盘点 8 种 Ragic 进阶资安设置，打造适合自家公司的守卫方式

很多企业导入 Ragic 时，都会详细确认“资安”层面的议题，想知道 Ragic 做了哪些资安守卫？数据存在哪里、怎么备份？有资安认证吗？我们乐见这类问题，因为随着数码化程度提升甚至 AI 的导入，相应的资安意识确实很重要，良好的观念、合适的保护机制，能让企业在最安全便利的基础上运作。

Ragic 历年也在资安上持续投入，确保完善的资安认证、合规、权限控管、备援机制，提供企业客户最合宜的守卫，有需要的话，你可以点这里查看 Ragic“资安基础建设”的细项。

不过，除了这些“所有公司通用”的“基础建设”，作为一个“让所有企业都能打造自己客制化应用”的工具，Ragic 也提供了一些“进阶选配设置”，让你能依照每张表单、不同数据库不同应用情境的需求选用，弹性打造出最适合实务操作的进阶守卫组合。以下就一一介绍相关设置，看看哪些符合你的需求！

1. 管控上载文件类型，降低病毒风险

在工作时，偶尔需要保存、分享一些文件，Ragic 也有文件上载字段满足你的需求。

不过，像是 .exe 这样的文件类型，有来路不明、夹带病毒的风险。假如你的数据库只开放给内部使用，例如给内部员工分享数据或附上收据，那相对来说比较不用担心病毒文件的问题。但如果你有开放给外部不特定大众填写的表单，那你或许会希望有某种方式可以强化控管用户能上载的文件类型。

这个时候，你可以运用文件上载字段的文件类型设置。举例来说，如果你今天希望用户上载的文件类型一一定要是 PDF 檔，就可以直接在文件类型里打上 .pdf；不过，如果你只想要避免某种文件类型，例如图片、视频、文档都可以上载，但就是不能上载 .exe，那就要在文件类型里打上 !.exe。

除了防范病毒之外，控管文件类型也有另一个好处：当你希望用户交上来的数据格式统一、方便后续处理时，限制文件类型可以让数据提交更规格化。

2. 寄送加密 PDF，文件流出也不怕

如果你需要以类似书面文档的形式传送一些正式内容，例如薪资单、合约这模拟较敏感的信息，你可能会选择使用 E-mail 夹带 PDF 附件的方式来做。这些含有敏感内容的 PDF 如果可以再多一层加密，就算文件不知为何漂流到其他人身上，也不会被轻易看光光，保障更全面。

举例来说，你可以在每个月寄送薪资单的 E-mail 时，将人事数据表上的身分证字号设置为加密字段，这样每一位同事的薪资单都会被用自己的身分证字号作为密码保护。

确保帐号安全的几个设置

在管理数据库的安全性时，员工的帐号是否足够安全也很重要。有些人若是把密码设置得太简单，又或者是没有足够的隐私意识，就会提升帐号、数据外泄的风险。

我们在公司设置里提供了多个设置选项，这些选项可以调整用户帐号、密码的安全标准。你可以根据需求，试着调整这些设置，以获取员工帐号安全性和使用方便性的平衡。

3. 调整密码强度限制

如果你担心员工的帐号会被盗用，那么你第一步可以尝试的就是加强密码安全等级设置。

我们提供了两种安全等级：默认的 Medium 等级要求密码至少有 8 个字以上，你可以再将其设置成 High，确保每个人的帐号都混合了大小写的英文与数字，提高暴力破解的难度。

4. 定期换新密码

如果你担心员工密码用太久，会提高被盗用的风险，那么你也可以在“变更密码每（）天”这个字段设置员工需要替换密码的周期。为了避免员工只是做做样子，会只准备两组密码轮着用，你也可以在“能用使用过的密码？”设置员工是否可以重用以前的旧密码，像是设置为 2 的话，员工就不能重复用上次、上上次设置过的密码。

不过，最近也有一些观点认为，强制员工换新密码反而会有反效果！因为每个密码只能用短短的时间，如果又不能回头用以前用过的密码，那么为了避免自己忘掉，最后员工还是会想着只好设置一个足够简单、不会忘记的密码……

