租寓如何用 Ragic 提升房源管理效率？收支报表制作从 5 天缩短至 2 小时
| 组织名称 | 租寓平台股份有限公司  |
| 组织类型 | 包租代管公司 |
| 面临挑战 | ① 报价单格式易错乱、重复 Key in 费时 ② 工作流程散落在各式工具中，难以管理 |
| 导入效益 | ① 收支报表制作省时，5 天变成 2 小时 ② 自建社宅管理系统 节省数百万开发成本 ③ 客制化弹性 各式各样行政庶务管理都可用 |
| 选用方案 | 专业版 |
| 采用规模 | 30 人规模的包租代管公司，管理超过 1000 间房间，服务逾 5000 名租客 |
| 应用类型 | 报价单、装潢专案流程管理、收支报表制作、自建社宅管理系统、业绩和内部请款等行政庶务管理 |
| 爱用功能 | 链接与加载、子表格、多版本表单、公式、归并打印、API 串接、内嵌表单、筛选、条件式格式 |
| 使用频率 | 每天 |
| 最满意Ragic： | 客制化弹性高、串接和自动化方便、可集成所有工作流程 |
你或许在 YouTube、IG 或 TikTok 上看过租寓的租屋开箱或老屋改造视频，对他们的印象可能是视频有趣、高颜值的主持人，或者是能把原本复杂的房地产知识讲得既生活化又吸引人。但其实，租寓不只是房地产相关的自媒体，他们也是一间专业的不动产租赁公司，所处的产业便是近年来越来越热门的“包租代管”业。
包租、代管、装潢设计、政府补助案都可能是工作内容
从事包租代管的业者，要管的事可不少。不管是俗称“二房东”的“包租”（先向屋主承租房屋再转租，承担空置期间租金风险），或是“代租代管”（不直接承租房屋，收取管理服务费）的模式，核心价值都是“帮房东省事”，把出租房子时的各种琐事：看房、签约、催租、收租、协助维修、水电费计算、收支管理 ... 都代为管理。
除此之外，为了协助房东增加房屋价值、提升投报率，许多业者还跨足装潢设计业，主打房源装修；近年也有许多业者加入政府社宅补助政策：“社会住宅包租代管”，等于业务范围也要包含政府补助相关案件，这些都增加了业务的复杂度。
很多业者在管理这些繁琐事务时，往往依赖 Excel 、Google Sheets 、通信软件等各种零散的工具，导致数据分散各处、难以统整。即使已经是台北市前十大包租代管业者，租寓过去在管理这些工作流程时，同样面临缺乏系统化工具、数据散落四处的问题。
近两年，租寓的运行长 Robyn 经由朋友介绍认识了 Ragic，并且逐步导入。导入后，数据得以集中管理，大幅提升效率，光是在制作报表这部分，就节省了整整 5 天时间。
采用 Ragic 契机：报价单避免重复 Key in 、格式错乱
最初采用 Ragic ，租寓第一个想解决的痛点是“报价单”。过去租寓曾用 Google Sheets 来做室内设计装潢的报价单，但无法有效管理权限和格式，每次都需要重新 Key in，非常耗时。而且，每份不同版本的报价单都要存成一个文件，久而久之数量越来越多，导致文件和版本管理越来越困难。
此外，从接触屋主、装潢、包租代管与租屋管理的整个流程，租寓先前是依靠 Slack 记录信息，再用云工具留存数据。然而，数据分散在不同的平台上，无法集中管理流程，因此他们开始查找更适合的工具来解决这个问题。
在查找工具的过程中，Robyn 曾考虑过 Trello，但了解后发现 Trello 无法制作报价单格式，便将其排除在选项之外。刚好透过朋友介绍认识了 Ragic，他发现 Ragic 能够创建报价单系统，于是决定试试看。
