“微软的 Access 该像你们这样才对！”石材装潢公司用 Ragic 提高工作效率的故事

Ken 说，Ragic 是个让他“用得很开心”的工具；而对我来说， Ken 是一个“能让人聊得开心”的人。我和 Ken 聊了一个小时，他曾是个航太工程师，现在和他儿子在弗吉尼亚州 Richmond 经营两家小公司。他跟我分享了他利用 Ragic 让自己的石材台面装潢公司 Artistic Stone Design 导入流程自动化的故事，也告诉我他如何享受这个过程，以及他选择 Ragic 的原因。

选择 Ragic 的第一个原因：平缓的“学习曲线”

Ken 并不是随性决定要选 Ragic。他研究过一些和“打造数据库”有关的工具，像 PHP、MySQL、PowerBI ...。某次他搜索“无程序代码数据库”（no-code database）试图处理他的工作流程需求时，他接触、评比了 Ragic 和其他 no code 数据库工具（例如微软 Access ），并且惊艳于 Ragic 的简单、好上手。

靠着 Ragic 丰富的学习资源、积极响应问题的客服，Ken 只花了一个多礼拜就创建好自己的 Ragic 云数据库、做了测试、并且让数据库开始运作。此后 Ragic 在只有 Ken 一人管理、全公司使用的情况下，一直运作顺利。

Ragic 平缓的学习曲线不但让他能轻松地创建数据库，也让他可以很轻松地因应公司发展、工作流程的变化，随时重新调整设计。以前，使用 MySQL 等其他工具创建数据库时，即使数据库是他从头自己创建、花了好几个月设计出满足自己需求的功能，但几年后需要调整时，通常还是需要花大量时间和精力回想他之前做了什么，以便能做出调整。总会有那种实在想不起来，得问自己“天啊......我那时是怎么做的？”的时候。用 Ragic 之后，他再也没遇过这问题。

选 Ragic 的第二个原因也很简单：内置的 PDF 生成功能

Ken 第一家自己当老板的公司：Karn Custom Woodwork，是一家帮商业空间做木作装修的公司。在这家公司，他自己写程序（ PHP 和 MySQL ）来让工作流程自动化。Ken 有天发现自己需要一个功能：“根据既有的数据，生成符合产业标准的 PDF 格式帐单”，但他还不知道怎么把这功能做出来。他不想浪费时间深入研究，干脆另外雇了一个工程师来写程序做出功能。这个功能做出来之后一直运作良好、很稳定，但有个小缺憾：他雇用的这位工程师离开后，相关功能后续就无法进一步改进、调整。

有了这次经验，2021 年，当 Ken 为他收购的第二家石材公司 Artistic Stone Design（用石材做厨具台面的公司）查找自动化工作流程的系统时，就决定优先查找原生就有 PDF 功能的解决方案，而 Ragic 的标准功能就包含这个（备注：Ragic 可以将数据直接汇出为 PDF 檔，Ragic 的各种寄信功能中也可以选择在寄出数据时附上对应的 PDF 檔）。

坦白说，虽然 Ken 确实对 Ragic 的简单好上手感到惊艳，不过，2021 年 no code 工具已经非常流行，不少工具都标榜使用流程友善、好上手，Ken 也试过不少。Ragic 凭什么在众多任务具里脱颖而出，被 Ken 选中？除了弹性好用，很重要的原因就是 Ragic 能直接在寄信时使用的“产出 PDF ”功能。 Ken 只需要为他们公司的发票（invoice）设计一张符合事实标准计费的表格，就能设计出想要的 PDF，需要时只要单击个单击钮，就能自动运行寄电邮 + 发送 PDF。

Artistic Stone Design 的发票范本

关于 Ken：航太产业转换到装潢业的“人生新篇章”

查看 Ken 寄来的 Ragic 客服信时，他从航太工程到建筑装潢业的创业之旅，吸引了我的注意。

我问他为什么要这样转换产业？他说，“有人觉得这是退休，但我把它视为我人生的新篇章。”选择转换到建筑装潢业，倒不是因为特别喜欢这个领域。他看中的是在新的领域中，可以追求属于自己、而且能和儿子分享的事业。

Ken Kueny 和他儿子

2016 年，Ken 收购他的第一家公司 -- 木工公司 Karn Custom Woodwork 时，这家公司所有流程都是打印件、手写的。这让他压力很大，因此他决定用他熟悉的 PHP 和 MySQL 来自动化工作流程。

“我喜欢让事情自动化。一旦我们让整个工作流程自动化，原本耗时两周的工作就可以在 2 小时内完成。”

木工公司管理上轨道后，Ken 注意到他有 10% 的收益其实都给了做石材加工的橱卫台面合作厂商，这些做台面的石材厂商和 Ken 的木作公司在专案时程上却不太容易配合：做厨卫台面的公司往往专注于快速周转、节奏较快的家用住宅案，而 Ken 的木作公司经手的常是整体时程更长的商业专案，两方节奏不太一样。

这情况持续到 2021 年：Ken 那年决定直接收购另一家处理石材的橱卫台面公司：Artistic Stone Design，来配合木作公司针对更大的市场、更长期专案所需的时程。

