澳洲群岛“管委会”不写程序做出渔民上岛通报 app ：30 秒完成通报，还省下一个人力

我们有幸访问了阿布洛霍斯群岛（Abrolhos Islands）管理委员会的 Mathew 和 Barry，了解负责人（executive officer） Mathew Khun 如何一个人管理 22 座岛屿和超过 135 位渔民会员，还能同时兼顾会员申请、渔民活动，以及与政府间的租约等日常工作。

阿布洛霍斯群岛（Barry Mitchell 拍摄）

阿布洛霍斯群岛是什么？

阿布洛霍斯群岛位于西澳州杰拉尔顿市（Geraldton）以西约 60 至 100 公里处，由多座岛屿组成。2007 年，政府与捕捞岩龙虾的渔民签订租约，许可他们进驻群岛、搭建营地并从事渔业活动。群岛中约 97% 是国家公园，其余的 22 座岛屿则纳入租约范围，由阿布洛霍斯群岛管理委员会负责管理。这个委员会由 Mathew 及 8 位志工组成，管理超过 135 位渔民到访岛屿和居住的情况。

根据政府规定与安全考量，渔民若要前往阿布洛霍斯群岛从事休闲钓鱼、商业捕捞、维修或观光活动，必须事先通知群岛管理委员会。此外，委员会还负责与政府协商租约、审核访客申请、处理营地转让、码头使用、直升机降落申请，以及各类紧急应变事项。可以想像，Mathew 得随时掌握大量攸关时效又关键的工作。

他们所面临的挑战

阿布洛霍斯群岛管理委员会之前用过 Zoho 将近十年，曾聘请一位外部人员来协助建置、设计及调整数据库。这样的做法虽然一开始很方便，但很快就变成团队的一大挑战。此外，因应新的政府租约协议，他们的数据需求和管理方式也有所改变，于是 Barry 和 Mathew 决定找一套既能符合他们的需求，又能解决 Zoho 使用瓶颈的解决方案。

为什么 Zoho 不合用？

1. Zoho 太复杂，就连团队想对数据库设计做点小调整，都需要外部专业人员协助

2. 因为 Zoho 变得越来越复杂，团队希望简化操作流程，尤其是系统会有许多外部用户（渔民）

团队需要的是

1. 他们想让操作流程简单易懂，即使是从未接触科技的渔民，也能轻松上手

2. 他们需要一套不麻烦、随时随地都能操作的解决方案，即使在渔船上也能用

3. 他们需要一个能快速因应任何争议、安全问题或紧急状况的解决方案

会员申请表范例（模拟数据）

解决方案

价格实惠、简单、容易使用

在查找新的数据库系统时，Ragic 很早就出现他们的名单上，于是 Barry 便决定试用看看，结果一切就自然到位了。

Barry 解释，作为非营利组织，价格当然是重要考量；而 Ragic 不仅价格实惠、CP 值高，还支持不限数量的免费外部用户，完全符合他们的需求。但真正让 Barry 和 Mathew 决定选择 Ragic 的关键，其实是系统本身够简单且容易上手。简单到他们不需仰赖外部专家，就能在短短几天内自行设计并建置渔民通知系统。也从这里开始，两人陆续发现 Ragic 还有更多内置的功能，可以帮助他们减少手动流程、提升效率：

渔船（Barry Mitchell 拍摄）

流程简化，减少手动输入步骤

过去，渔民前往离岛时不需每次通知管理委员会，只要简单记录在纸上，每周结束时把这些纪录交给渔业厅就行了。但随着新租约对数据提交方式与标准的调整，阿布洛霍斯群岛管理委员会预期在说服渔民配合新制度时，势必会遇到不少挑战。

因此，Mat 和 Barry 确保整个操作流程尽可能简单。举例来说，他们用打勾字段和动作单击钮，减少手动输入。他们也用 Ragic 的链接与加载功能，渔民只要选择自己的公司信息，系统就能自动带出 BC 会员表单上的其他数据。透过这些功能，他们把整个流程压缩在 30 秒内就能完成，快速又轻松。

通知表单范例（模拟数据）

在与渔民的年度会议中，Barry 演示了这张表单的操作有多简单，Mathew 则向大家说明这项改变能带来的好处。相较于过去的流程，新的通知表单可以：

1. 提供渔民像下方这样的到访纪录（模拟数据）：

2. 让管理委员会能快速从 Ragic 下载报表，无论是要提交给主管机关，或在渔民遇到问题时提供纪录。以下是 Ragic 的客制打印报表范例（模拟数据）：

3. 预防渔民因与主管机关数据不一致或有争议时，遭到罚款或处分

4. 发生意外或遭遇恶劣天气时，协助安全管理和紧急应变

对阿布洛霍斯群岛管理委员会和渔民来说，另一项突破就是 Ragic 的手机 app，让渔民即使在船上也能填写表单！

由于操作简单、容易上手，又能随时随地使用，阿布洛霍斯群岛管理委员会也顺利说服渔民接受这套全新的操作流程。

可靠、随时找得到的客服团队

在使用 Ragic 的短短 10 个月内，阿布洛霍斯群岛管理委员会寄过 7 封客服信。 Mathew 表示：“Ragic 不只是个好用又直觉的系统，他们的客服会用心了解客户需求并提出解决方式，这正是 Ragic 脱颖而出的关键，真的做得很好！”

客服团队总是能理解客户需求，并在 24 小时内提出解决方式，这样的响应速度和可靠性，就是他们对 Ragic 这个平台最满意的关键原因。

钓鱼营地和码头（Barry Mitchell 拍摄）

成果

从过去处理打印件通知单得花上至少一小时，到现在只要短短 3 到 4 分钟，这个简单的系统设计让渔民的效率提升了 15 倍，帮他们省下 93% 的时间，可以投入在更有意义的事情上。

更棒的是，这套从头到尾无缝的自动化流程，不只让管理委员会省下原本聘请 Zoho 顾问的支出，管理团队本身也不用再多聘人。Barry 提到，如果没有 Ragic，Mathew 可能得再多找几个同事才能应付日常工作：

对此，Mathew 响应：

接下来的计画

Mathew 对 Ragic 上的两张表单功能相当满意，目前正准备将现行的打印件签核流程，像是访客申请、营地转换、码头使用、直升机降落等，透过 Ragic 的集成签核流程与动作单击钮全面数码化。

这些流程如果手动处理，有时要花上三到四个月，而这次团队也打算延续过去设计 BC 会员表单与出海通知单的方式，透过创建数据间的关联，打造更快的流程。目前这些新表单还在设计和测试阶段，但我们很期待它们正式上线后，能更加提升委员会的生产力和效率！