如何根据销货明细制作“月结对帐单”

很多公司生意往来帐款是采“月结”制：出货给客户时，不用每出一次货、就结一次帐，而是先累计在帐上，每月再结清当月累积帐款。这样的机制，可以在客户叫货频繁时，不用耗费过多心力逐次结清帐款，节省双方的时间。

“月结对帐”的机制下，通常在既有的“订单”、“出货单”、“销货单”等表单之外，你会需要一张“月结对帐单”（或是“当月应收帐款明细”），最好不用逐笔手动整理每个客户的月结对帐信息，而是要可以自动将每一笔出货单上的客户、应收帐款、结帐月份等信息，汇整到对应的月结对帐单数据中并加总，你只需要查看就可以了。

以下我们就以一个常见的“销货单”格式为例，提供在 Ragic 设计“根据销货（出货）明细，自动汇整成月结对帐单”机制的几种方法。

备注：同样是“客户频繁叫货”的情境，可以每次叫货都开立一笔对应的“订单”（“报价单”），对帐结帐时统整这个月的“订单”与“出货单”信息（或发票信息），汇整成“月结对帐单”；也可以统一每月开一次订单，将同一笔“订单”抛转成多笔“出货单”，即分批出货。当然也可以有更多其他不同的处理方式。在 Ragic，你可以分析自己的需求后，针对特定情境采取不同的流程或不同的设计来弹性完成需求，不需要套用单一的流程或做法。

假设你的“销货单”格式如下：

基本的出货/销货信息放在 Ragic 一般字段的位置，销货项目因为通常有多笔，会放在子表格的位置。

你想要自动汇整出来的“月结对帐单”类似这样：

或是这样：

也就是，每个月针对每个客户各创建一笔对帐单数据，字段包括月份、客户基本信息。每月结束（或结帐日）时，该客户所属的月结对帐单数据上，就会自动列出该月的销货明细、各项金额，并且自动加总该月销货总金额（也就是应该结帐的款项）。

那么你可以参阅以下方法：

方法一：利用分群报表生成（较简单）

第一种方法是利用 Ragic 分群报表的功能，将销售细项依照“每个客户每个月为一组数据”的逻辑来分群显示。由于分群报表可以自动加总每个分群数据的数值，你就可以把这个生成出来的报表存成“对帐单”来用，每次查看“对帐单”报表即可。

运用此方法，实际操作步骤说明如下：

（一）对帐单上要列出的是销货细项，也就是“销货单”的子表格数据。由于 Ragic 目前不支持直接根据子表格数据生成报表，我们必须先将“销货单”的“销货项目”子表格以子表格生成新表单的方式，变成一张独立的表单 - “销货明细”，如下图：

这边要注意的是，有些销货单上非子表格的字段，例如“客户”“日期”等，也会需要出现在新的独立表单“销货明细”上，此时利用新增源表单字段把它们拉进来即可。

（二）接着利用生成报表的功能，将“销货明细”生成成分群报表。以最简单的状况：“几月几日出货，结帐月份就归属于几月”的情况来说，可以直接把“分群字段”选择“日期”字段并选“日期字段单击月分分群”后，保存、命名为对帐单就可以了。保存报表时，要设置筛选的字段为“客户”，这样看到的才会是特定客户特定结帐月份的信息。

你也可以反过来，另外创建一个“结帐月份”当筛选字段、“客户”为分群字段。你也可以选择以特定字段来排序（例如日期）、记得勾选“显示分群加总”让系统显示每个区块的对帐总金额。

如果你在选择分群字段的菜单上找不到你要设置的字段，可以先点一下“点选这里选择要在报表中显示哪些字段”，把字段选到“已选择字段”区块即可。

如果不希望每次进入报表时都要重新筛选客户，或希望另外注记结帐月份，你也可以一开始就在“销货单”表单上，新创建“结帐月份”以及“结帐月份 - 客户”字段。（“结帐月份”字段可设置公式自动带出，相关教学请参阅下方视频；“结帐月份 - 客户”字段也可套用字符串公式带出，例如结帐月份字段为 C1，客户字段为 A3，公式写为 C1+"-"+A3 即可）

接着，把此字段以新增源表单字段方式加到“销货明细”表单的列表页中，并以此为分群字段。

方法二：利用参照子表格汇整（扩展功能较多）

如果你希望对帐单里自动加总的字段值（例如当月对帐金额、当月应收帐款）不只是可以在报表上显示出来，也要可以进一步运用（例如作为公式的参照依据，计算已付/未付款项），那你会需要将“对帐单”创建成一张 Ragic 的表单（而不只报表）。

