接单时先收订金、完工后收尾款怎么管理？

不少采“接单生产”模式的公司，例如客制饰品、家具、婚礼小物、机械零件加工等，或是像民宿订房、预约美甲服务这类需要预约的服务型产业，常会在客户下单时先收一笔订金，以确认订单的真实性，待商品制作完成、实际入住，或服务完成后再收取尾款。

这样的流程虽然常见，但在实际处理订单时，可能还是会有一些疑问，例如：订单上的总金额应该填写全额还是订金？订金和尾款该如何记录与跟踪？

本文就要带你看看，在“先收订金、完工后收尾款”的情境下，如何透过简单的表单设计，让订金与尾款信息能清楚地呈现在订单上，提升整体管理效率。

在订单上管理订金和付款状态

若你想在订单中清楚标记每笔订金、尚未支付的尾款，以及目前的付款状态，其实只需新增三个字段：“订金”、“尾款”和“付款状态”。以下我们将以快速范本中的“销售订单”作为范例，演示如何设置：

1. 在“销售订单”表单上新增“订金”和“尾款”两个金额字段，及一个“付款状态”的从菜单选择字段。

2. 将“尾款”的公式设置为 D19-A9（也就是“总金额 - 订金”）

3. 将“付款状态”字段的选项设置为“尚未付订、已经付订、已结清”。

4. 设置完成后，就可以在订单上输入客户所付订金，并调整订单状态了。输入“订金”后，“尾款”就会透过公式自动计算。

扩展应用：将订金与尾款分别抛转入帐

前面提到，我们可以在订单上加入“订金”与“尾款”字段，搭配“付款状态”，来清楚记录每笔订单的付款进度。不过如果你公司有财会流程需求，例如 订金一收到就需要入帐、转入银行，就会需要把这笔款项提早带入应收帐款管理，确保帐目清楚、好跟踪。

这时你可以考虑在“出货单”中加入“订金”与“尾款”两个字段，再分别将这两笔金额抛转到不同的“应收发票”上。这样不但能清楚区分应收款来源，也更符合财务部门在分录帐、入帐处理时的需求。

以下我们就以快速范本中的“出货单”和“应收帐款”来演示：

1. 在“出货单”上面新增“订金”和“尾款”两个字段，另外“出货项目”子表格字段可以依照订单来进行调整，加入“订单”表单中“订购字段”子表格里面的相关字段。

2. 在“订单”表单上，新增一个“创建出货单”的抛转单击钮，并将“订金”和“尾款”两个字段的信息抛转到“出货单”上的对应字段上。如果原本表单上就有“创建出货单”单击钮，可以修改单击钮，把“订金”和“尾款”两个字段加上去就好。

3. 完成后只要单击下“创建出货单”单击钮，就可以一键将“订单”抛转成“出货单”，“订金”和“尾款”字段的数据也会一并抛转过去。

4. 接下来在“应收发票”表单上，因后续要把“订金”和“尾款”的金额直接抛到“总金额”字段，所以我们先将“总金额”字段的公式移除，以免后续抛转应收的商品细项信息时，系统会自动计算。

5. 在“出货单”表单上，新增一个“订金抛转”的动作单击钮，将客户数据、出货项目子表格中的字段都抛到“应收发票”表单的对应字段上，其中“订金”字段要抛到“应收发票”表单的“总金额”字段。

6. 另外再新增一个“尾款抛转”的动作单击钮，抛转的字段大部分都和“订金抛转”单击钮一样，只是要将“订金”改成“尾款”。

7. 完成后，单击下“订金抛转”或“尾款抛转”，就能将“订金”和“尾款”各自抛转为一张应收发票。