报价单检查小帮手：从内容检查到异常提醒，AI Agent 帮你把关

报价单内容总是怕漏看、报错价吗？

业务、采购与行政人员在处理报价单时，经常需要确认许多细节，例如产品项目、数量、单价、折扣、交期与备注条件等。这些内容不一定都能透过公式或输入检查完整判断，因为不同产品组合可能有不同折扣条件，有些价格或交期也会依客户状况、利润空间与业务裁量进行调整。

当每天需要处理大量客户沟通、报价与订单事项时，经手报价的人不一定有时间逐项检查所有细节。然而，一旦报价单出现错误，例如价格不合理、折扣套用错误、交期填写不当，或漏掉重要条件，后续可能造成实际损失，也可能影响客户关系。

这时，就可以使用 Ragic 的 AI Agent 范本，创建一个“报价单检查小帮手”。AI Agent 可以协助检查报价内容，若发现可能的异常或需要注意的地方，便直接在数据中留言提醒。检查结果会保留在数据库中，方便对照报价内容与后续确认，不需要再将数据拷贝到其他 AI 工具中来回整理。

如何使用 AI Agent 范本？

如果你还没有 Ragic 帐号，请先完成登记。登记后即可先使用免费版；若想更完整体验与测试功能，也可以申请 30 天专业版免费试用，且不需要输入信用卡信息。在获取你的同意前，Ragic 不会要求支付任何使用费用，请放心体验。更多方案与费用说明，请参阅价目表。

登录后，点击右上角的 图符打开 AI 窗口，再点击 AI Agent。

在开始使用 AI Agent 前，请先了解以下几点：

1. AI Agent 运行时会消耗 AI 额度，消耗量会依任务复杂程度与选择的模型而有所不同。

2. 每个数据库每月都会提供免费 AI 额度供测试使用，不同版本的额度机制有所不同：付费版会依版本与使用人数提供免费额度；试用版提供固定 AI 额度供体验使用，不会依版本或使用人数而有所不同；免费版也提供基本额度供测试使用。你可以先使用免费额度体验与测试功能，再依需求决定是否升级方案或购买额度。

3. 当免费额度用尽后，系统不会自动额外收费，而是暂停 AI 功能。若需要继续使用，付费版可依需求另外购买 AI 额度（AI 额度以美金计算）；试用版无法另外购买额度；免费版则可等待下个月额度补充后再继续使用。请放心，只有在你主动升级方案或购买额度后才会生成费用，不会发生意外扣款的情况。

4. 你可以查看过去 30 天各 Agent 的使用量报表，包含调用次数、使用费用等信息，方便了解 AI 额度的使用情况，并依需求随时调整 Agent 设置。

详细说明请参阅这篇文章。

套用 Agent 范本

在新增 AI Agent 的页面中，可以于上方找到报价单检查小帮手范本并套用。

你可以依目前的数据库状况，选择以下两种套用方式：

方法一：直接使用范本表单

如果你的数据库是全新的，或尚未创建报价单相关表单，建议直接使用范本提供的表单。

保存范本后，系统会自动安装相关表单与设置。你可以直接使用范本中的字段与流程进行测试，不需要自行重新设计表单，也能更快速理解 AI Agent 的运作方式。

方法二：套用到自己的表单

如果你已经创建报价单表单，或已有既有报价流程，则可选择将 AI Agent 套用到自己创建的表单中。

这种方式较适合已有业务、采购或行政流程的团队，可以直接集成进既有系统，不需要重新创建数据表。不过，套用到自己的表单后，可能需要依实际需求调整 Agent 范本规则与设置，详细说明请参阅此章节。

使用范本表单检查报价单内容

使用范本表单时，只需要新增或修改报价单内容，并完成保存。约等待 10 至 20 秒后，AI Agent 便会自动检查报价单内容。

目前范本的设计是让 AI Agent 协助巡查数据，若检查到可能有问题的地方，便会直接在数据中留言提醒，例如价格、折扣、交期或备注条件可能需要重新确认。范本默认不会在每笔数据都留下检查结果，而是只有发现异常或需要注意的内容时才留言。这样可以避免生成过多信息，也让用户更容易聚焦在需要处理的报价单上。