一样以上面的“销货单”格式为例，步骤如下：

（一）创建一张“对帐单”表单，以一个客户的一个月份为一笔数据，要有一个“月结对帐单编号”的独特值字段。为了后续的方便，和分群报表一样，我们建议直接以“月份 - 客户名称或编号”的字符串组合来当编号独特值。例如：202103 立即科技、202104 立即科技、202105 立即科技、202103 马路科技、202104 马路科技、202105 马路科技... 。

（二）在原本的“销货单”子表格上创建对应的“月结对帐单编号”字段，并设置该字段要链接自月结对帐单的同名字段。

这样之后填写“销货单”时，除了填写销货数据，也要选取它应该是属于哪个“月结对帐单编号”。如果此时已经创建了该结帐月份的月结对帐单数据，且规则是“月份 - 客户名称或编号”的字符串组合的话，可以直接在此字段套字符串公式，这样只要填写了客户名称、月份，就可以自动填入（=选取）对应的编号：

（三）使用子表格生成新表单，将“销货单”的“销货项目”子表格变成新的独立表单“销货明细”，“销货明细”表单上也要有“月结对帐单编号”字段。

（四）回到“月结对帐单”这张表单。由于“销货明细”这张表单上已经有一个“月结对帐单编号”字段设置链接自“月结对帐单”，此时可以利用显示从其他表单的链接功能，把相关的“销货明细”数据拉进来，就会变成下图看到的“当月销货明细”了。（新增一个“应收帐款”字段套公式加总所有“金额”，就能算出当月应收帐款总额。）

进阶变化 1：根据发票或采购单生成月结单

如果你要以其他单据为依据，来生成“月结对帐单”，例如你是要依据开出的发票、或是客户的采购单号、或是出货单、出货明细来做的话，只要把“其他单据”代换成这篇教学的“销货单”就可以了。

如果你不需要在“对帐单”中看到每一笔销货明细，只要看到对应的“销货单”信息就好的话，那么也可以不用子表格生成新表单来创建“销货明细”独立表单，而是直接以“销货单”生成报表，或直接利用显示从其他表单的链接将“销货单”拉进“对帐单”里当参照子表格即可。

如果你是采购方，你也需要针对供应商创建“月结对帐单”、每月应付明细这类的单据的话，其实也是一样的原则，将此篇教学中的“销货单”逻辑套用在“进货单”上，“客户”逻辑套用在“供应商”上就可以了。

进阶变化 2：公式自动带出结帐月份

在先前的教学中，我们介绍了如何透过分群报表产出“月结对帐单”，或使用参照子表格来汇整对帐数据。不论使用哪种方式，都需要一个“结帐月份”字段，而这个字段通常不需要手动填写，可以透过公式自动带入。根据不同的情境，设置的公式也会有所不同，以下分两种情况说明公式设置。

首先，最单纯的情况是，“销货单”的日期字段 = 结帐月份。也就是说销货日发生在哪个月份，就归属于该月的帐款。例如，若销货日期为 2025/08/26，则结帐月份为 “2025/08”。此时，若“（销货）日期”字段的座标为 E1，可以使用公式 LEFT(E1,7) 自动带出结帐月份。

然而，在实务应用中，很多时候并不是销货日期（或其他付款条件成立日期）当月就等于结帐月份，而可能是以当月的某一天作为截止日。例如，若公司的结帐日为每月 25 号，则 25 号（含）以前的销货归属当月，超过 25 号则算入下一个月。

如果你的公司是依照特定日期作为结帐标准，而非整月份计算，可以参阅以下公式设置方式

设置步骤：

（本次演示表单为“销货单”，但你也可以根据自己的使用习惯，设计在其他表单中）

（一）新增一个数值字段用来记录你的结帐日，以下图为例，字段首部为 K4

（二）再新增一个数值字段，此字段为 K5，并使用公式 DAY() 从“日期（H5）”拣剩该日期“日”的值，作为后续运算的依据。

（三）新增一个日期字段，字段首部为 K6，格式设置为 yyyy/MM，用来显示对应的年月份值。此字段是用来抓出日期（H5）的下个月份，故公式需这样设置：

DATE(YEAR(H5),MONTH(H5)+1,01)，此公式会取出完整的年月日。不过因为我们有设置日期格式为 yyyy/MM ，所以字段值只会显示年月。

（四）新增“结帐月份”字段，字段首部为 K7 ，并利用 IF() 条件式公式判断要显示哪一个日期，公式如下图所示。

如果 K5 小于结帐日 K4+1，显示 H5 。反之，则显示 K6。

这样当你的日期是大于结帐日时，“结帐月份”字段就会出现下一个月份。

如果觉得这些计算字段显示在页面上过于杂乱，可以透过字段设置将它们隐藏，让表单看起来更简洁。

在底下的视频中，我们还演示了另一种自订月结对帐日的算法，欢迎参阅两种方式，选择你顺手的设计方式。

视频教学