告别混乱 Excel：nozzle quiz 如何集成寄卖数据 实时掌握各通路库存数字

“采用 Ragic 后我认为最大的改变是，我们只需要进行一两次教学，然后客户就不太需要再来找我们要数据，他会发现自己上数据库下载比较快。我们节省了非常大量的人力，并且改善了数据混乱的问题。”nozzle quiz 的负责人范博淳说。

潮流袜起家的服饰品牌 商品和库存管理是关键

nozzle quiz（后研设计）是台湾少数由本土团队研发的服饰品牌，由卢巨泰与范博淳（以下简称范）于 2017 年共同创立，目前团队规模不到 10 人。品牌一开始以时尚机能袜为主力商品，主打结合街头时尚风格与机能性，后来逐步拓展至配件与流行服饰的开发。不仅在台湾市场深耕，也积极进军港澳、日本、东南亚与欧美市场，是少数在国际市场上积极拓展外销且已有成绩的本土服饰品牌。

品牌名称“nozzle quiz”源自针织机的机头纱嘴 nozzle，结合了对制程、设计与流行探索的 quiz。与多数潮流袜品牌不同，nozzle quiz 的花样设计并非以印刷呈现，而是直接织入袜身，融合了街头穿搭的率性造型表现与人体机能需求，也呼应了品牌精神“无界限探索”，陪着订户一起在都市与荒野中穿梭移动。

创办人范分享，nozzle quiz 属于服饰零售业，定位为“中价位的独立服装设计师市场”。这类市场规模相对小，但商品汰换率快，每一季都必须推入出全新产品，因此商品数据的管理对他们来说非常重要。

同时，库存管理对他们来说也是关键。由于 nozzle quiz 并没有自营实体门市，而是透过自营电商、经销与寄售方式贩售，导致他们需要掌握多通路的库存数字，才能确保商品供应无虞。而对寄卖店家来说，正确的库存信息也很重要，他们必须依此判断哪些商品还能下单。

范进一步补充，他们所面对的订户类型非常多元，电子化程度差异极大，因此如何让数据访问更快速、减少人力成本，并同时满足不同订户需求，就成了最大的挑战。

管理上遭遇的挑战

单机 POS 无法和寄卖店家同步库存 手动整理可售商品清单超耗时

nozzle quiz 的所有数据，例如库存与商品信息，经常需要分享给经销商和寄卖店家。但过去他们的是免费的单机版 POS 系统（ONE-POS）管理库存与销货单，系统仅能在本机端操作，无法与外部寄卖店家同步库存变动。因此，要处理销货接单的工作时，他们还需要另外手动将 POS 上的信息整理成一份 Excel 商品清单。

这份清单大约每两周就要依照库存与可售品项刷新一次，还要排版、对格，过程既耗时又繁琐。这些仓存数字都只能用本机端操作时，一旦发生盘差，就很难快速找出原因或解决方案。

更麻烦的是，当客户（经销商）要下订单时，他们还必须依需求修改商品清单，再将商品照片的文件夹链接从云硬盘逐一拷贝到 Word，整理好后再将整包数据寄给客户。有时客户忘记先前的文件存到哪里了，会跟他们重新再要一次，他们就得再花时间处理。这样来回整理与传递数据的流程，耗费大量人力与时间。

因此，范希望能创建一套在线的电子数据操作系统，让经销商与寄卖店家可自行操作进出货，当出现误差时也能跟踪原因，将品牌方的责任降到最低。

Excel 管商品数据、生产流程 文件四散混乱

由于先前使用的 POS 系统并不支持商品规格说明管理，他们过去主要靠文件命名、文件夹归类，以及 Excel 或 Word 来整理商品数据。每一季都得花费大量人力和时间创建商品规格说明文档，条形码标甚至还得用 Adobe 绘图软件制作，不仅耗时，出错率也高。

更困扰的是，每隔一段时间，数据归檔不当常导致文件遗失，或者云上散落大量相同版本的拷贝文件，造成版本混乱。“过去就发生过云有过季两年以上的旧版本图片，却没有人发现就直接用了。”