Ragic 是个高弹性、高自由度的云数据库开发工具，能让人不用写程序，就能在类似 Excel 的接口上，开发符合自家需求的数据管理系统。在导入 Ragic 制作报价单后，报价单可以先设置好格式，避免误改或每次重新输入格式的麻烦。而且报价单可以集中存放，不会散落四处，并能依照案场编号归檔，更能系统化管理。
解决了这个问题后，他们进一步将室内装修、房源管理、修缮记录、业务绩效、奖金计算、人资管理及会计请款等流程都集成到 Ragic 上，多数内部营运流程都在 Ragic 集中管理，信息再也不散乱。
租寓目前有超过 50 张表单，利用表单间链接、同步、归并打印产出契约文档等功能，提升工作效率，以下举几个应用面向来说明：
应用面向 1：站点填表串接后台 获客管理效率更高
Robyn 说，包租代管业真正竞争的是获客效率，关键在于如何获得更多房东与房源，因此获客管理对包租代管非常重要。租寓最主要是靠自媒体提高获客效率，但表单也扮演着不可或缺的后勤帮手。
当顾客在租寓官网填写需求表单后，客户数据便会自动建檔，省去手动输入的时间，大幅提升操作效率。表单数据进来之后，内部团队可直接透过这张表单的子表格记录联系状况，并透过筛选和条件式格式快速跟踪案件进度，区分当日需处理的案件，确保实时跟进，不错失任何潜在客户。此外，其他管道获得的客户数据也能手动登录至这张表单上，集中管理、减少信息分散。
应用面向 2：装潢专案一条龙管理 再也不用重复更新
为了获取最重要的营运资源——房东和房源，能做装修设计的团队会更有竞争力，因此很多包租代管业者也会涉足装修设计，进而会有装修流程的管理需求，而现有的套装软件未必能满足这些需求。Robyn 在创建报价单系统后，就进一步扩展应用，用 Ragic 来管理装潢流程。
他们的流程是这样的：客户在租寓官网填写需求表单后，客户数据便会自动建檔。由于装潢专案与客户表单是多版本表单，当客户决定要做装潢后，便可直接在装潢专案表单上持续更新信息和进度，省去重复登打信息，实现一条龙式的装潢专案管理。这张专案表单不仅可与客户及厂商请款等表单相互链接，在创建报价单时，也能直接透过链接与加载，链接相关专案，并透过参照子表格功能将相关报价单显示在专案中，更容易归檔整理。后续查找时，还能在子表格中迅速找到所需报价单。
此外，租寓还透过报价单来管理专案中各项工程的成本与价格，并透过公式自动计算毛利率。由于这些报价单信息需提供给屋主和内部团队查看，两方要看的信息又不太一样，过去他们必须在 Excel 分别创建两份文件，手动维护并更新。但当字段一多，每次修改都需同步调整两份文件，不仅耗时，也容易出错。
改用 Ragic 后，透过多版本表单，即可针对屋主和内部团队创建对应文档，且所有版本都会同步更新，省时又能降低错误。此外，透过归并打印，还能快速引出所需文档。
应用面向 3：收支报表制作超省时： 5 天变成 2 小时
此画面为租寓提供给房东的用户指南
“对我来说，最重要的是房务管理的集成。我们跟其他同业比较不一样的是，我们代租代管的比重比较高， 代租代管是要对屋主交代，所以我每个月都要产一份报表给房东。”
对于包租代管业者来说，对房源的“管理效率”还是蛮重要的。租寓对房东提供的服务，目标就是让房东省去管理成本，每个月看报表就一眼掌握现况。这个报表包含收租金、修缮纪录、代收代付、押金、历史契约等信息，但由于信息分散，手动输入和整理非常耗时。
过去他们用 Excel 制作报表时，需要一个人花五天才能完成，甚至每天需加班到 9 点，因此 Robyn 一直希望能朝自动化前进。改用 Ragic 之后，所有金额往来与契约信息都集中在系统内，Ragic 能透过参照子表格等功能自动集成并生成报表，不到 2 小时就能完成。而且一键便可透过 LINE 发送报表链接，房东点击后即可实时查看最新数据，大幅减少人工处理时间并降低出错率。
应用面向 4：自建社宅管理系统 节省数百万开发成本
