可以按照我所想要的去做，或是說，隨時可以變更設計。」

資料庫設計彈性 隨時修改設計

「 Ragic 跟一般的 Excel 一樣，就是空白的表單，然後你自己想要怎麼設計都可以。想要半夜或是隔天改也可以，因為隨時都會有這種需求」Smith表示。相較於其他套裝軟體的應用模組，如果使用上有不符合需求的地方，其實使用者想要自己修改設計的難度相當高。另外， Ragic 易懂的表單工具，也讓設計資料庫更容易上手，並強化各表單間的資料連結。「原先資料庫設計上，資料間的拋轉與連結是比較弱，那透過Ragic的內建工具就可以建好，是超越我過去花那麼多錢所做的客製化軟體。」

即時回報全記錄 增進團隊工作效率

「我們用在日常作業流程用的非常的廣，已經超越了原先導入時的預期」 Smith 說道。以前員工可能為了週一開會而於週末才陸續將日報表補上，因此很難掌握各分店的實際情況。現在透過Ragic的完整歷史編輯記錄， Smith 可以輕鬆掌握各分店的營運情形，「Ragic讓我可以更有效的監督和檢查員工的日常工作內容」。

內建報表功能 隨時掌握最新數據

「只要你建的出表單，其實 Ragic 都可以做的到。」除了在日常作業中導入 Ragic 外， Smith 更運用 Ragic 管理各平台的行銷數據，將社群平台或是廣告工具中的數據輸入到 Ragic ，透過日積月累的資訊搜集，在搭配Ragic報表功能隨時進行大數據分析，「我隨時都可以去 Check 最新狀況。另外， Ragic 報表列印比 Excel 或是過去軟體所跑出來的報表還要清楚而且漂亮。」

標籤: 新商業模式

分類: 案例故事, 服務業