除了商品数据外，他们过去也靠 Excel 管理生产流程。“我们做服饰业，它的商品的组合非常的复杂。一个商品的开发过程，会有布、副辅料、拉炼，然后还有样品费用的摊提，整个算起来才会变成它的生产系统。”

以往他们会用一个庞大的 Excel 表格来管理所有数据，他们称之为“超级表格”，把货品、预估产量、物料需求、单价、单件数量、供应商、生产商等所有信息全塞进去。这个表格复杂到只有创建的人才懂得怎么使用，因此某些数据管理、计算的工作，永远只有一两个人能操作。如果负责的人离职，就会陷入完全无法交接的困境。

采用 Ragic 后：数据集中管理 外部订户可自行查看

范说，他们会开始接触 Ragic，最初是因为想找一套能做“生产管理”和“进销存管理”的工具。虽然曾经尝试过 kintone，但觉得使用上不太直觉。后来同事看到 Ragic 的广告，他研究后发现 Ragic 与 Excel 的接口相似，操作容易上手，公式逻辑也很接近。研究一个月后，他便尝试用 Ragic 将货品与半成品的进销存管理系统创建起来。

采用 Ragic 之后，范将最核心的库存、商品、生产管理信息，创建成一组互相串行、信息同步的表单，不仅可以分别查看不同经销商仓库库存，也有统一的商品主檔能够汇整商品的库存总数，还方便随时透过链接让外部订户在线查看。他认为 Ragic 对 nozzle quiz 来说有两大效益，一是“数据的唯一性”，第二是外部的“可访问性”：

数据用统一格式集中管理 避免四散与版本混乱

在导入 Ragic 之前，nozzle quiz 在管理商品数据时，常遇到文件遗失或版本不一致的问题。范认为，确保电子数据“唯一且正确”才是最关键的，而不是让文件因人员异动或不同的归檔习惯而消失。

采用 Ragic 后，所有数据都集中在同一平台、以统一格式管理，再也不会出现数据四散或版本混乱的状况。范说：“Ragic 的数据最初就是以设计体系结构的方式去建设的，因此你可以很信赖数据以统一的格式被封存在固定位置，你可以随时调阅他，并且不会佚失、不会有版本覆盖等状况。”

非公司成员可自行填写订单、查商品库存 省下一个数据整理人力

过去，他们每次要将库存或商品数据提供给经销商或寄卖店家这类的非公司用户时，都需要专人整理，还要依客户（经销商）特定需求额外处理，导致人力消耗大，流程不统一，还容易导致数据混乱。

现在透过 Ragic 细致的访问权限和外部用户功能，非公司订户可以在在线自行填写订单、查询所需数据，不仅简化了流程，也等于替公司省下一个专门负责整理数据的人力。

Ragic 优点：客服响应明确 节省用户时间

除了唯一性与可访问性这两大效益之外，范还特别称赞 Ragic 的客服。“你们的客服有一个很好的地方，就是办得到还是办不到，Yes or No 的回答会很明确。”

他说，多数企业客服往往被教育不能说 No，导致回覆模糊，甚至明明做不到却硬要给错误信息，反而浪费用户的时间。相较之下，Ragic 的客服会直接说明能不能做到，让他能立即判断，不必再绕圈子。

那么，目前 nozzle quiz 在 Ragic 上究竟管理了哪些面向呢？以下我们就举几个重点来介绍：

1. 商品信息集中管理 省下重复输入时间

导入 Ragic 后，nozzle quiz 才真的有办法比较系统化的对商品进行多规格说明管理，节省大量重复输入的时间。他们最早是透过“商品主檔”来集中管理各种颜色、各种尺寸的商品信息，一个商品可能会有三个颜色，各三个尺寸，总共就有九个品项，管理商品数据的人就要 key 九次一模一样的样式，很花时间。