社会住宅包租代管是政府自 2017 年起推入动的计画，在台湾不仅是重大议题，也是一个快速成长的市场，因此近年来吸引了许多业者投入。由于涉及补助案管理，无论是房东申请出租、房客申请承租，或是申请住宅出租修缮费，都需要准备大量文档并提交报告给政府。然而，作为一个相对新的领域，市场上并没有现成的管理系统，多数业者只能自行开发，或委托厂商打造专属系统。
Robyn 提到有业者委托外包公司，花了两百多万开发社宅管理系统，但当他听对方介绍时，便觉得这些功能完全可以透过 Ragic 实现。而事实上，他透过 Ragic 很快就打造出来了。他说：“社会住宅管理最适合用 Ragic 来做”，因为社宅契约数据通常包含大量字段，但只要输入数据，透过归并打印，就能自动生成租赁契约书供签约使用。
他表示，使用 Ragic 建置系统，不需要等待工程师或聘请工程师开发后端，他可以马上就做，且不用花到两百万。因此，在自建系统时，Ragic 很多时候是高 CP 值的理想选择。
应用面向 5：API串接、内嵌自由度高 Ragic 成为弹性的信息后台
“对包租代管产业来说，最麻烦的是数据库的生成，传统作法是一笔一笔 Key 上去，但站在我的角度很没有效率，所以我做系统才会串接，这样就快。”
Robyn 在创立租寓的前身 Zuker 时，最初的目标是打造一个 SaaS 服务，并希望成为长租市场的 Airbnb。一开始 Zuker 官网上就有房源列表功能，经过一两年发展后，他们陆续将签约和金流这两大包租代管业的重要功能集成进来，使 Zuker 成为业界最早具备这些功能的业者。
但当业务发展到一定规模时，他们发现需要管理的数据量大幅增加，如果要找厂商开发后端系统，成本太高了。导入 Ragic 之后，他们发现可以透过 API 串接或内嵌表单，将官网上的数据（如房源与合约的关键信息）直接传送到数据库，后续就能灵活调整、整理与运算，这样比较快也省成本。
应用面向 6：客制化弹性：50 张表单 各式各样行政庶务管理都可用
Robyn 说，目前包租代管市场中有几款较大规模的套装系统，虽然能处理签约与金流，但如果业者还需要管理零碎的行政庶务，或扩展至其他流程的管理，例如装潢流程、估价单、业务与业绩，甚至进行深入的数据分析，这些系统往往无法客制化，导致业者需要额外使用 Excel 管理。
相比之下，Ragic 的高度客制化特性正好满足这些需求。Robyn 提到，目前租寓的各项内部营运流程几乎都已经透过 Ragic 来管理，从估价单、报价单等室内装修与包租代管流程，到人资管理、业务绩效、奖金计算、借贷纪录及内部请款等，总共累积了约 50 张表单。他认为 Ragic 的灵活性让用户能根据需求调整数据呈现方式，这也是与其他套装软件相比，Ragic 最大的优势之一。
此外，Robyn 也分享，租寓的表单都是由他亲自创建的。尽管他不会写程序，Ragic 让他能轻松打造所需的表单与应用，完全不需要依赖工程师，对他来说这是 Ragic 的优点。
从订户变合作伙伴 租寓助同业导入包租代管系统
Robyn 和我们分享，数据库建置完成后，因有同业询问是否能购买来管理自家的工作流程，于是租寓也申请成为 Ragic 的合作伙伴，并将完整数据库拷贝并出售给该业者。考量到每家公司的工作流程不同，他们也协助该位同业进行了后续的客制化调整。
除了后端的 Ragic 数据库之外，租寓的官网还集成了房源展示、签约、付款等包租代管业务必备的核心功能。因此不论是需要集成前后端的完整解决方案，或是管理特定工作流程的表单系统，租寓都能提供。
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