如何把已填好基本数据的问卷传给指定经销商/客户填写

需要发问卷或表单给客户或合作厂商填写时，如果是比较基本的发问卷模式，一般的问卷工具、Ragic 内嵌填写表单功能就可以达到。

但有时候我们有更进阶的需求，例如要发问卷的对象是已指定好的固定名单，像是这礼拜用餐的一百位会员、这个月要回报信息的十位经销商，我希望事先指定每个人要填哪笔数据，并且也先帮这些指定对象把基本数据填好、传送给他们，让他们减少填答的麻烦，也避免重复填答、避免后续得手动检查谁有填写谁没填写。这样的流程在 Ragic 其实可以透过相对简单的设置来达到。

在 Ragic 里，你可以透过 Email 或 LINE 发送这种“预填好字段的专属表单链接”给不同对象填写。本篇文章会分别演示如何用 Email 寄出预填的调查表给餐厅会员，以及如何透过 LINE 一键传送预填表单给经销商。

最后，我们也会补充一个实用技巧：如何在表单中加入“防止重复填写”的机制，避免同一位人员多次填写数据。

1. 用 Email 大量发送已填好基本数据的问卷给餐厅会员

如果你想针对会员发送用餐满意度调查表，并预先填入会员的基本数据，让会员无须手动填写，节省他们的回覆时间并减少输入错误，可以透过 magic link 来做到。你只需要将预填好的调查表的 magic link 加入信件范本，再透过字段层级访问权限来限制可编辑内容即可。操作步骤如下：

备注：这个教学因为是要把预填好数据的问卷传给指定对象，我们默认认为大家应该会希望这个指定对象只能填写指定的这笔数据，并且也看不到其他人的数据，因此会需要搭配一些权限的功能，所以需要用 magic link。若是一般的问卷需求，就只需要像这篇文章的设计即可。

(1) 设计一张会员的用餐满意度调查表单，包含会员基本数据和调查问题的字段，并预先填好所有会员的基本数据。如果会员会以手机填写表单，建议在设计时将字体放大，在手机上比较容易阅读。

(2) 为避免预填好的会员数据被误改，将上方的会员数据字段的字段访问权限，其中 Everyone 的权限调整为“仅阅览”。

(3) 在列表页中，用发送 E-mail 的功能将调查表来寄送给会员。将收件人设为“Email”，主题和内文可依需求使用自订 E-mail 范本变量来设置，在信件中加入可修改数据的 magic link：

{{MAGIC_RECORD_LINK_WRITABLE}}

完成后将信件保存为范本，未来就可依照此信件范本发送表单给会员。

实际寄出的效果会像这样：

(4) 会员打开链接时，会看到表单上的基本数据已预填，他们只需依序回答下方的满意度问题即可。

2. 用 LINE 传送专属回报链接给经销商

如果公司习惯透过 LINE 请经销商回报销售量或库存，其实也能用 Ragic 的传送实时信息功能，一键把“专属预填字段的回报表单”直接送到对方的 LINE。以下演示整体的设置流程。

因为发送实时信息功能必须要透过 LINE 官方帐号（LINE OA）才能运行，请先确认你要发信息的 LINE 帐号是官方帐号，而非私人帐号。

(1) 首先，创建一张“经销商销售库存回报表”。因为要让系统知道该把信息传给哪个 LINE 帐号，因此要在表单中加入一个 LINE user ID 字段。（你可以参阅这篇文章的教学，了解如何获取客户的 LINE user ID）

另外，由于收到 LINE 信息的人大多会用手机打开链接，因此建议设计表单时可先把字体调大，确保阅读更舒适。表单设计完成后，可以先预填好经销商的基本数据。

(2) 为了避免经销商误改预填数据，可以将“经销商编号、名称、经销商品、联络人”的 Everyone 的字段层级访问权限改为“仅阅览”。

备注：LINE user ID 字段中 Everyone 的访问权限不能设为“无权限”或“仅阅览”，否则系统会无法读字段数据，而导致信息无法寄出。

(3) 接下来在“设计模式 >> 表单工具 >> 传送实时信息”中，将信息种类选为“LINE 信息”。

为了让 Ragic 能够用 LINE 送出信息，你需要提供 LINE 官方帐号的 Channel access token，以及传送对象的 LINE user ID。（你可以参阅这篇文章，了解如何获取你的 Channel access token。）由于我们已经在这张表单上记录了经销商的 user ID，因此“收讯人”只要选择“LINE user ID”这个字段即可：

接着，将下方可修改的数据的 magic link 加入信息内文，让经销商能直接填写回报内容。完成后将其保存为“用 LINE 传送回报表单”单击钮。