如果你希望无论检查结果是否有问题，AI Agent 都要留下响应，也可以依需求调整 AI 指令，详细说明请参阅此章节。

如何依需求调整 Agent 范本？

我们提供的范本只是起点，你可以依自己的需求调整 AI 指令、触发条件与检查规则，让 AI Agent 更符合既有报价流程。

基础调整：依报价单需求修改检查规则

如果你选择套用自己的表单，可以先对照 AI 指令内容，确认是否需要调整检查条件。以报价单检查来说，除了基本的内容检查外，也可以依公司的报价规则、商品特性或风险控管需求，调整 AI 的检查方向与响应方式。

例如，你可以依需求请 AI 特别留意以下内容：

• 当数量低于最低订购量（MOQ）时，是否已加注额外费用或特殊说明。
• 若为客制产品，是否缺少打样费、模具费或客制加工费等相关费用。
• 交期是否需要再次确认，例如交期过短、大量订单或特殊需求是否可能影响交货安排。
• 备注中的急单、特殊需求或客制内容，是否已反映在报价内容中。

目前范本提供的是较容易上手的基本检查逻辑，默认为仅在发现异常时留言提醒。实际应用时，你也可以依照产业、商品类型与报价习惯，将常见错误或需要注意的规则写入 AI 指令中，或调整成无论检查结果是否有问题，都由 AI 留下检查结果，让 AI Agent 更符合实际操作流程。

此外，报价单也可以搭配 Ragic 的链接与加载功能，链接客户表单、商品表单或价格表，创建更完整的报价管理流程。例如，在报价单中自动加载客户信息、商品价格或历史报价数据，让报价与检查流程更方便管理。

如果希望更快速开始使用，也可以直接安装我们的免费“客户关系管理”模块，并在 AI Agent 范本中套用模块内置的的“报价单”。模块中的客户、商品、报价等表单皆已预先创建关联与设置，不需要自行重新串接，即可快速开始使用，让整体流程更加顺畅。

进阶调整：依需求优化检查流程

1. 避免重复检查已确认的报价单：范本默认情况下，只要新增或修改表单数据，AI Agent 就会重新检查报价单内容。

如果不希望已确认过的报价单重复触发检查，可以利用套用共通筛选设置，指定只有符合特定条件的数据修改时才触发 Agent。这不只能避免重复检查，也能节省 AI 额度。

例如，可以新增一个“AI 检查结果”选项字段，默认值设为“尚未检查”。

接着，将“AI 检查结果”为“尚未检查”设为共通筛选，在设置 AI Agent 时，即可指定只有符合筛选条件的数据更新时才运行检查。

如此一来，当报价单完成检查后，就可以将结果设为“已检查”，避免因后续无关的数据更新而再次触发 Agent。

2. 创建可跟踪的检查结果：目前范本默认为检查没有问题时不做任何事，只有检查到异常时才留言提醒。

如果希望每次检查后都留下结果，可以新增一个“AI 检查结果”选项字段。待检查完成后，若 Agent 判断内容有问题，除了留言提醒外，也同步将字段更新为“内容有疏失”；若检查结果没有问题，则更新为“确认无误”。

设置时，需要搭配以下调整：

1. 在 AI 指令中要求 AI 判断检查结果，并根据结果决定字段内容。

2. 新增动作（MODIFY_RECORD)），让 AI 除了留言提醒外，也同步更新“AI 检查结果”字段。

3. 在 动作限制 设置中许可 AI 修改报价单中的“AI 检查结果”字段，避免因权限限制而无法更新检查结果。

Agent 设置说明可以参阅这篇文章。

透过这样的设置，AI Agent 不只可以在发现异常时留言，也能同步更新检查状态，方便后续筛选、跟踪与管理。

3. 依历史错误持续优化检查规则：初次套用时，可以先从公司平常较简单的检查逻辑开始，实际使用一段时间后，再根据团队常见的报价错误逐步优化 AI 指令。

例如，可以整理过去曾发生的报价失误，像是忘记加入特殊费用、急单未调整交期、客制需求未反映在价格中，或特定情境下容易漏填的重要信息，再将这些案例转换成 AI 的检查规则。

透过持续调整与累积，AI Agent 可以更贴近你公司的实际报价习惯，让检查结果更精准，也更符合日常业务流程。