Artistic Stone Design 的石材台面如上图

当然，这次收购后，Ken 又要来把新公司工作流程自动化了。由于木作公司、石材台面公司的商业模式不太一样，Ken 无法简单“拷贝贴上”木作公司使用的系统和模式，他得找其他方法。2021年正是少量程序代码/无程序代码（LCNC，low-code no-code）风潮盛行之时，他综合考量了自己“内置的 PDF 生成功能”的需求、以及先前委由外部工程师开发，无人接手时被逼进死胡同的经历，决定选择 Ragic。

采用 Ragic 前后变化

QuickBooks 时期

Ken 收购 Artistic Stone Design 时，这家公司用会计软件 QuickBooks 管许多数据。它的好处是：能保存所有报价纪录。但缺点是：系统容易因太大量的旧报价纪录而过载， Ken 说：“这些旧的估价纪录让系统几乎崩溃。”更何况，装潢产业需要的，也不只是报价和估价纪录。

石板都去哪了？

“我收购这家公司（石材台面公司 Artistic Stone Design ）时，它的前老板给了我一份电子表格，上面写着某天盘点记下来的库存数字。所以，收购时我在想 ... 我有办法更新电子表格上的库存吗？”

电子表格记录库存的模式无法自动化运作。“我的感觉是 ... 天啊，所以我们必须走出去，一片一片数那些石板。它们上面甚至没有标号。这太疯狂。”

Artistic Stone Design 手上会同时有约 800-1000 片不同材料（如花岗岩和石英）的石板，每块价值上千美元。库存混乱导致他们得花大量时间和精力去找到需要的那片石板在哪。更糟的是，这让他们有时候没办法正确提供某个专案承诺要提供的石板。 Ken 决定做点什么来解决这种疯狂状态。

“好像是第一个月吧，我上 Amazon，花了不到一百美元买了 1500 张可以客制化的那种条形码贴纸、还有一把小扫描枪。我们去把每片石板、每个石板的支架贴上小小的标签。所以现在，每天早上有人负责花个 10 到 20 分钟绕一圈，扫描每片石板和每个支架，以便我们确切知道我们有什么、以及它在哪里。现在流程更完善了：库存信息已上载到 Ragic 表单中，我们每天都能查看实时库存。我们可以准确说出每片石板的位置。”

“如果你有价值 80 万美元的库存，你应该要能跟踪它的动向。”

Artistic Stone Design 的石材库存（和条形码标签）

用便利贴管帐？

“以前，我们会计用贴满便利贴的活页夹来处理帐单流程。我心想，天哪，这可是几十万美元的帐！你就这样贴着。它可能飞走耶。”

现在，所有重要信息都保存在同一个方便的地方 —— Ragic。报价单、工单和发票井然有序，随时可查。最关键的团队成员，包括专案经理们，会定期聚集，在简短的一个小时会议中一起讨论每个专案。他们在表单中输入专案进度百分比、提供清晰的营收概况，并确保专案进度与预期一致。那些数十万美元的帐务也能被妥善跟踪，不再有随时被风飞走的风险。

这 3 个关键表单：报价单、工单和发票，在 Ragic 上被设置为彼此的多版本表单。 Ken 维护这 3 个表单所有可能共享的字段，然后在每个版本中只显示适合它的目的、用户的相关信息。

举例来说，“发票”表单是显示给客户看的，所以不会有“内部备注”（Internal Notes）字段；“工单”中不会有“成本信息”字段，因为运行相关工作时不需要查看成本。相对地，这 3 张表单都看得到一样的“客户信息”和“专案信息”字段，因为大家都需要这些信息。这样的多版本表单可以确保信息一致、维护机密信息，也让每张表单各自保持精简，只显示必要的信息，不会挤进太多不相关的字段。

Ken 现在可以掌握一份全面的报告，详细说明材料成本、现场人力、安装人力、外包人力。他还可以分析每平方英尺的平均成本，藉此衡量营运效率。这些富有洞察力的信息有助于确定哪里做得成功、哪里需要改进，从而影响未来的决策，例如评估他们是否需要提高价格。

精确掌握图面细节

Ken 在自己的第一家木作公司用 PHP 和 MySQL 创建数据库时，他帮自己设置目标希望数据库可以精简、高效，因此他选择主要保存纯字（text）信息，没有保存其他类型（如图片、PDF 或其他文件）。他刻意避免使用 BLOB（二进制大规模物件）。

但到了石材台面公司，情况有所不同。制作木工时，如果不同组件配合不够完美，通常仍然可以调整。但石材就比较没有这种调整空间，可容许的误差较少，因此针对石材相关装潢专案的量测信息，需要保持更高的精确度，只容许千分之一英寸以内的公差，比木作严格得多。

在这种情况下，Ken 想要更清楚精确的图面，而 Ragic 数据库的文件上载字段就提供了适合的功能。 Ken 可以将 PDF、图片和图标向量文件——例如 AutoCAD DXF 文件，轻松附在他的“工单”表单中。

这些可透过 CAM 软件（计算机辅助制造）运作的 AutoCAD DXF 文件，主要是用以设置锯子和铣床的刀具路径，确保每块材料的切割精确无误。在数据库中能轻松附加上这类格式文件，不仅使 Ken 能够高水准地精确工作，而且还能享受集成关键信息的便利，不再有重要信息需要以打印件保存、散落各处。

在工单中轻松附上各种格式的图面文件