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在导入前，你是否有想过团队或组织为什么需要新系统？可能是需要一套能在云及移动设备上轻松协作的系统、希望补足现有 ERP 系统缺少的功能或是随着数据规模成长而无法依靠打印件或电子表格来管理数据。
确认原因之后，我们会建议进一步抽丝剥茧，找出目前团队运作最重要或是最迫切的需求是什么，导入新系统牵涉的范围可能很广，规划起来会有一定难度再加上需要学习新的系统，难免会有暂时搁置或放弃的念头，这时候与其因为预想需求的庞大而寸步难行，不如先加锁最核心的痛点或是眼下最可行的应用。举例而言，最终目标是导入进销存没错，但目前团队最急迫的问题其实是没有一套便于业务拜访实时查看商品数据并报价，同时回传到企业内部的报价系统。建置这套报价系统就会是导入 Ragic 很好的起点，因为 Ragic 可以随时根据需求调整设计及扩大功能，因此先导入一部分未来再新增更进阶的功能或是其他职能的应用都是可行的。
确定“报价系统”是目前最核心的需求后，第二步要做的就是剖析报价系统必须要有哪些功能以及使用的流程，下方提供一个简单的需求范例：
(1) 业务人员在外能随时查看商品数据
(2) 业务人员能浏览现有的客户名单并且可以实时为客户建檔
(3) 开立报价单时，可以直接带出存在系统中的商品数据及客户数据而不是手动输入
(4) 主管能够跟踪每一笔报价单的状况及内容
将重点需求绘制为工作流程图如下：
有两个方式能够协助你规划流程图：
(一) 参阅现有流程：单击照现有管理方式走过一次所有程序，就会很清楚地知道现行的工作流程，再将其绘制为流程图即可。也记得注记现有流程中有哪些是想要改善或是缺少的，可以作为未来建置表单的参阅事项。
(二) 参阅 Ragic 应用商店：里面有我们预先设计好的模块，如果有跟核心需求相符的，就可以安装试用看看。测试完成后同样绘制出理想的流程图，并标注出模块哪些部分与目前的需求有落差而需要调整。
在规划流程的过程中，Ragic AI 也可以作为协助整理需求与创建系统雏形的工具。如果对流程尚未有完整想法，或流程较为复杂而不容易一次整理清楚，也可以先使用下一步的 Ragic AI 创建数据库。Ragic AI 会根据你的需求描述快速创建一个数据库雏形，让你能从实际的表单与数据结构出发，进一步检视并调整整体工作流程。
当需求与流程都整理清楚后，就可以先使用 Ragic AI 协助创建数据库。
点击 Ragic AI 的“创建数据库”后，先填写并选择你的数据库需求。
首先，请先在 Ragic AI 的需求表单中填写一些基本信息，帮助 AI 理解系统的使用情境。例如公司的产业类型、主要使用的部门或角色、公司规模，以及这套系统主要要解决的问题。
接着将前面两个步骤整理好的需求描述提供给 Ragic AI。例如前面提到的案例中，你希望创建一套报价系统，让业务人员能够在外实时查看商品数据、创建客户数据并开立报价单，同时让主管能够跟踪每一笔报价单的状况。
需求描述越清楚，Ragic AI 就越能理解系统的使用方式，并创建出更贴近需求的基础数据库体系结构，包含表单、字段以及表单之间的关联。
送出需求表单后，Ragic AI 便会开始创建数据库。
创建完成后，你可以看到创建好的表单。
Ragic AI 会提供表单关系图、各表单的介绍以及使用说明。
点击表单关系图后，即可查看各表单之间的关联。
完成后，仍可依需求手动新增表单、刷新表单之间的关联、调整字段，或在重回第二步优化流程后，再请 Ragic AI 重新创建一次数据库。
使用 Ragic AI 的目的在于协助快速创建数据库雏形并进行尝试与调整，让你能更有效率地探索合适的流程设计，再逐步优化成符合实际需求的系统。
不过，仍建议对数据库体系结构具备基本概念，才能更顺利地调整并创建符合需求的应用。如果你希望更深入了解数据库规划方式，或目前有旧系统、打印件表单或 Excel 表单需要整理，请可以参阅下方扩展阅读中的“完整及全面体系结构数据库建议”。
现在就动手试试看，创建你的专属数据库吧！
感谢您的宝贵意见！