后来他们额外创建了“核心母檔”，用来记录商品的基本信息，并设置“核心货号”作为编号。尺寸则由“商品主檔”来区分，透过核心货号加上尺寸生成“品牌货号”，来标记不同尺寸的商品。商品主檔会链接到核心母檔，像商品描述这类共通数据就能自动带入，避免重复输入。同时，核心母檔还能透过参照子表格，集中管理该商品的所有尺寸。

他听说有些业主没有为不同尺寸或颜色的商品设置不同货号，结果同一个货号（例如 AAA-BB-007）同时代表了不同尺寸、不同颜色。这样的做法，对仓管与销售人员来说简直就是一场灾难。

样品主檔管理商品组成和成本 商品开发流程一次搞定

由于商品的生产流程牵涉到许多细节，从商品开发流程的管理，到商品组成与成本控管，先前他们用 Excel 管理简直是一场灾难。导入 Ragic 后，范创建了一系列生产管理表单，不仅能清楚跟踪商品开发进度，也让数据整理更有条理。

范说，在商品开发的最初，他们会先创建一个 “样品主檔”，记录样品的开发进度、价格、尺寸、颜色等信息。样品所需的布料、副料、拉炼与成本等细节，则透过子表格来记录，避免数据散乱。样品主檔中还会标记生产商、打样是谁与样品在哪里，这些都是生产需求。

这样的管理方式，也让样品费用的摊提变得清楚简单。范举例：“譬如说我做这件上衣，打样花了三万块，那我做五百件跟做两百件，摊提就是不一样。”如果没有数据库管理，他们每一季都得新开一个 Excel 檔，手动拷贝前一季的厂商数据。不仅文件庞大难以维护，而且因为每一季的格式不见得都是一模一样，导致工作难以交接，只有负责的那个人会做。

当样品开发完成、进入生产阶段时，只要透过一个抛转单击钮，就能将样品主檔的数据转入核心母檔。这些表单不仅能管理商品组成与成本，更能完整跟踪生产流程。

一键展开 BOM 表 精准抓料更省时

范说，服饰生产过程中，必须掌握每件商品所需的各种副料与辅料。因此，他请工程师朋友协助开发了一个 BOM 表（物料清单）的功能。

他们的设计方式是：只要在表单中选定要生产的商品并输入生产量，系统就会自动 BOM 出这个商品所需的所有副辅料及数量。表单上还设有“建议 Loss”字段，可以让他们自行设置损耗百分比。填写完成后，就能直接交给抓料同仁依表单数据进行备料，大幅减少自行计算的时间。

自动生成条形码标 省下大量人工对照时间

另外，nozzle quiz 的单品条形码标，以往他们是透过 Adobe 的条形码字体，一个一个 key 货号来排出条形码。范说，以前光是要排一个条形码就要花 20 分钟，一季有 20 个商品就要花两个小时，而且过程中有没有 key 错也不知道。

“以前可能要两个人检查，我做完了你检查，你检查完他检查，都没有问题，再印还是会错。而且有时货已经送到厂商手上，厂商说：‘你们系统或表单是这个货号，可是东西是那个货号。’”

现在他们用条形码字段生成条形码，条形码会自动依照商品主檔上的品牌货号生成，再透过客制化打印报表打印输出，确认没有问题就可以了。范说让他们“省下很多人工对照的时间，因为数据就长那样不可能会有错。”

2. 每笔库存异动都有纪录 寄卖店家可实时查询库存

由于经销商的库存他们也需要管理，因此他们创建了一张经销商与仓库的表单，来管理经销商和仓库的信息和库存。每个经销商相当于一个仓库，也会有一个专属的仓库编号（例如 DL-0001）。另外，即使实体仓库都在公司，他们也可以依照功能进行归类，来设置虚拟仓库，例如将已采购而未到或开发中的预接单商品的虚拟仓设置为 Cloud 和 Pre-order。

这个仓库编号加上商品主檔的货号，就会变成“仓存号码”，可以用来管理每个商品在每个仓库的库存数量。他们透过出库、入库、调拨、盘点四张表单管理库存异动，用户在这些表单的子表格上填写异动数量，再透过更新别张表单字段值的动作单击钮（例如：确认销货）就能更新库存数量，每一次库存异动都会被记录下来，不需要额外到仓库核对，外部订户也可以随时查阅最实时的商品库存状态。