如果想要同时兼顾安全性，但又希望不要造成记忆上的麻烦，你也可以参阅近年来更常用的“两步骤认证”。

5. 强制启用两步骤认证，为帐号新增一道防线

如果你担心用户常常忘记密码，而大家如果其实也很习惯用 E-mail 与手机的话，不妨考虑看看“强制用户启用两步骤认证”，同时确保安全性与方便性。

用户在设置完两步骤认证之后，系统会固定在你尝试登录时，发一个短时间之内会失效的通知给你的另一个设备——可能是你的 Ragic 手机 App、你的 E-mail 或短信，也可能是 Google Authenticator 这样的认证器，只有再输入了这些地方收到代码之后，才会完成帐号的登录。

举例来说，如果你选择使用 E-mail 进行两步骤认证的话，那么在你输入密码、尝试登录后，会显示这样的画面：

使用两步骤认证的优点在于，你不用再特地把密码设置到超复杂、甚至自己都会忘记。而是多了第二道防线，而且这道防线对真正的帐号持有者来说并不麻烦。所以平时并不会对你造成太多困扰，即便密码被盗用，盗用者也不能就此轻易地访问你的帐号，为你争取处理密码外泄的时间。

6. 空闲时自动注销，离座不怕被偷用

如果有些员工是有机会在外工作的，那你可能也必须提防周遭的陌生环境——如果员工在离座时就直接把计算机丢着，甚至还没有把数据库页面关掉、切掉。这个时候，经过的所有人都能看到、甚至操作公司的数据库，对于公司来说超级危险。

如果你也担心这样的事情发生，那么你可以设置“空闲时自动注销（分）”，只要员工一段时间没有动作，那么即使他们没有正确把页面、计算机关闭，其他人也只会看到注销后的画面。

7. 为 AI Agent 加入动作限制，避免非预期的数据更动

在 AI 时代，指派几个 Agent，透过短短几句话将工作外包给 AI 协助非常方便。不过单纯用白话文写规则来“引导”Agent 的行为，总是担心百密一疏。

你或许听过许多请 AI Agent 整理文件夹、专案、邮件，回头看才发现 AI 开始自己删数据的可怕案例——这些情况的可能性很多，不管是模型的理解力差、用户从一开始的规则就没写好、还是上下文太多……这时能在系统内就从根本限制 AI Agent 能做哪些事、能改哪些地方，可以带来更确实的保障。

这在 Ragic 的 AI Agent 中，可以依靠内置的功能：动作限制完成，举例来说，你可能希望让 AI 帮你检查要发出去的报价单有没有什么问题，像是品项互相冲突、价格没算好、交期不合逻辑……并请 AI 在特定字段记录检查结果。

如果规则没有写完整，或是遇上 AI 判断错误，那么 AI 可能会选择在任何一个字段填上他的结果。与其用更多的指令来引导 AI 的行为模式，你其实可以像下图这样设置 Agent：

为每个“动作”指定“动作限制”，AI 就只能在许可的范围内运作，若 AI 的判断、行为违反限制则会直接被系统挡下，根绝任何非预期更动的可能性。

（备注：设置 AI Agent 时，系统通常也会帮你自动判断应有的“动作限制”并帮你设置，但知道这功能可以让你有需要时随时细部调整。）

8. 私有主机版特别设置：不让员工使用 App

我们有些客户属于保险、金融等相关行业，这些行业往往需要遵守较为严格的资安标准，这使得他们除了需要使用私有主机版之外，如果手机 App 能够访问数据库，那么连 App 也会需要定期做资安检查、维护。

虽然 Ragic 的 App 对许多外勤操作的公司来说非常方便，但每间公司情况不同：有些公司的使用情境中，主要设置以计算机操作相关流程，没有特别需要 App。

若确定公司不需要使用 App ，也希望降低资安维护上的负担，私有主机版客户还有一个选择，就是可以依照这里的说明，将 App 的访问关闭。这样 App 就无法登录你的私有主机数据库了。