此外，由于商品库存表已链接到经销商与库存表单以及商品主檔，他们也在这些表单下方创建参照子表格，可以直接在这两张表单上查看每件商品在各店面的剩余库存。

3. 寄售店家可自行查询下单 不再需要专人花一整晚整理数据

“过往我们将该季度的所有商品，整理成一个云文件夹链接提供给客户， 三年前做这个事情，每两个礼拜需要空一个晚上来整理一次数据。现在就是不需要这个人，不需要空出一个晚上。经销商可以依照我们设置好、可供外部订户访问的报表查阅商品数据，直接下单，接单工作就结束了！我觉得这个就很有差。”

因为平时每一笔库存增减都有纪录，他们会用分群报表生成的“可供货商品表”，让寄售店家想订货时可以自行查看可订购商品，并透过内嵌表单直接嵌入的功能，生成一张“选品单”，让店家直接下单。

范说，他还用 Ragic 内置的的内嵌表单功能，做成数据库查询浏览接口，让客户可以自行查询商品信息。他说现在他都跟客人说不用问他，去那里找一定是最新的，只有一个版本。

此外，商品照片已经透过图片上载字段放在商品主檔中，店家在查询时就能自行查看个别商品的信息，并透过网址字段连到云硬盘下载照片，不必像以前一样，耗费很多时间一个一个拷贝链接，提供照片给客户，省下大量时间。

而当官网或虾皮有客户下订单时，他们只需每天一次透过这些平台生成捡货单，再手动 key 单即可。无论是 B2B 还是 B2C 订单，现在都能集中在 Ragic 上管理。

外销超方便：轻松更新汇率 不用再手动查找

由于 nozzle quiz 也有经营国外市场，因此商品信息的国际化与国际报价非常重要。他认为台湾的商品要出口，尤其是像他们这种量体小的商品，最大的问题第一个是物流跟官宣，第二个是商品信息的全球化。像他们就很要求一定都要有中英文的商品信息，而且要有国际报价。

他说，以前用 Excel 算汇率时，需要先去 Google 搜索汇率，再手动写公式，每次整理新的报价单都要重复这个步骤，非常耗时。现在他创建了一张汇率表，透过 Ragic 的汇率字段可以更方便的定期更新汇率，客户下单时不需额外操作，即可带出所需汇率，效率大幅提升。

外销不须耗时查询 HS Code 简化报关流程

另外，Fan 提到外销商品时经常需要寄送国际包裹，而在海关申报时必须提供 HS Code（国际商品统一归类代码）。不过，电商平台的出货单通常都不会包含 HS Code，因此每次报关时，员工都得手动查找，既麻烦又耗时。依照员工的熟练度或订单品项复杂程度，每笔订单可能要花上 15 到 25 分钟。

为了简化流程，Fan 将公司常用的 HS Code 创建在一张表单中，让员工在创建商品数据时就能直接勾选对应代码（类似应用商店中，把常用选项创建表单来链接的概念）。如此一来，商品的核心母檔上便都会有 HS Code。

当需要向海关申报时，只要在销货单上单击一下单击钮，就能一键生成报关用的发票（invoice），系统会自动带入 HS Code、币别与总金额，并归并打印成 Excel 格式，方便上载或打印后交给物流业者（如 Fedex or UPS）处理。员工不再需要手动查找 HS Code 或重新输入商品数据，报关流程节省了大量的时间。

4. 跟踪客服案件成因和处理进度 助提升产品质量

范说，他们以前的客服案件都是用手写记录，但今年农历年前做秋冬的 Winter Sale 时，客服案件忽然变多，手写已经无法应付。于是他用 Ragic 做了一个 1.0 版的客服系统，后续再逐步更新优化。

现在，只要有新的客服案件，他们就能直接新增一张案件派工单，记录案件来源是哪个平台、需求（如退换货、维修、活动信息或商品状态询问等）。过去要查找和客户的对话非常麻烦，他们现在直接在“沟通管道”字段贴上对应平台的链接，方便跟踪。

表单下方还能记录客户询问的商品及问题，而“运行步骤”子表格则可以用来跟踪案件的处理进度。因为客服工作经常需要交接，例如前一位员工已经叫件，但物流尚未收货，就会先把叫件编号写上去，下一位员工只需更新物流状态即可。这样一来，当客户询问时，就能立刻查看案件处理进度，快速回覆。

此外，他们还用分群报表的功能，做了一份“质量提升报表”，专门分析常出错的问题。例如，如果最近工读生常常包装错误，报表就能清楚呈现相关信息。

这份报表每个月固定提交给产品部，客服人员会先评估并记录瑕疵原因，以及后续处理方式；如果不确定，再与产品部进一步确认，最后在会议上讨论，并将处理结果回填进系统。

这些回填的数据，会再被整理并登录到产品开发指南中，并在进工厂生产、签合约前打印输出盖章，作为正式纪录。白纸黑字的数据不仅能作为与工厂沟通的重要佐证，避免争议，也能帮助他们逐步提升产品质量。

5. 工作分配一目了然 工作说明书方便交接参阅

范说，在内部管理方面，目前他们除了有张表单让员工打卡、请假、外勤、加班申请之外，还设计了一张“员工球员卡”。这张表单除了记录基本的人事数据、薪资异动纪录等信息，也包含员工负责管理的工作内容、他们参与运行的工作内容、性格雷达表和就职动机等信息，让主管或同仁能快速了解每位员工的背景与专长。

此外，他们创建了一套“薪酬计分系统”，将每个部门、每项工作的“贡献值”定义清楚，并与薪资连动：贡献值越高，薪资就越高。员工球员卡上的所有工作内容都会链接到这个系统中。这套系统不仅让薪资透明，也让员工清楚知道自己的职责范围，避免职责模糊。只要翻阅“员工球员卡”，就能立即查到每个人负责的工作。

除了人资管理，他们也用 Ragic 创建知识库与工作说明书。每位同仁需将自己的工作方法纪录并统一保存起来。这不仅帮助他们产出不同职务的教育训练文档，未来新同事或其他同仁若有问题，可以先查阅文档再提问，资深员工也能直接调阅文档给新人，离职交接也更顺畅。

在会议管理上，他们也透过 Ragic 提升效率。过去开周会前，主持人需逐一询问大家当周工作与进度，光是整理数据就要耗上一两个小时。现在他们设计了一个派工单系统，每个工作都透过派工单记录，开会前只要提醒大家 20 分钟后要开会，快去更新自己的派工单，完成后将报表打印输出即可开会，大幅提升效率。

范认为，选对时机导入管理系统非常关键：“我觉得这个时间点很适合做这件事，因为差不多开始要做管理了。这时候导入管理系统，还算没有摩擦力。如果二十个人就很难导入，七八个人的时候很适合，又不会看不到效果。一定要有人被管，你才会知道这个东西有没有效，就这个时间点上很适合。”

持续扩大应用 打造真正的一站式集成

范表示，他一直希望能有“一站式集成工具”，让所有流程集中在同一平台。但过去无法做到，导致数据分散在不同工具里。

“只要东西没有集成在一起，就很容易遗漏。”他举例，以前样品主檔放在 Excel，就会因为麻烦而不想回填；但当这些流程都集中在同一个系统时，阻碍自然消失。

他补充，理想的状态是把所有管理工具都集成到 Ragic，而不是依赖额外的生产力工具，否则信息容易分散，管理难度也会增加。也因此，他们退订了原本使用的 Swingvy 人资系统，改用 Ragic 自行设计专属的人资系统。

谈到近期进展与未来规划，范跟我们分享，他们目前已经在 Ragic 上陆续新增更多管理工具，例如专案管理系统的结案报告，以及未来一年半的年度行事历。虽然目前财会的损益表和现金流量表仍是透过 Excel 制作，但他希望未来也能将会计系统集成进 Ragic，让所有流程真正实现“一站式管理”。